Початок роботи в Access. Проектування бази даних - Система керування базами даних Access

Створення бази даних - досить складний процес, тому не варто відразу після включення комп'ютера і запуску Microsoft Access починати її побудову.

Спочатку потрібно скласти схему бази даних на папері.

Визначення мети створення бази даних

Насамперед спробуйте відповісти на запитання, для чого призначена створювана база даних, які її функції і яку інформацію вона має містити. Подумайте також, чому потрібна саме база даних і чому вас не влаштовує, наприклад, електронна таблиця або таблиця, набрана у текстовому процесорі.

До бази даних звертаються, коли доводиться описувати складні об'єкти з багатьма властивостями-атрибутами, коли поставлене завдання автоматизації введення даних і виводу інформації, яка вас цікавить, коли необхідно забезпечити процес введення і відновлення даних, тобто забезпечити цілісність інформації.

Наприклад, ви створюєте базу даних щодо музичних груп і хочете, щоб у ній містилися такі дані:

Про твори, що виконуються групою;

Про випущені альбоми;

Про солістів групи, їхні біографії, інструменти тощо;

Про історію групи, її досягнення, успішні концерти.

Припустимо, що створювана база даних потрібна для отримання такої інформації:

Які нові пісні були виконані цією групою в поточному році;

Якій групі належить більше альбомів;

Які групи виконують пісні даного автора; і

Яка фірма випустила найбільший тираж альбому даної групи.

Можливі також багато інших запитань, відповіді на які ви зможете отримати з даних, вміщених у базі.

Визначення таблиць, що входять до бази даних

На наступному етапі створення бази даних необхідно визначити основі теми таблиць, а також їхню структуру. Для бази даних про музичні групи ви можете скласти таблиці "Групи", "Альбоми", "Солісти" тощо.

Надалі розглядатимемо створення бази даних для туристичної фірми, що розповсюджує путівки. У таблиці "Путівки" зберігатимуться відомості про запропоновані путівки, у таблиці "Замовлення" - відомості про замовлення путівок, а в таблиці "Клієнти" - дані про постійних клієнтів фірми.

Задання структури таблиць

Для створення ефективної бази даних важливо правильно визначити структуру таблиць, тобто склад полів. На цьому етапі слід пам'ятати:

    - Інформація в таблицях не повинна дублюватися. Якщо зазначені відомості зберігатимуться в одному полі однієї таблиці, то і змінювати їх у разі потреби доведеться лише в одному місці. - Бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему. Наприклад, у базі даних "Похід" (див. попередній параграф) відомості про учасників і про спорядження зберігаються в різних таблицях. Якщо видалити запис про будь-яке спорядження, таблиця учасників не постраждає. - Не рекомендується включати до таблиці дані, що утворюються внаслідок обчислень. - Інформацію про об'єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці. Наприклад, поштові реквізити клієнта краще зазначити в окремих полях: "Індекс", "Місто" й "Адреса".

Задання ключа і визначення зв'язків між таблицями

Для того щоб пов'язати дані різних таблиць, у кожній таблиці має бути ключове поле. Значення цього поля дозволить однозначно обрати потрібний запис у таблиці, а також коректно встановити зв'язки між таблицями.

Введення даних і аналіз бази даних

Після задання структури таблиць і встановлення зв'язків між ними слід зробити кілька записів у таблиці. На прикладі цих записів ви зможете побачити, наскільки правильно створено базу даних і чи відповідає вона поставленим вимогам. Потім можете приступати до введення даних, що залишилися у таблиці.

База даних створюється для того, щоб працювати з поміщеною у ній інформацією.

СУБД Microsoft Access

"Аccess" у перекладі з англійської означає "доступ". Система Access входить до складу пакета Microsoft Office.

Ассеss - це повноцінна реляційна СУБД, у якій може працювати як пересічний користувач, котрий не володіє основами програмування, так і фахівець-розробник, який створює додатки на мові Visual Ваsіс for Аррlісаtіоns (скорочено VBA). Популярність СУБД Access при вивченні баз даних зумовлена тим, що ця система є найпростішою для засвоєння початківцями.

Запуск Access і створення файлу бази даних

Робота з базою даних починається з запуску СУБД. Для запуску Access натисніть кнопку Пуск на панелі задач і оберіть у головному меню команду Программы - Microsoft Office - Microsoft Access. У відповідь з'явиться вікно Microsoft Access (мал. 1).

Мал. 1. Початок роботи з MS Access

З правого боку за умовчанням буде меню у якому можна обрати потрібну дію: створити нову базу, створити сторінку доступу до бази, відкрити існуючий проект. Якщо ми створюємо свою базу, клацніть по Новая база данных.

Як було зазначено, роботу в СУБД Access ми будемо вивчати на прикладі створення бази даних, що описує діяльність якоїсь туристичної фірми "Подорож". Нехай ця фірма приймає заявки на туристичні путівки і продає їх.

Отже, ви обрали опцію створення нової БД. У наступному стандартному діалозі вам потрібно ввести ім'я і файлу для нової бази даних (у нашому прикладі це "Фірма "Подорож") і позначити папку, у якій цей файл розміститься. Йому буде надано розширення *.mdb. Після задання імені і розташування файлу клацніть по кнопці Создать, і на екрані з'явиться вікно бази даних (мал. 2).

Вікно нової бази даних буде порожнім. Туди слід помістити об'єкти майбутньої бази даних.

Мал. 2. Вікно бази даних

Об'єкти бази даних

База даних в Access вміщує об'єкти різних категорій (усього таких категорій шість). Кожній із категорій відповідає своя вкладка вікна бази даних (мал. 2): Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

    - Таблицы. Це основна категорія об'єктів у реляційній СУБД, оскільки вся інформація зберігається в базі даних у вигляді таблиць. Кожна таблиця складається з записів (рядків) і з полів (стовпців). Робота з таблицею виконується в двох основних режимах: у режимі конструктора й у режимі таблиці. - Запросы. Об'єкти цього типу призначені для отримання даних з однієї або кількох таблиць. Відбір потрібних відомостей відбувається на основі сформульованих критеріїв. Фактично за допомогою запитів створюються нові таблиці, у яких використовуються дані з існуючих таблиць. - Формы. Цей тип об'єктів використовується в основному для зручного введення даних. Форма є ніби бланком, який потрібно заповнити. Заповнити такий бланк зможе навіть початківець. Позитивним є те, що форми запобігають безпосередньому внесенню змін у таблиці. - Отчеты. Об'єкти-звіти відображають дані так, що їх зручно переглядати. На основі звіту може бути створений документ, що буде роздрукований або включений у документ іншого додатка. - Макросы. Макросами називаються "макрокоманди", що запускаються простим натисканням кількох клавіш і можуть виконувати такі дії, як відкриття таблиць і форм, виконання опцій меню, керування вікнами тощо. Користувач може створювати свої макроси для послідовностей операції, які часто застосовуються. - Модули. Цей тип об'єктів є програмними модулями, написаними мово" VBA. Модулі - це процедури для обробки подій або виконання обчислень. Розбиття на модулі полегшує процес створення і настроювання програми.

Контрольні запитання

    1. З яких етапів складається проектування бази даних? 2. Навіщо визначати структуру таблиць перед створенням бази даних? 3. Якими принципами потрібно керуватися при створенні таблиць? 4. Як запустити Access? 5. Що таке вікно бази даних? 6. Як створити файл бази даних? 7. Які об'єкти бази даних передбачені в Access?

Похожие статьи




Початок роботи в Access. Проектування бази даних - Система керування базами даних Access

Предыдущая | Следующая