Оценка качества разработанной системы, Инструкция и рекомендации по работе с системой - Обзор проблематики и теоретических основ электронного документооборота

На основе описания методов можно с уверенностью сказать, что данная система может успешно справляться с автоматизацией анализа документации. При этом используя данную программу, можно ускорить бизнес-процесс документооборота в разы с минимальным присутствием человека. Разбиение системы по модулям дает возможность в будущем усовершенствовать технологию поиска ключевых слов, методы загрузки-выгрузки документов, что позволит применять данное решение в других задачах банка. Простота использования оконного режима и выгрузка файлов во всем известный Excel позволяют справляться с данным функционалом совсем неопытным сотрудникам и новичкам. Через описание класса и методов можно понять, что код программы написан понятно и доступно, а метод поиска ключевых слов реализован через простую и всем знакомую конструкцию if-else. По результатам тестирования было выявлено высокое качество работы программы, также описаны ошибки и неточности, что позволяет развивать данный проект в будущем и вывести его на более высокий уровень качества.

Инструкция и рекомендации по работе с системой

В данной инструкции будет показан процесс работы с разработанной автоматизированной системой по обработке документации и будут приведены пункты, которые следует выполнять для корректной работы программы. Данное ПО рассчитано на человека, знакомого с операционной системой Windows и знающего продукт Microsoft Office Excel.

В самом начале сотрудник банка получает пакет с оригиналами исполнительных документов, таких как исполнительный лист, решение суда или постановление. Первым делом необходимо подготовить сканер к работе, настроив на нем максимальное качество сканирования и вид исходного документа в формате pdf. Также важно упомянуть, что нельзя сканировать все документы в один большой электронный файл, так как это приведет к некорректной работе программы, поэтому каждый документ сканируем отдельно, то есть, если имеем 10 документов, то исходных файлов будет тоже 10. В работе системы данная операция занимает наибольшее количество времени, но стоит сказать, что часть документов, пришедших в департамент банка, уже заранее будут отсканированы на внутренней почте банка, а сканы документов будут направлены в работу департамента с помощью электронного документооборота, и поэтому останется только сохранить файлы документов в отдельную папку.

Далее необходимо перевести файлы из формата pdf в формат txt. Это делается с помощью программы ABBY FineReader 12. В открытом окне программы нажимаем кнопку "открыть" и выбираем нужный файл, а затем нажимаем копку "распознать" и видим результат работы программы в отдельном окне. Далее сохраняем распознанный текст в формате txt в нужную нам папку. На этом процесс распознавания завершается.

Следующим шагом является запуск разработанной программы. В открывшемся диалоговом окне выбираем кнопку "Загрузка из файла" и ищем нужные нами документы в формате txt. Стоит отметить, что никаких других форматов документов не будет видно - это реализовано для упрощения нахождения и выбора нужных файлов. Как только выбор будет сделан, станет активной кнопка анализа.

При нажатии на кнопку "Анализ и занесение в таблицу" начнет работать программа, по завершении которой мы сможем увидеть необходимые данные, которые были найдены и занесены в базу данных, в таблице. Так как качество переведенных в формат txt фалов не всегда идеально, то некоторые поля таблицы останутся незаполненными, поэтому для ручного анализа необходимо воспользоваться текстовым представлением, расположенным справа внизу. По завершении процесса обработки информации и вывода ее на экран станет активной следующая кнопка - кнопка выгрузки.

Завершающим этапом работы программы является выгрузка данных в файл приема - передачи, которая осуществляется при нажатии на кнопку "Экспорт в Excel". При нажатии можно увидеть, что те данные, которые были в таблице, теперь перенесены в файл, который, в свою очередь, уже сформирован программно под акт приема - передачи. Далее сохраняем этот файл, и на этом основная работа системы заканчивается.

Похожие статьи




Оценка качества разработанной системы, Инструкция и рекомендации по работе с системой - Обзор проблематики и теоретических основ электронного документооборота

Предыдущая | Следующая