Конструювання таблиць і форм - Система керування базами даних Access

Основою реляційної бази даних є таблиці. Тому з їх побудови доречно почати створення бази даних.

Режими створення таблиць

Таблиці бази даних описують певні теми. Наприклад, табель успішності описує оцінки учня по чвертях і за рік. У зв'язку з цим табель є таблицею, у якій є поле з назвою предмета, а також поля з четвертними оцінками і поле з оцінкою за рік.

Ви можете самі вигадати багато всіляких таблиць. Однак, перед тим як почати створення таблиці, потрібно добре уявити її структуру, тобто склад полів, типи даних і властивості полів.

У діалозі (мал. 3) вам буде запропоновано обрати режим створення таблиці. У Access передбачено кілька таких режимів, які обираються зі списку:

    - Конструктор - режим для задання структури таблиці, тобто імен полів і типів даних. - Мастер таблиц - створення таблиці за допомогою програми майстра. - Ввод даных - встановлення зв'язку між базою даних Access і даними із зовнішнього файлу; в цьому режимі зміни в зовнішніх даних переносяться до бази даних Access.

Мал. 3. Вибір режиму побудови таблиці

Розглянемо режим конструктора, у якому створення таблиці найпрозоріше, хоча зручнішим є режим Мастер таблиц.

Задання структури таблиці

Припустимо, що ви запустили Конструктор, після чого з'явиться вікно конструктора (мал. 4).

У цьому вікні потрібно визначити склад таблиці, заповнивши для кожного поля таблиці три колонки: Имя поля, Тип данных і Описание. У першій колонці задається ім'я поля майбутньої таблиці, у другій - вказується його тип, а у третій - вводиться інформація про призначення поля. Кількість записів у віки конструктора повинно збігатися з кількістю полів у створюваній таблиці.

Мал. 4. Вікно конструктора таблиці

Складемо таблицю, у якій будуть вміщені відомості про путівки, запропоновані туристичною фірмою "Подорож".

    - У вікні конструктора (мал. 4) введіть ім'я першого поля - "Код путівки" - і натисніть клавішу Enter. Курсор переміститься до другої колонки типу даних. - У другій колонці списку задайте тип Счетчик (про можливі типи даних ви прочитаєте в наступному пункті). Задання типу Счетчик дозволить при додаванні запису в таблицю автоматично змінювати значення даного поля на одиницю. Отже, у полі "Код путівки" не буде повторюваних значень. Натисніть клавішу Enter. - У третій колонці, призначеній для введення якогось коментарю про створюване поле, можете набрати текст "Служить для ідентифікації путівки". Але можете залишити цю комірку порожньою. Натисніть клавішу Enter або клацніть мишею по початку другого рядка. - Введіть ім'я поля "Країна" і тип Текстовый, закінчуючи кожне введення натисканням на Enter. - Аналогічно задайте дані для інших полів таблиці: "Вид", "Проїзд" і "Ціна". Полю "Ціна" надайте тип Числовой (для типу Денежный у русифікованій версії Access як одиниці передбачено лише рублі).

У створюваній таблиці зручно мати так зване Ключове поле, що містить числа, які однозначно визначають той або інший запис таблиці. При створенні таблиці "Путівки" задамо як ключове поле "Код путівки". Для цього установіть курсор у рядок цього поля і у контекстному меню натисніть кнопку Ключевое поле (мал. 5).

Ліворуч від імені поля з'явиться значок ключа, а для властивості Индексированное поле програма автоматично установить значення Да (Совпадения не допускаются).

Мал. 5. Обрання ключового поля

Зверніть увагу, що активне поле (у ньому в даний момент розміщений курсор) позначено зліва індикатором - трикутною стрілкою. Властивості активного поля названі в нижній частині діалогу (мал. 4).

Якщо потрібно видалити будь-який рядок з таблиці, клацніть мишею по ньому рядку у вікні конструктора, а потім виконайте команду меню Правка - Удалить строки. Для вставки нового рядка потрібно активізувати поле нижче рядка, що вставляється, і виконати команду меню Вставка - Строки.

Типи даних

Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля (наприклад, текст або число). Якщо надалі доведеться задати інший тип даних, це можна виконати у режимі конструктора. У Access передбачено такі типи даних.

    - Текстовый - для введення тексту завдовжки до 255 символів. Цей тип даних установлюється за умовчанням. - Поле МЕМО - для введення заміток або довгих описів (можливе введення до 64000 символів). - Числовой - для введення числових даних, для яких виділяється 1, 2 або 4 байти. - Дата/время - для введення дати і часу, для яких передбачено 8 байтів. - Денежный - використовується для роботи з грошовими одиницями. Цей тип даних займає 8 байтів і допускає до 15 символів у цілій частині числа і 4 - у дробовій. Використання грошового типу запобігає помилці округлень під час обчислень. - Счетчик - для введення числа, що автоматично збільшується на одиницю при додаванні до таблиці нового запису. Дані цього типу займають 4 байти. - Логический - для збереження логічного значення Истина або Ложь. Таке поле займає 1 біт. - Объекты ОLЕ - для збереження в таблиці ОLЕ-об'єктів (наприклад, малюнків, звуків, документів Word тощо). Об'єкти можуть бути пов'язані або введені до таблиці. Розмір збережених об'єктів ОLЕ обмежується лише ємністю диска. - Гиперссылки - служить для запису до таблиці гіперпосилань (шляху URL).

У списку Тип данных конструктора є також позиція Мастер подстановок, за допомогою якої обираються значення з іншої таблиці або зі списку значень.

Зберігання таблиці

Отже, структура таблиці задана, і ви можете закрити вікно конструктора таблиці клацанням по кнопці закриття вікна X. Якщо таблиця нова і раніше не зберігалася, з'явиться запит щодо того, чи варто зберігати структуру таблиці. Клацніть по кнопці Да і в діалозі Сохранение введіть ім'я таблиці (воно може містити будь-які символи, крім крапки, знака оклику і кутових дужок), після цього натисніть кнопку ОК.

У розглянутому нами прикладі таблицю збережено під ім'ям "Путівки". Після зберігання у вікні бази даних (мал. 3) з'явиться піктограма створеної таблиці.

Таблицю можна зберегти також поза базою даних. Для цього виконайте команду Файл - Сохранить как. З'явиться стандартний діалог зберігання файлу, в якому потрібно задати ім'я, формат і місце розташування файлу. Можливе зберігання таблиці у форматі електронних таблиць Ехсеl, у форматі текстового файлу тощо.

Форми та їх створення

До баз даних інформація звичайно вводиться за допомогою форм, а зберігається - у вигляді таблиць. Про те, як створити таблицю, ви вже знаєте. Розглянемо тепер побудову форми.

Форма - це об'єкт бази даних, призначений для введення і відображення інформації. Форма обов'язково містить елементи (поля), до яких користувач вводить дані.

Користувач Access може створити форму самостійно, але краще звернутися до послуг програми-майстра. Це прискорить процес побудови форми, оскільки майстер виконає всю основну роботу.

Відкрийте вікно БД. Якщо у вас відкрито вікно таблиці, яка буде основою форми, закрийте його. Перейдіть на вкладку Формы у вікні БД і клацніть по кнопці Создать.

    - У діалозі Новая форма вкажіть режим Мастер форм. Ми розглянемо створення форми для таблиці "Путівки". - У першому діалозі майстра створення форм (мал. 7) вкажіть поля, які будуть присутні у формі. У списку Доступные поля виділіть поле "Країна" і натисніть кнопку із символом >, розташовану праворуч від списку. Вказане вами поле переміститься до списку Выбранные поля. Аналогічно перемістіть до списку Выбранные поля всі інші поля таблиці "Путівки" (крім поля "Код путівки"). Далі натисніть кнопку Далее.

Мал. 6. Створення форми

    - Відкриється наступний діалог для вибору вигляду форми. За умовчанням пропонується форма, в якій поля введення розміщаються в стовпчик. Погодьтеся з цією пропозицією і клацніть по кнопці Далее. - У наступному діалозі (мал. 7) вам потрібно вибрати стиль оформлення (фон, кольори полів і написів форми). У поданому списку стилів зазначте потрібний вам і натисніть кнопку Далее. - У новому діалозі введіть ім'я форми (за умовчанням пропонується ім'я таблиці-джерела). Переконайтеся також, що встановлений перемикач Открытие формы для просмотра или ввода данных і натисніть кнопку Готово.

Мал. 7. Приклад форми "Путівки"

Внаслідок виконаних дій на екрані з'явиться вікно форми (мал. 8), до якої можна відразу вводити дані. Ця форма буде використана нами для введення даних у таблицю.

Контрольні запитання

    1. Назвіть режими Access, призначені для роботи з таблицями. 2. Як викликається режим конструктора таблиць? 3. Опишіть операції задання структури таблиці за допомогою конструктора. 4. Які типи даних передбачені в Access? 5. У чому полягає особливість поля типу Счетчик? 6. Як і навіщо вводиться до таблиці ключове поле? 7. Яким способом здійснюється зберігання таблиці поза базою даних? 8. Що таке форми і для чого вони потрібні?

Похожие статьи




Конструювання таблиць і форм - Система керування базами даних Access

Предыдущая | Следующая