Анализ используемых программных средств - Автоматизация процесса работы руководства ООО "Сервис партнер"

Для обеспечения эффективного управления активами коммерческой организации необходимым условием является наличие оперативной и достоверной информации и состоянии и движении данных активов. Эта задача решается многими существующими в настоящее время средствами автоматизации учетной и управленческой деятельности. В частности, в ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" эксплуатируется автоматизированная система сопровождения бухгалтерского учета, разработанная фирмой "1С" - "1С: Предприятие" версии 8.0. Переход на более позднюю версию 8.3 был признан нецелесообразным, поскольку при прочей достаточной для ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" функциональности, равной возможностям версии 8.0, поздняя версия является более требовательна к аппаратным ресурсам. Кроме того, для перехода на позднюю версию необходимо дополнительное обучение бухгалтерии, что повлекло бы за собой неоправданное увеличение расходов.

Конфигурация названного программного продукта, используемого в ООО ""СЕРВИС ПАРТНЕР" представляет собой типовое решение для автоматизации средних и малых предприятий, основными видами деятельности которых, является оказание услуг или оптовая торговля.

Оперативный учет ведется с высокой степенью детализации и автоматизации учетных процессов.

Производство с участием специальной техники ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР"

    - ведение нормативов затрат на единицу и составление плановой калькуляции производимых работ; - нормирование затрат на производство включает в себя материальные затраты, возвратные отходы, полуфабрикаты, технологические операции, услуги сторонних организаций и косвенные затраты (общепроизводственные, общехозяйственные и другие); - разузлование сложных сметных работ; - дерево нормативных затрат; - произвольное количество спецификаций затрат для одного вида работ; - планирование объемов производства работ и контроль исполнения планов; - автоматический расчет фактической себестоимости произведенных работ по итогам месяца; - сравнение фактической и плановой себестоимости; - учет производственных затрат по местам возникновения, видам работ и видам затрат; - автоматический расчет остатков незавершенного производства (с возможностью ручной корректировки); - начисление зарплаты по индивидуальным и бригадным нарядам; - учет выполненных работ и оказанных услуг.

Расчеты с контрагентами:

    - учет передачи специальной техники в аренду, реализации производимых собственными силами работ; - гибкий механизм ценообразования; - учет взаиморасчетов в разрезе договоров, а также отдельных поставок и оплат; - учет заявок на аренду специальной техники клиентам и контроль исполнения; - формирование заказов поставщикам и контроль поставок; - гибкая система отслеживания взаиморасчетов и зачета авансов; - проведение взаимозачетов; - детальные аналитические отчеты по взаиморасчетам.

Складской учет

    - учет складских запасов и движения материальных ценностей; - партионный учет стоимости материальных ценностей, списание по методам LIFO, FIFO, "по средней".

Как можно видеть из приведенного перечня функциональных возможностей используемой системы автоматизации учета в ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР", данная система в полной мере отвечает потребностям организации в части учетной работы, то есть:

    - фиксируется стоимостные и количественные показатели; - определяет фактическое наличие материальных ценностей; -контролирует исполнение управленческих решения в части использования материальных ценностей.

Однако, для эффективного управления активами ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" данного функционала недостаточно. Управленческие решения в данной организации принимаются не на основе статистических данных, а на основе аналитических данных, получаемых с помощью методов экономического анализа хозяйственной деятельности организации. В частности, такие данные включаю в себя:

    - определение норм запасов материальных ценностей в количественном, ценовом и временном измерении; - определение эффективности использования специальной техники, передаваемой в аренду, или же специальной техники, с использованием которой производятся работы силами ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР".

Автоматизированная система от "1С" не позволяет получать названные типы данных и не удовлетворяет потребности руководства организации в соответствующих возможностях автоматизации экономико-аналитических вычислений.

Другим средством автоматизации управления в ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" является программный комплекс, произведенный ООО "Софтинком" - "Оборотный склад запасных частей. Версия 3.0", и предназначенный для автоматизации оформления складских документов.

Как уже отмечалось, из заявок сервисного отдела ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" вручную формируются заказы на запасные части на склад. С поставщиками заказы согласовываются по количеству и срокам.

После отправки со склада поставщика запасные части переходят в последнее состояние системы. И завершается цепочка приходом запасных частей с формированием приходных документов в складской программе, где идет прием и распределение запасных частей на складе.

На каждом этапе возможна коррекция заказа (не нарушающая общей логики). В этом случае информация показывается с разбивкой по движению каждой единицы агрегатов или узлов специальной техники или же каждой транспортной единицы мелкосортных запасных частей.

Следовательно, при наличии первоначальной заявки сервисного отдела ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР", связь с ней отслеживается до прихода запасной части.

На заключительном этапе работы в складской программе можно создавать приходную накладную от конкретного поставщика (или несколько накладных, если в посылке соединены несколько инвойсов). При наличии первоначальной заявки сервисного отдела происходит резервирование доставленной запасной части под этот отдел.

Кроме этого заведующий складом всегда имеет возможность отслеживать запасные части, находящиеся на различных этапах, а также видеть "Запасные части в пути", то есть, планируемые даты доставки конкретных партий запасных частей, что дает возможность поддержки принятия обоснованных управленческих решений на основе актуальных данных. И четкое информирование сервисного отдела о состоянии его заказа.

Приемка начинается с получения извещения о прибытии запасных частей. Запасные части разгружаются и оставляются для размещения на складе. Он сканируется и инспектируется по количеству и качеству. На основании сравнения данных по приходу и документов от поставщика создается Акт приема груза (с недостачами и переизбытками, если они есть).

Размещение на складе начинается с определения подходящего места хранения, которое свободно.

При размещении запасных частей место хранения подлежит сканированию для записи его в базу.

Распределение может осуществляться следующими способами:

    - автоматически с помощью алгоритма; - вручную специалистом по логистике складского хозяйства ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР".

На основании распределения создается "Распоряжение на размещение", которое передается бригадирам бригад грузчиков склада для исполнения.

Обработка заказов сервисного отдела осуществляется в разрезе сравнения заказов с наличием на складе, составление листа отбора запасных частей и формирование передаточных документов.

Возможности названной выше системы управления складом, помимо контроля за перемещением материальных ценностей, позволять специалисту по складской логистике ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" в ручном и автоматическом режиме (с помощью алгоритма) распределять заявки (наряды) на комплектацию заказов по зонам склада и по бригадирам бригад грузчиков - для выполнения; заведующему склада - отслеживать прохождение комплектации заявок (нарядов), контролировать время выполнения и качество работ по комплектации заказов на передачу в сервисный отдел организации.

Список состояний заявок (нарядов) на подбор заказов позволяет отслеживать действия специалиста по складской логистике и бригадиров бригад грузчиков, а также состояние документов перемещения материальных ценностей внутри и вне склада.

Таким образом, в ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" система "Оборотный склад запасных частей" позволяет решать следующие задачи:

    - полная автоматизация контроля поставок; - полная автоматизация контроля потребности сервисного отдела в запасных частях и материалах; - предоставление руководству ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" надежной и своевременной информации для планирования расширения складского снабжения; - снабжение рыночной информацией в реальном времени, которое обеспечивает быстрое и точное реагирование на изменение рыночных условий.

Вместе с тем, как и в случае с программной "1С: Предприятие", используемая система автоматизации складской работы не позволяет получить аналитические данные для принятия экономически обоснованных и эффективных управленческих решений в сфере движения материальных ценностей, используемых ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" для обеспечения бесперебойной эксплуатации специальной техники данной организации.

В частности, система не позволяет автоматически получать информацию о:

    - размере оптимального заказа, с учетом нормативных сроков службы, срока фактической поставки запасных частей и материалов; - затратоемкости хранения различных видов запасных частей и материалов; - тенденциях в изменении спроса на запасные части и материалы со стороны сервисного отдела ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР".

Таким образом, можно констатировать, что в ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР" применяются эффективные, но узкоспециализированные комплексы автоматизации управления деятельности организацией, в частности:

    - нацеленные на реализацию учетной и контрольной функций менеджмента аренды специальной техники; - нацеленные на реализацию учетной и контрольной функций менеджмента материального снабжения сервисного отдела ООО "СЕРВИС ПАРТНЕР".

Похожие статьи




Анализ используемых программных средств - Автоматизация процесса работы руководства ООО "Сервис партнер"

Предыдущая | Следующая