Работа секретаря по бездокументному обслуживанию - Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
Операции по бездокументному обслуживанию
- выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя
Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.
Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности.
- - подготовка заседаний и совещаний - организация приема посетителей
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида:
- 1. прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 2. прием представителей других организаций 3. прием по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием.
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.
- телефонное обслуживание
Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.
- - подготовка командировок - планирование своей работы
По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка)и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т. д.
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не Толька работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т. д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.
Одним из важных моментов в деятельности секретаря являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.
Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.
Секретарь руководитель совещание
Похожие статьи
-
Взаимоотношения секретарь-руководитель - это один из важнейших и наиболее частых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Секретарь...
-
Прием посетителей Прием посетителей для многих руководителей представляет собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто...
-
Этические нормы при увольнении сотрудника - Этика деловых отношений
Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические...
-
Этические проблемы деловой жизни - Этика и культура управления
Американская исследовательница Лара Нэш в 1990 г. выпустила книгу с характерным названием "Долой благие намерения", в которой она приходит к выводу о...
-
Характеристика ресторана, перечень предоставляемых услуг (по ГОСТу 50-764-95) Общие требования к услугам общественного питания предъявляются определенные...
-
ОБЩЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ С ПОДЧИНЕННЫМ - Служебная этика в отношениях между сотрудниками и руководителем
ОБРАЩЕНИЕ. Стиль общения руководителя с сотрудником (т. е. подчиненным) зависит от общего стиля отношений в коллективе. Руководитель, как правило, должен...
-
Общение с подчиненным - Роль речевого этикета во взаимоотношениях руководителя и подчиненного
Соблюдение правил служебного этикета в общении руководителя с подчиненными не только облегчает отношения между ними, но и служит верным средством...
-
Этика делового общения "сверху-вниз" В деловом общении "сверху-вниз", т. е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно...
-
Этика сотрудников правоохранительных органов
Деловое общение должно основываться на определенных нравственных принципах. В основе делового контакта лежат интересы дела, но ни в коем случае не личные...
-
Актуальность данной контрольной работы на тему: "Организация деловых контактов. Порядок работы руководителя; факторы обеспечивающие его" заключается в...
-
Этические принципы в деятельности сотрудников - Этика и психология профессиональной деятельности
Этика -- область философского знания, исследующая универсальные предпосылки и формы нравственных отношений людей в системе их исторически заданной...
-
Рассмотренные выше профессиональные и психологические аспекты культуры сервисной деятельности тесно переплетаются с Этикой обслуживания . Этические...
-
Ни одно силовое ведомство так сильно не нуждается в связях с населением и так сильно не связано с ним, как Министерство внутренних дел. Успех...
-
Этические нормы телефонного разговора - Основы делового общения
Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения, поэтому необходимо помнить обо всех его характеристиках упомянутых выше. Кроме того,...
-
Личностные качества психолога как основа его этического поведения: может ли быть "плохой" человек "хорошим" ученым Психология всегда занимала особое...
-
Заключение - Этика и психология коммерческой работы
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
ОБЩЕНИЕ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ - Служебная этика в отношениях между сотрудниками и руководителем
Руководитель подчиненный этика служебный Известно, что в число людей, с которыми мы связаны судьбой, входят наши товарищи по службе, сотрудники, коллеги...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Общие этические принципы делового общения - Этика делового общения
Деловой общение этика Этика деловых отношений является профессиональной этикой, регулирующей систему отношений между людьми в сфере бизнеса. Принципы -...
-
Заключение - Профессионально-нравственная деформация сотрудников милиции
Невнимание к нравственной культуре, к нравственно - психологическому климату служебного коллектива ведет не только к снижению качества служебной...
-
Классификация деловых совещаний, Планирование проведения совещаний - Основы делового общения
Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных...
-
Совещания - Основы делового общения
Деловое совещание - это способ привлечения коллективного разума к выработке более оптимальных решений выработанным вопросам возникающих в процессе...
-
Наказание - Роль речевого этикета во взаимоотношениях руководителя и подчиненного
Наказание и поощрение подчиненных, как оценка их труда, являются функцией руководителя. Порядок наложения взысканий определяется действующим...
-
Общие этические принципы и характер делового общения - Психология и этика деловых отношений
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Требования к официантам, обслуживающим банкет При определении количества официантов для обслуживания свадебного банкета исходят из расчета один официант...
-
Начало беседы - очень важных этап, и потому не следует пренебрегать. Задачи этого этапа бесед следующие: - установление контакта с собеседником; -...
-
Этические нормы организации и этика руководителя Этические нормы выступают в роли регулятора отношений в коллективе, который или будет способствовать...
-
Повышение этического уровня организации - Этика деловых отношений
Этический уровень организации характеризуется степенью ориентации руководителей и ее рядовых сотрудников в своем поведении и принятии решений на...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
-
При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими...
-
Конфликт в сфере делового общения на примере ситуации в одной из организаций - Конфликты
Анализ возникающих по вине руководителя или специалиста конфликтных ситуаций в коллективе показывает, что подавляющая их часть обостряется, перерастает в...
-
Правила этикета делового общения - Этикет делового общения
Основные правила этикета делового общения: Не привлекайте к себе внимания, помните, что хорошие манеры -- это скромные манеры. Встретив нового человека в...
-
Общие черты в этике французских просветителей Великие французские философы-материалисты 18 века Дени Дидро (1713-1784), Жюльен - Офре Ламетри...
-
Жан-Жак Руссо (1712-1778) - представитель демократического крыла французского Просвещения, философ, социолог, один из теоретиков педагогики. Наиболее...
-
Задание 5. Приведите пример проблемной этической ситуации в деловой сфере - Основы делового этикета
Одной из Этических проблем в деловой сфере является взяточничество. Взятку используют для манипулирования людьми посредством приобретения влияния. Взятка...
-
Как и всякая наука, этика располагает богатым арсеналом категорий. Именно они наряду с законами, принципами, методами составляют основу содержания любой...
-
Дидро, Ламетри, Гольбах и Гельвеций придерживались в сущности одного и того же этического учения, но между ними были по ряду вопросов морали и...
-
Статья 8. Проступки, нарушающие право граждан На получение информации Как нарушения профессиональной этики, ущемляющие право граждан на получение...
Работа секретаря по бездокументному обслуживанию - Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками