Процедуры подготовки и проведения переговоров, Подготовка к деловым переговорам - Понятие и основа деловых переговоров

Подготовка к деловым переговорам

Подготовка к переговорам напоминает собой любую деятельность, в которую на регулярной основе может вовлекаться тот или иной человек. Опыт - наилучший учитель, тем не менее, большинство людей не способны воспользоваться им для своей выгоды. Всякий раз, когда ведутся переговоры, есть возможность оценить, насколько хорошо они были подготовлены, и понять, как можно улучшить эту подготовку. Игнорирование этой возможности аналогично отказу от одной из самых лучших - причем наиболее дешевой - возможности обучения, которые имеются в распоряжении.

Подготовка переговоров состоит из отдельных вопросов:

    - анализ проблемы (определение предмета переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера); - планирование переговоров (выработка переговорной концепции, определение целей переговоров, экономические расчеты, основные позиции, возможные варианты, подготовка необходимой технической и справочной документации); - планирование организационных моментов; - первые контакты с партнером.

Существует семь элементов подготовки к переговорам.

Интересы.

Все участники переговоров обладают своими интересами. Это потребности, желания и страхи, которые направляют ход переговоров. Интересы отличаются от позиций - утверждений, требований и предложений, которые стороны делают во время переговоров. Определенная позиция представляет собой всего лишь один из способов удовлетворения интересов. Позиция - это средство, а не цель. Для того чтобы добиться успеха на переговорах, недостаточно спорить по поводу определенной позиции. Достигнутый в результате переговоров итог должен удовлетворять запросы обеих сторон, по крайней мере, лучше, чем, если бы никакого соглашения вообще не было. Однако для того, чтобы соблюсти свои интересы, следует избегать некоторых наиболее распространенных ошибок во время подготовки к переговорам.

Наиболее распространенные ошибки:

- сосредоточение внимания на позициях вместо интересов.

Многие люди готовятся к переговорам, фокусируя внимание на позициях вместо интересов. Они определяют для себя первоначальное требование - то, что они должны запросить, и иногда личный "последний рубеж защиты" - тот минимум, который кажется им приемлемым. Однако в таком подходе имеются недостатки.

Во-первых, он тормозит творческий процесс. Если, к примеру, покупатель и продавец говорят о своих позициях в отношении стоимости транспортировки товаров, уменьшается вероятность того, что они успеют обсудить ряд других вопросов.

Во-вторых, подготовка только позиций может повредить взаимоотношениям. Если продумать только минимальные и максимальные предложения, увеличивается вероятность того, что переговоры превратятся в жесткое соревнование в силе воли, при котором каждая сторона чувствует потребность "держать порох сухим", настаивая на том, что верна ее позиция. Подобная борьба за доминирование вредит взаимоотношениям.

- думать только о желаемом.

Возможное соглашение, которое отвечало бы интересам только одной стороны, бесполезно, если оно не отвечает вдобавок интересам противоположной стороны в такой степени, чтобы она была готова согласиться с ним. Кроме того, если одна из сторон начнет говорить исключительно о своих собственных интересах, это может рассматриваться противоположной стороной как сигнал о не желании работать бок о бок с ней. Это затруднит поиск более конструктивных вариантов.

Хорошо подготовленный участник переговоров будет искать за позициями интересы. По каждой позиции, которую он занимает во время переговоров, он должен задавать себе вопросы: зачем? или для какой цели? Почему мне нужна поставка товаров к конкретному числу? и т. д. Подобные вопросы заставляют думать о тех потребностях, которые больше всего важны. Они обнажают интересы, которые стоят за требованиями.

Также участник переговоров должен определить приоритеты в своих интересах. Это поможет оценить и сравнить предлагаемые варианты с большей быстротой и эффективностью. Это может, кроме того, оказать помощь в достижении оптимального результата - возможность переработать предлагаемое соглашение в соответствии с самыми важными личными интересами. Весьма полезно также иметь представление об интересах партнеров, прежде чем отправляться на переговоры.

2. Опции

Благодаря различиям - перспектив, ресурсов или интересов - возникает возможность повысить ценность результата переговоров. Переговоры заключаются вовсе не в перекидывании друг другу бумажек, не в спорах из-за различий во мнениях, и не в навязывании другим своих желаний того. Они заключаются в осознании того, как эти различия могут помочь каждой из сторон, которые участвуют переговорах, завершив их, оказаться в лучшем положении, чем, если бы не было заключено никакого соглашения.

Самыми лучшими являются те переговоры, на которых будет рассмотрен ряд возможных вариантов (опций). Чем больше опций будет рассмотрено, тем больше вероятность того, что одна из них действительно сможет примирить различающиеся интересы участвующих в переговорах сторон. Для того, чтобы достичь соглашения по такой опции, необходимо подойти к ней хорошо подготовленным.

Наиболее распространенные ошибки:

- слишком узкая, односторонняя фокусировка.

Часто участники переговоров ограничивают свою подготовку к ним попытками представить себе то, чего они хотят.

- отсутствие учета положительного значения разницы во мнениях.

Многие участники переговоров имеют тенденцию подходить к переговорам как к упражнению в "устранении разницы во мнениях" или "достижении консенсуса". Хорошо подготовленный участник переговоров отдает себе отчет в разнице во мнениях и использует ее для того, чтобы увеличить ценность результата для обеих сторон переговорного процесса.

Хорошо подготовленный участник переговоров, не забывая о настоящей цели переговоров - удовлетворении интересов участвующих в них сторон, - обращает внимание на методы и ресурсы, которые каждая из сторон имеет в своем распоряжении, а также ищет способы их сочетания или пути сотрудничества в их применении для увеличения ценности результата, получаемого каждой из них. В частности, можно подумать над следующими способами повышения ценности результата переговоров:

Обладая похожими навыками и ресурсами, стороны могут работать вместе для получения экономии, достигаемой в результате роста масштабов производства.

Обладая похожими разными и ресурсами, стороны могут работать вместе для создания того, чего никто из них поодиночке создать не смог бы.

Независимо от того различны или нет ваши ресурсы, можно подумать над вариантами, обещающими обоюдную выгоду в противоположность выгоде отдельной или получаемой самостоятельно.

3. Альтернативы

Альтернативы представляют собой другие способы выполнения чего-либо. На переговорах это другие способы удовлетворения интересов. На любых переговорах, если не зацикливаться на одной мысли, можно прийти к нескольким возможным альтернативам. Подготовит свою альтернативу перед началом переговоров совершенно необходимо для того, чтобы определится с тем, когда уходить с переговоров, или принять решение остаться и продолжить их ведение.

Наиболее распространенные ошибки:

- не думают об альтернативе.

Некоторые участники переговоров идут на переговоры не зная как они поступят, если не смогут прийти к соглашению. В результате они обычно не могут с уверенностью определить, когда им следует продолжать переговоры, а когда самое время направляться к выходу.

- полагают, что альтернатива - это что-то "давно знакомое"

Также ошибкой является предположение о том, что альтернатива известна, в то время как предварительно не продуманы более тщательно возможные варианты удовлетворения запросов.

Хорошо подготовленный участник переговоров выбирает момент, чтобы взглянуть на альтернативы как бы со стороны и подумать о том, как сделать свою альтернативу более легкой, приближенной к реальности или в большей степени удовлетворяющей запросы, - это может улучшить результаты многих проводимых переговоров. Обладая сильной альтернативой и зная об этом, участник повышает уверенность в своих силах во время ведения переговоров.

4. Легитимность

На практике очень часто приходится сталкиваться с жестокой реальностью существования конфликтующих интересов. Некоторые участники переговоров пытаются разрешить подобную ситуацию посредством волевого давления. Однако эффективно участники переговоров убеждают своих партнеров посредством переговоров. Споры о том, что следует, а чего не следует делать, создают обстановку соревнования, в которой каждая из сторон считает, что упрямство будет вознаграждено. Подготовка к тому, чтобы какого-то в чем-то убедить, требует продумывания, можно даже сказать, - исследования тех вещей, которые дадут возможность показать партнеру: ему надо соглашаться, поскольку соглашение имеет смысл.

Наиболее распространенные ошибки:

- полное игнорирование легитимности.

Если участники переговоров не подготовятся к тому, чтобы обсуждать логически обоснованную канву возможных соглашений, они придут на переговоры, не способные сказать ничего, кроме таких слов: "Давайте согласимся с этим, потому что это именно то, что мне нужно" (будут не в состоянии объяснить, почему полагают, что то, чего они хотят, имеет смысл или приемлемо).

- недостаточное внимание к тому, как партнер по переговорам будет объяснять соглашение.

Если полагать, что придумать приемлемое объяснение - это проблема партнеров, появляется риск столкнуться с тем, что они не смогут этого сделать. В результате партнеры могут не принять соглашение, либо, приняв, не будут соблюдать его в полной мере, как в случае, если бы условия сделки были им понятны, и они смогли бы объяснить свое решение.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к тому, чтобы помочь противоположной стороне объяснить достигнутый на переговорах результат. Перед кем бы ни отчитывались партнеры по переговорам, если они не смогут убедительно объяснить, почему они дали согласие на заключенную сделку, им будет трудно, или вообще невозможно, принять ее либо, после принятия, соблюдать ее условия точно и охотно.

5. Коммуникация

Процесс переговоров очень важен. Во время переговоров необходимо стремиться к установлению хорошей коммуникации. Хорошая коммуникация способствует устранению недопонимания, а также приводит к тому, что переговоры идут более эффективно. Достижению этих целей может помочь подготовка.

Наиболее распространенные ошибки:

- концентрация внимания на репетиции определенных выражений.

Если участники переговоров тратят большую часть своей энергии на обдумывание того, что они скажут противоположной стороне, велика вероятность того, что они скажут что-то не то. Если готовится, думая о том, что говорить, то высока вероятность того, что можно оказаться неготовым к тому, что может сказать противоположная сторона, или к тому, как она может интерпретировать то, что было сказано.

- игнорирование белых пятен.

В любой отрезок времени участник переговоров может воспринять только какую-то часть из всей головоломки намерений, восприятий и взаимодействий окружающих людей.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к двустороннему общению. Независимо от намерений или предпочитаемой тактики необходимость слушать другую сторону. Во время подготовки к ведению переговоров очень важно продумать, что противоположная сторона будет говорить, а также реакцию на различные сообщения. Для того чтобы эффективно вести переговоры, нужно подготовиться к тому, чтобы изложить свое мнение таким образом, чтобы партнеры могли его услышать.

6. Взаимоотношения

Чрезвычайно важным элементом на любых переговорах, причем вызывающим обычно больше всего беспокойства, является качество рабочих отношений, которые устанавливаются с противоположной сторон. Хорошие рабочие отношения позволяют эффективно справляться с возникающими у нас трудностями. Плохие, в свою очередь могут привести к срыву сделки даже тогда, когда по крайней мере, на бумаге для обеих сторон было бы лучше, если бы они достигли согласия.

Наиболее распространенные ошибки:

- смешивание взаимоотношений и сути дела

Часто проявляется тенденция к смешиванию вопросов взаимоотношений. Если не суметь привести черту между двумя этими вещами во время подготовки к ведению переговоров, возрастает вероятность попыток сохранить отношения, делая значительные уступки. Наоборот это может показать противоположной стороне, как добиваться от уступок: им надо всего лишь вести себя так, словно они обиделись или почувствовали к себе неуважение.

Хорошо подготовленный участник переговоров готов к тому, чтобы делать безусловно конструктивные шаги для улучшения отношений. Любые шаги, которые будут сделаны должны быть "безусловно конструктивными": делать то, что хорошо для одной стороны и помогает улучшать отношения, независимо от того, идет или нет навстречу противоположная сторона.

7. Обязательства

Завершая переговоры, если только не будет решено прервать их, стороны берут на себя обязательства. Они представляют собой соглашения о том, что будет делать каждая из сторон. Для того, чтобы переговоры могли считаться успешными, данные обязательства должны быть четкими, хорошо продуманными и долговременными.

Наиболее распространенные ошибки:

- незнание того, как будет выглядеть "выполнение".

Многие переговоры начинаются с тог, что участники называют один-два вопроса, по поводу которых они хотели бы договориться, например, цены и дату поставки. Во время ведения переговоров они обнаруживают (если им повезет), что имеется целый ряд других вопросов, которые в случае их игнорирования могут сорвать их соглашение: ими могут быть форма отгрузку товара, страхование, обеспечение качества и т. д. если они не смогут обсудить то, как будут подходить к решению подобных вопросов, и, возможно, как должны поступать в определенных непредвиденных случаях. Если на переговорах они упустят все это из поля своего зрения, каждая сторона станет поступать по своему усмотрению. Последствиями этого могут быть разрушенные отношения, а также не слишком долгий срок действия подобной сделки.

Хорошо подготовленный участник переговоров планирует заранее обязательства по поводу конкретных действий. При ведении сложных деловых переговоров надлежит взять контрольный список вопросов и подумать над тем, что придется предпринять на практике, чтобы осуществить то, что предусматривается достигнутым соглашением.

Похожие статьи




Процедуры подготовки и проведения переговоров, Подготовка к деловым переговорам - Понятие и основа деловых переговоров

Предыдущая | Следующая