Про правила етикету ділової телефонної розмови - Слово у спілкуванні
О котрій годині краще телефонувати?
- * Найбільш оптимальний час для телефонних розмов з 9.30 до 21.30. У виняткових і екстремальних випадках можна телефонувати в будь-який час. * Якщо вам потрібно зателефонувати партнерам за кордон, уточніть різницю в часі (щоб ваш дзвінок не пролунав пізно вночі чи вранці). Користування службовим телефоном включає знання елементарних правил культури спілкування по телефону. Які ж існують правила етикету ділової телефонної розмови? * Необхідно памгятати, що телефонна розмова, як і ділове спілкування, залежить від емоційного забарвлення, в якому вона відбувається. Не випадково у підручниках для підготовки секретарів є така фраза: "При відповіді на телефонний дзвінок тон вашого голосу повинен бути таким, ніби ви хочете сказати: "Який я щасливий, що можу надати вам послугу". * Чим коротша і насичені і на телефонна бесіда, тим більше від неї користі. * Памгятайте про тс, що ваше мовлення -- це ваша візитівка і візитівка фірми чи господарства, у якому ви працюєте. Тому, піднявши слухавку, скажіть: "Алло" або інформативніше: "Фірма "Злагода", "Відділ маркетингу". * "Так" кажуть як ствердження на питання, що вам поставлять. Казати "слухаю" теж не рекомендують, адже і так зрозуміло, що ви не закрили вуха.
¦ Рекомендують говорити спокійно і з гідністю, навіть якщо телефонує суперважлива персона. Своєю розмовою ви маєте створити враження, що ви компетентний працівник, а не розгублений новачок у цій справі.
¦ Не можна ставити запитань на зразок: "Що вам потрібно?", "Що ви хотіли?". Краще запитати: "Чим я можу вам допомогти?" "Чи можу я вам допомогти?"
¦ Вести розмову потрібно доброзичливим тоном, говорити привітно.
¦ Рекомендують посміхатися, щоб це відчув ваш співрозмовник.
¦ Якщо ви телефонуєте, обовгязково потрібно представитися, назвавши чітко посаду, підприємство, прізвище, імгя та по батькові.
¦ Ознакою особливої ввічливості є початки фраз на зразок: Доброго дня! Чи можна попросити до телефону професора Коваленка? Його турбує аспірантка Коваль Марія Сергіївна. Доброго ранку! Моє прізвище -- Турянська. Я-- доцент кафедри історії нашого університету. У мене до вас така справа...
¦ Мобільний телефон під час занять, ділових бесід, переговорів має бути відімкненим.
¦ Зміст розмови потрібно детально продумати, можливо, варто зробити на аркуші паперу деякі нотатки (основні пункти розмови, щоб чогось не забути).
¦ Не можна використовувати в діловій розмові "слів-паразитів": ага, угу, еге. Для підтвердження думки, що ви з цікавістю слухаєте, вживайте слова: звичайно, я вас розумію, так.
¦ Ніколи не кажіть, що ви нічого не знаєте. Абонент буде думати, що ви некомпетентний працівник. Оскільки ви представник фірми і зацікавлені також у зростанні її престижу, проявіть бажання допомогти абонентові узнати необхідну інформацію, попросіть, щоб перетелефонували. На призначений час підготуйте потрібні дані.
¦ Якщо вашого колеги немає на місці, а його просять до телефону, не можна відповідати "Його нема". Потрібно сказати: "Буде о 15-ій годині. Чи не хочете ви щось Миколі Івановичу передати?" Не кидайте відразу слухавки, якщо відповіли, адже в абонента можуть виникнути ще якісь запитання. А вашу оперативність можуть розцінити як елементарну безтактність.
¦ На анонімний дзвінок можна не відповідати.
¦ Якщо ви помилилися номером, вибачтеся і припиніть розмову словами: "Прошу вибачення, це помилка".
¦ Суть справи потрібно викладати чітко, лаконічно, без зайвих подробиць. Цього можна досягти за рахунок детально продуманого переліку головних і другорядних питань, які вимагають короткої і конкретної відповіді. Речення мають бути короткими (краще сприймаються на слух).
¦ Телефонна розмова повинна бути діалогічною, а не монологічною.
¦ Закінчувати розмову може той, хто зателефонував, або ж старша за віком чи службовим становищем людина.
¦ У розмові часто вживаними можуть бути формули ввічливості: Прошу! Пробачте за турботу! Дякую за увагу! Дякую за консультацію! Дякую за інформацію! До побачення!
¦ Звертатися до співрозмовника потрібно на імгя та по батькові, називаючи його посаду чи звання. Якщо забули, то краще вибачитися і перепитати. Уживати весь час займенник ви не можна.
¦ Телефонувати знайомому (знайомій) і вести приватні розмови зі служби не бажано.
¦ У службових справах телефонувати додому не слід.
¦ Заочно (телефонічно) розвгязувати важливі службові справи не можна.
¦ Службові телефонні розмови мають бути короткими.
¦ Керівникові допомагає спілкуватися з партнерами секретар (вона (він) встановлює контакт з потрібним абонентом, відповідає на дзвінки).
¦ У години прийому відвідувачів телефон рекомендують відімкнути.
ЗАПАМгЯТАЙТЕ! Під час телефонної розмови:
- * необхідно враховувати, що слова виразніше звучать після міні-лауз; * цифри, прізвища, іноді запитання краще повторювати двічі; * неприємні слова слід вимовляти звичайним голосом, щоб співбесідник вдумався в їх значення; * не використовувати слів-паразитів; * слідкувати, щоб мова була чіткою та зрозумілою, голос -- сильним і твердим; * як і в художньому творі, так і в телефонній розмові є завгязка, кульмінація і розвгязка. Кульмінацією є обговорення ситуації. * інколи заключну частину телефонної розмови потрібно продумувати заздалегідь. * Уміння правильно, розумно і ефективно користуватися телефоном зробить його надійним помічником у бурхливому діловому житті. * У напруженому житті ділових людей спілкування по телефону є незамінною можливістю для швидкого розвгязання проблем. Не завжди є час для зустрічі віч-на-віч. А протягом кількох хвилин, уміло спілкуючись по телефону, можна вирішити будь-яке питання. * Однак перш ніж телефонувати у важливій справі, особливо до людини, статус якої вищий, а її рішення матиме важливе значення, треба спочатку добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Для цього треба уявити собі людину, з якою доведеться розмовляти, і бесіду будувати, враховуючи її особливості. До того ж треба зважати на те, що в неї обмаль часу і не вона є ініціатором бесіди. * Звичайно, телефонну розмову спланувати досить важко, особливо з незнайомим абонентом. Ми не бачимо співрозмовника, нам не відомі його жести, міміка тощо. Ми лише чуємо його голос, орієнтуємося на інтонацію та паузи. До того ж розмова обмежена в часі (3--5 хвилин). Але й ця бесіда має відбуватися поетапно: взаємне представлення, введення співрозмовника в курс справи, обговорення проблеми, заключні слова. * Викладаючи проблему по телефону, слід дотримуватися максимальної лаконічності фраз, точності формулювань, однозначності висловлювань, чіткості дикції.
Похожие статьи
-
Прийом підлеглих - Правила ділового етикету
Успішне керівництво нерозривне зв'язано з ефективною комунікацією. Якщо ви не умієте витягти максимум можливого зі спілкування з людьми, то вам не...
-
Коли телефонуєте ви: - Етикет телефонного спілкування
До телефонної розмови слід готуватися, чітко визначивши для себе мету розмови, запитання, які необхідно поставити, документи та матеріали, потрібні для...
-
Бесіда з відвідувачами - Правила ділового етикету
Усім без винятку підприємцям приходиться вступати з партнерами по бізнесі - постачальниками сировини, що комплектують чи готових виробів, а також зі...
-
У наш час телефон -- не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб...
-
Вступ, Ділове спілкування та його особливості - Слово у спілкуванні
Діловий спілкування етичний Слово у спілкуванні буває животворчим і руйнівним. Воно може об'єднувати і роз'єднувати людей, приносити задоволення або...
-
Історія появи візитних карток - Візитні картки: історія виникнення та правила користування
Прабабусі візитних карток народилися досить давно -- більш 2500 років. У період Чуньцю (770-476 рр. е.) і Чжаньго (475-221 рр. е.) у Давньому Китаї...
-
Етикет ділового обіду - Загальноприйняті правила поведінки за столом
Від ділового обіду залежить дуже багато чого: ваш імідж як ділової людини, імідж фірми, про яку будуть судити по вашому поведінці, успіх важливих...
-
Офіс і його корпоративний імідж. - Основні складові ділового етикету офісу
Те, як виглядає офіс компанії чи фірми, може багато що сказати про стан справ цього підприємства, загальній культурі його керівника та працівників, їх...
-
Зовнішній вигляд співробітників. - Основні складові ділового етикету офісу
Жоден співробітник або керуючий фірмою не захоче, щоб її образ потьмянів в очах інших людей від того, що хтось з керівних співробітників буде неохайно...
-
Висновок - Правила ділового етикету
Отже, щоб ваша бесіда була результативної незалежно від того, з ким ви розмовляєте необхідно: по-перше сподобатися співрозмовнику, для цього встановлені...
-
Особливості ділового етикету - Етика ділової зустрічі
Попри універсальний характер етикету, є певні особливості його прояву в сім'ї, у громадських місцях, на роботі. Далі розглянемо особливості ділового...
-
Загальні правила етикету - Культура поводження за столом
Правильно і уміло користуватися предметами сервіровки -- це насамперед використовувати їх тільки за призначенням. Перш за все потрібно запам'ятати, що...
-
Правила ввічливості на роботі. - Основні складові ділового етикету офісу
Якщо виходити з ідеї рівності чоловіків і жінок і керуватися правилами звичайної ввічливості, то питання про те, як вести себе представникам протилежних...
-
Одяг і зовнішній вигляд - Правила ділового етикету
Дипломатичний комунікація етикет ввічливість Хоча і говорять, що проводжають по розуму, але приймають по одежинці - ці ж принципи діють і коли людина...
-
Етапи бесід Дослідники виділяють такі етапи бесіди: підготовка до бесіди, встановлення контакту, орієнтування в ситуації й людях, обговорення питання й...
-
Коли телефонують до вас: - Етикет телефонного спілкування
- відповідаючи на телефонний дзвінок, треба відрекомендуватись. Відповідь може бути, наприклад така: "Райдержадміністрація, організаційний відділ....
-
Підготовка та проведення ділової зустрічі - Етика ділової зустрічі
Підготовка приміщень. Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Тут повинно бути не душно, не шумно; саме приміщення...
-
Навчання дітей етикету - Культура поводження за столом
Чим раніше дитина дізнається правила поведінки за столом, тим швидше вони виконуватимуться автоматично, легко і вільно. Але етикету не можна навчити, як...
-
Які жести є припустимими у діловому спілкуванні - Згода і відмова в діловому етикеті
Людина, яка має високий рівень культури спілкування, дотримується загальноприйнятих норм і користується всіма формами і засобами спілкування. Вона легко...
-
"Великий тлумачний словник сучасної української мови" подає таке визначення етикету: "Установлені норми поведінки і правила ввічливості в якому-небудь...
-
Можна мати відповідне утворення, яскравий талант і незвичайні здібності, але якщо імідж не продуманий, ваші честолюбні задуми можуть залишитися усього...
-
Культура ділового спілкування - Слово у спілкуванні
Під час опитування, студенти інститутів, коледжів, учні старших класів м. Києва на запитання "Що таке культура спілкування?" відповідали, що це:...
-
В поїзді, В кафе, ресторані - Етикет різних країн світу
Увага і ввічливість до навколишніх потребує від нас значних зусиль. Юрба і спека, поштовхи і громіздкий вантаж - все це може навіть спокійну людину...
-
Обговорення зустрічі з партнером по телефону або службове листування - Німецький діловий етикет
Німці відрізняються працьовитістю, старанністю, пунктуальністю, ощадливістю, раціональністю, організованістю, педантичністю, скептичністю, серйозністю,...
-
Вступ, Знайомство - Етикет різних країн світу
Ми рідко задумуємося над тим, що в повсякденних відносинах прояву безтактовності, грубості і демонстрації бездушності не тільки, як прийнято говорити,...
-
Ділове спілкування та його особливості - Етика ділової зустрічі
Люди, як правило, починають спілкуватися з якогось приводу. При цьому їхні дії пов'язані з предметом спілкування, який визначає його сутність, дає змогу...
-
ОДЯГ ДІЛОВОЇ ЖІНКИ - Імідж ділової жінки
Пояси Зараз у вас великий вибір поясів різного кольору і матеріалу. Багато хто з них виглядають набагато дорожче, ніж вони коштують. Вибирайте поясу...
-
ВСТУП, СИЛА ДЕТАЛЕЙ - Імідж ділової жінки
Актуальність теми Полягає у тому, що для ділової жінки імідж найбільш важливий, адже від того, яке враження виробляє ділова жінка, в чималому ступені...
-
ДІЛОВИЙ МАКІЯЖ І ЗАЧІСКА - Імідж ділової жінки
Дослідження в Америці та Європі підтвердили, що жінки, які вживають косметику, володіють не тільки великими шансами досягти успіху, ніж їхні колеги, а й...
-
Домовленість про ділову зустріч - Етика ділової зустрічі
Щоб ефективно провести діловий контакт, до нього необхідно серйозно підготуватися і продумати все до дрібниць. Про ділову зустріч або переговори прийнято...
-
Регіональні особливості мовленнєвого етикету - Особливості мовленнєвого етикету українців
Як і на всіх українських землях, у галицькій родині дитину змалечку навчають бути чемною, дотримуватись неписаних, але обов'язкових у взаєминах із людьми...
-
Правила общения по телефону - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Основні правила ведення бесіди - Основні поняття про етикет
Тон розмови повинен бути плавним і природним, але ніяк не педантичним і грайливим. У "світі" говорять про все, але ні в що не заглиблюються. У розмовах...
-
Вимоги до учасників ділового спілкування - Слово у спілкуванні
Американський письменник Джон Стейнбек зауважив: "Мені завжди було дивно бачити, що якості, якими ми захоплюємося в людині: доброта і благородство,...
-
Невербальні засоби та етикет ділового спілкування - Слово у спілкуванні
Ділове спілкування стає тим ефективнішим, чим краще в ньому пов'язуються всі засоби (і вербальні, і невербальні) із дотриманням ділового етикету. Так,...
-
НОВА СПАНІЯ - Ділова етика в країнах світу
Крах попередньої (авторитарної) системи сімей, церкви і держави, перехід до демократії, участь в Європейському Союзі, економічне регулювання, хвиля...
-
Одяг і зовнішній вигляд. - Виникнення моралі
Хоча і говорять, що проводжають по розуму, але приймають по одежинці -- ці ж принципи діють і коли людина приходить до вас на прийом. І одяг одне з...
-
Дотримуючись атомістичної концепції, Епікур створив філософську систему, в якій виклад онтологічних і гносеологічних проблем підпорядкований науці про...
-
Етика ділового та адміністративної мови - Адміністративний мовний етикет
У сфері ділових відносин ми маємо справу і з паперами, і з людьми. Якщо ділові папери мають більш-менш усталені форми (їх стиль підпорядкований...
-
Що і як треба їсти - Етикет різних країн світу
Сидячи за столом, не ріжемо хліб ножем, а відламуємо маленькі шматочки. При закусці, наприклад, якщо це вітчина, не кладемо її на шматочок хліба. Вітчину...
Про правила етикету ділової телефонної розмови - Слово у спілкуванні