Прием подчиненных - Основные понятия об этикете
Успешное руководство неразрывно связано с эффективной коммуникацией. Если вы не умеете извлечь максимум возможного из общения с людьми, то вам не удастся и заставить их выкладываться на работе в полную силу.
На первый взгляд все очень даже просто - всего-то нужно объяснить человеку, что именно вы от него хотите, добавить несколько слов похвалы, или, если нужно, наоборот, слегка пожурив, - но если бы все было так просто! Недостаточно ответственное отношение к тем формам коммуникации, с которыми имеет дело руководитель -
- - устной; - письменной; - невербальной, - может серьезно осложнить его работу.
В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.
Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций; их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.
Эффективность устной коммуникации зависит от ряда факторов, в число которых входят, в частности:
- - подбор слов; - стиль общения; - "сигналы поддержки".
Вступая в контакт с подчиненными необходимо следить за своей речью, так как от того, как говорит руководитель зависит, то насколько точно его будут понимать подчиненные. Правильный и литературный стиль речи вызывает уважение и привлекает внимание к говорящему, и к теме беседы.
Вне зависимости от того, с кем предстоит встречаться, руководитель всегда должен:
- - уметь объяснить, что он имеет ввиду, если он по каким-то причинам чувствует, что его не понимают; - контролировать свое общение с подчиненными, тщательно подбирая слова; - стараться сделать свою речь по возможности ясной и определенной.
Часто мы не обращаем внимание на то, как мы говорим. На вопросы, связанные с выбором стиля речи, в какой-то мере даст ответ изучение стиля разговора. Исследования в этой области показали, что существует три основных стиля ведения разговора.
Первый стиль - человек может разговаривать, как "родитель" с ребенком.
Второй стиль - "ребенок" обращается к "родителю" за поддержкой. Конечно, это не значит, что человек говорит по-детски, но отношения, которые связывают его с тем, о чем и кому он говорит, напоминают отношения "родителя" и "ребенка".
И, наконец, третий стиль - стиль "взрослого", когда говорящий не выражает свое отношение к тому, что он говорит, и ожидает от собеседника того же эмоционально нейтрального ответа.
Эти три стиля ведения разговора условно можно обозначить тремя пересекающимися окружностями. В течение нескольких минут один и тот же человек может использовать в общении все три стиля. Если собеседник чувствует стиль и отвечает сообразно этому, такая коммуникация называется параллельной. Параллельное использование стилей позволяет добиться наибольшей эффективности во время беседы и мобилизовать силы подчиненных.
Люди не только слушают, что им говорят, но и внимательно следят за жестами, которыми сопровождается речь. Конечно, о многом расскажет выражение лица, но положение нашего тела все-таки важнее.
Руководитель должен следить, чтобы его слова "не расходились" с жестами. Конечно, иногда сложно справиться с собой, но лучше объяснить это своим подчиненным, чем сбивать их с толку странным поведением и путаной речью.
Большинство людей знакомы с теорией языка телодвижений, связанных с подсознанием. Есть ситуации, в которых и руководитель, и подчиненный чувствуют себя неловко, и часто единственным средством, способным снять напряжение, является именно уместный жест. Хорошим примером такой ситуации является собеседование при приеме на работу. Если менеджер сидит за столом, это лишний раз подчеркивает его положение и власть в организации, но его собеседник будет чувствовать себя напряженно и неестественно. Поэтому менеджеру лучше сесть рядом с ним и на протяжении всего разговора избегать положений, которые могут поставить визитера "в тупик".
На совещаниях своеобразным "барометром напряженности" могут стать люди, сидящие в стороне от всех, закладывающие руки за голову (подсознательное выражение агрессивности) или постоянно приглаживающие волосы (жест несогласия). Руководителю нужно сидеть прямо и стараться установить устойчивый зрительный контакт со всеми участниками совещания. Если человек отводит глаза или не отрывает взгляд от своих бумаг, это говорит о том, что он чувствует себя не очень уютно или не совсем уверен в себе.
Знание языка телодвижений помогает также руководителю во время общения, так как умение понимать язык жестов помогает улавливать перемену настроения собеседника и вовремя сглаживать назревающие конфликты или уместной фразой привлечь внимание к теме разговора.
Постараюсь перечислить основные жесты, которые выдают настроение собеседника:
Знаки одобрения действий партнера:
- - оживленный, заинтересованный взгляд, раскрепощенность позы (партнер как бы подается навстречу собеседнику, расстегивая пиджак, чуть наклонив голову); - раскрытые и развернутые в сторону собеседника ладони рук. Непроизвольные чуть заметные кивки головой, легкое прикосновение к руке или плечу партнера, сопровождающее одобрительную реплику; - теплый уважительный тон речи.
Оценочные жесты и позы:
- - задумчивое (размышление) выражение лица, сопровождающееся характерным положением ладони у щеки (свидетельствует о том, что собеседника что-то заинтересовало, остается выяснить, что же побудило его сосредоточиться на какой-то проблеме); - партнер сознательно отводит глаза от собеседника. Это жест досады или недовольства. Партнер боится быть уличенным в своих сомнениях; - покусывание дужки оправы или протирание стекол очков. (Это как бы "тайм-аут" собеседника для анализа идей или предложений).
Жесты и позы защиты:
- - холодный, чуть прищуренный взгляд, искусственная улыбка. (Это говорит, что собеседник на пределе и, если не принять определенных мер, снижающих напряженность, может произойти срыв); - руки скрещены на груди, с пальцами, как бы впившимися в бицепсы. (Это свидетельствует о неприятии партнером вашей позиции по обсуждаемому вопросу. Он готов ринуться в бой и с трудом сдерживает себя, чтобы не прерывать вас); - приподнятые плечи и опущенная голова. (Сопровождается рисованием на листе бумаги). Она может говорить о том, что ваш собеседник обижен, оскорблен вашими словам.
Хочет того руководитель или нет, подчиненные всегда будут следить за его жестами. Поэтому всем руководителям нужно внимательней следить за своими невербальными реакциями, не только для того, чтобы правильно пользоваться языком телодвижений, но и чтобы лучше понять смысл позы и жеста любого из своих сотрудников. [Давид Робинсон, Добейся от людей наилучшего., М., 1994 г., с.97-101]
Если вы хотите добиться максимальных результатов от встречи необходимо уметь чувствовать ситуацию и управлять процессом общения. Если вы умеете:
- - Организовать общение. - Анализировать цели и задачи процесса общения, его предмет и повод. - Владеете навыками и приемами делового общения, знаете и использовать его тактику и стратегию. - Знаете речевой этикет и уметь им пользоваться. - Умеете вести беседу, собеседование, деловой разговор, спор, полемику, дискуссию, деловое совещание и т. д. - Имеете навыки доказывать, опровергать, критиковать, убеждать, достигать соглашений, компромиссов, делать оценки, предложения. - Владеете техникой речи, риторическими фигурами и приемами, уметь правильно строить речь и другие публичные выступления. - Знать служебный этикет и уметь его использовать. - Умеете с помощью слова осуществлять психотерапию общения, снижать стресс и недоверие собеседника, корректировать его оценки, поведение и отношения к событиям и заявлениям. - Умеете анализировать коммуникативные конфликты, диагностировать из, направлять их развитие в нужное русло. - Знать уловки, секреты и приемы общения, которые считаются нелояльными, уметь ими пользоваться. - Знать основы логики, теории и практики аргументации, уметь использовать их для ведения делового общения.
О вас можно сказать, что вы умеете управлять общением, так как этот перечень знаний, навыков и умений можно рассматривать почти как синоним способности к управлению общением.
Но при общении с подчиненными играет роль еще один немаловажный аспект - это возникновение или наличие конфликтной ситуации. В этом случае, чтобы уметь уладить конфликт, безболезненно для предприятия и его коллектива, необходимо знать природу конфликта и уметь им управлять.
Современная точка зрения заключается в том, что даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но и желательны. Конечно, конфликт не всегда имеет положительный характер. В некоторых случаях он может мешать удовлетворению потребностей и достижению целей организации. Например, человек, который на заседании комитета спорит только потому, что не спорить он не может, вероятно, снизит степень удовлетворения потребности в принадлежности и уважении и, возможно, уменьшит способность группы принимать эффективные решения. Члены группы могут принять точку зрения спорщика только для того, чтобы избежать конфликта и всех, связанных с ним неприятностей даже не будучи уверенными, что поступают правильно. Но во многих случаях конфликт помогает выявить разнообразие точек зрения, дает дополнительную информацию, помогает выявить большее число альтернатив или проблем и т. д. Это делает процесс принятия решений группой более эффективным, а также дает людям возможность выразить свои мысли и тем самым удовлетворить личные потребности в уважении и власти. Это также может привести к более эффективному выполнению планов, стратегий и проектов, поскольку обсуждение различных точек зрения на них происходит до их фактического исполнения.
Таким образом, конфликт может быть функциональным и вести к повышению эффективности организации. Или он может быть дисфункциональным и приводит к снижению личной удовлетворенности, группового сотрудничества и эффективности организации. Роль конфликта, в основном, зависит от того, насколько эффективно им управляют. Чтобы управлять конфликтом, необходимо знать причины его возникновения, тип, возможные последствия для того, чтобы выбрать наиболее эффективный метод его разрешения.
У всех конфликтов есть несколько причин, основными из которых являются ограниченность ресурсов, которые надо делить, различия в целях, различия в представлениях и ценностях, различия в манере поведения, уровне образования и т. п.
Распределение ресурсов. Даже в самых крупных организациях ресурсы всегда ограничены. Руководство может решить, как распределить материалы, людей, финансы, чтобы наиболее эффективным образом достигнуть целей организации. Не имеет значения, чего конкретно касается это решение - люди всегда хотят получать больше, а не меньше. Таким образом, необходимость делить ресурсы почти неизбежно ведет к различным видам конфликта.
Взаимозависимость задач. Возможность конфликта существует везде, где один человек или группа зависят в выполнении задач от другого человека или группы. Определенные типы организационных структур увеличивают возможность конфликта. Такая возможность возрастает, например, при матричной структуре организации, где умышленно нарушается принцип единоначалия.
Различия в целях. Возможность конфликта растет по мере того, как организации становятся более специализированными и разбиваются на подразделения. Это происходит потому, что подразделения могут сами формулировать свои цели и большее внимание уделять их достижению, чем достижению целей организации. Например, отдел сбыта может настаивать на производстве как можно более разнообразной продукции и ее разновидностей, потому что это повышает конкурентоспособность и увеличивает объем сбыта. Однако, цели производственного подразделения, выраженные в категориях затраты - эффективность выполнить легче, если номенклатура продукции менее разнообразна.
Различия в представлениях и ценностях. Представление о какой-то ситуации зависит от желания достигнуть определенной цели. Вместо того, чтобы объективно оценить ситуацию, люди могут рассматривать только те взгляды, альтернативы и аспекты ситуации, которые, по их мнению, благоприятны для группы или личных потребностей. Различия в ценностях - весьма распространенная причина конфликта. Например, подчиненный может считать, что всегда имеет право на выражение своего мнения, в то время как руководитель может полагать, что подчиненный может выражать свое мнение только тогда, когда его спрашивают, и беспрекословно выполнять то, что ему говорят.
Различия в манере поведения и жизненном опыте. Эти различия также могут увеличить возможность возникновения конфликта. Нередко встречаются люди, которые постоянно проявляют агрессивность и враждебность и которые готовы оспаривать каждое слово. Такие личности часто создают вокруг себя атмосферу, чреватую конфликтом.
Неудовлетворительные коммуникации. Плохая передача информации может быть как причиной, так и следствием конфликта. Она может действовать как катализатор конфликта, мешая отдельным работникам или группе понять ситуацию или точки зрения других. Например, если руководство не может донести до сведения рабочих, что новая схема оплаты труда, увязанная с производительностью, призвана не "выжимать соки" из рабочих, а увеличить прибыль компании и ее положение среди конкурентов, подчиненные могут отреагировать так, что темп работы замедлится. Другие распространенные проблемы передачи информации, вызывающие конфликт - неоднозначные критерии качества, неспособность точно определить должностные обязанности и функции всех сотрудников и подразделений, а также предъявление взаимоисключающих требований к работе. Эти проблемы могут возникнуть или усугубиться из-за неспособности руководителей разработать и довести до сведения подчиненных точное описание должностных обязанностей.
Существует несколько эффективных способов управления конфликтной ситуацией. Их можно разделить на две категории: структурные и межличностные. Не следует считать причиной конфликтов простое различие характеров, хотя, конечно, и оно может стать единственной причиной конфликтной ситуации, но в общем случае это всего лишь один из факторов. Нужно начать с анализа фактических причин, а затем применить соответствующую методику.
Похожие статьи
-
Беседа с посетителями - Основные понятия об этикете
Всем без исключения предпринимателям приходится вступать с партнерами по бизнесу - поставщиками сырья, комплектующих или готовых изделий, а также с...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные понятия об этикете
Итак, чтобы ваша беседа была результативной независимо от того, с кем вы разговариваете необходимо: во-первых, понравиться собеседнику, для этого...
-
Уклонение. Этот стиль подразумевает, что человек старается уйти от конфликта. Его позиция - не попадать в ситуации, которые провоцируют возникновение...
-
Межличностные стили разрешения конфликтов - Основные понятия об этикете
Уклонение. Этот стиль подразумевает, что человек старается уйти от конфликта. Его позиция - не попадать в ситуации, которые провоцируют возникновение...
-
Основные понятия теории этикета, Формулы речевого этикета - Речевой этикет
Ш Этикетная роль - это положение по отношению к собеседнику. Ш Этикетная ситуация - это условия, в которых происходит общение. Ш Этикетный жанр -...
-
Основные понятия, используемые в сети Internet - Сетевой этикет
Форум - асинхронный инструмент коммуникаций. Классический форум является текстовым, но в настоящее время существуют форумы, содержащие гипертекст,...
-
Основные правила ведения беседы, Заключение - Основные понятия об этикете
Тон разговора должен быть плавным и естественным, но никак не педантичным и игривым. В "свете" говорят обо всем, но ни во что не углубляются. В...
-
Структурные методы - Основные понятия об этикете
Разъяснение требований к работе. Это один из лучших методов управления, предотвращающий дисфункциональный конфликт. Нужно разъяснить, какие результаты...
-
Введение, Общие понятия делового этикета - Имидж делового человека
Времена меняются и по нашим улицам давно уже не ходят крестьяне в лаптях, стрельцы с пиками или купцы в поддевках. И, тем не менее, свой статусный или...
-
Международный этикет - Основные понятия об этикете
Основные правила этикета являются универсальными, то есть правила вежливости используются не только у себя дома, но и приняты в международном общении....
-
Понятие и роль речевого этикета в англоязычном обществе Английский речевой этикет - это совокупность специальных слов и выражений, придающих вежливую...
-
Подготовка к общению - Основные понятия об этикете
Перед началом разговора нужно четко сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате встречи. Чтобы беседа была продуктивной с самого...
-
Заключение - Роль речевого этикета во взаимоотношениях руководителя и подчиненного
Таким образом, во всех ситуациях, возникающих в процессе служебной деятельности, стержень поведения руководителя должны составлять вежливость, доверие к...
-
Введение - Роль речевого этикета во взаимоотношениях руководителя и подчиненного
Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Всем известно, что любой сотрудник фирмы - лицо компании, и...
-
Введение, Понятие и назначение речевого этикета - Речевой этикет
"Этикет" - это совокупность правил поведения, касающихся отношения к людям (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в...
-
Цвета в одежде, Визитные карточки - Основные понятия об этикете
Если человек хочет подчеркнуть белизну своего лица, то ему следует надевать красную одежду, в любых других сочетаниях красный цвет одежды подавляет...
-
Тактичность и чуткость - Основные понятия об этикете
Эти два качества включают в себя такое понятие, как чувство меры, которую следует соблюдать в разговоре, в личных и служебных отношениях, т. е. умение...
-
Понятие делового этикета Деловой этикет лежит в основе деловых отношений, он базируется на многовековом опыте, который формирует представление о духовных...
-
Психология общения, Практика делового общения - Деловой этикет
Практика делового общения Деловой этикет - важнейшая сторона морали профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание его -...
-
Введение - Понятие "этикет", история развития этикета в мире и России
Современный человек то и дело оказывается в ситуациях, которые требуют от него специфических навыков поведения и общения. Он бывает за границей, вступает...
-
Основные требования к ведению делового телефонного разговора - Техника ведения телефонных разговоров
"Ораторское искусство немыслимо, Если оратор не овладел в совершенстве предметом, О котором хочет говорить". Марк Туллий Цицерон Компетентность,...
-
Деловая беседа как вид делового общения. Деловой этикет - Основные правила подготовки деловой беседы
Деловой этикет беседа общение Деловое общение может быть как письменным, так и устным: Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные...
-
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОБ ЭТИКЕТЕ, Где зарождался этикет - Этикет, история этикета
Где зарождался этикет Англию и Францию называют обыкновенно: "классическими странами этикета". Однако, родиной этикета назвать их никак нельзя. Грубость...
-
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ИМИДЖА ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА - Деловой этикет
1. Внешний вид 2. Жесты и движения Этикет является одним из главных "орудий" формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая...
-
Основные виды этики: гуманистическая и авторитарная - Понятие этики, ее задачи и структура
Выдающемуся этику и философу XXв. Эрику Фромму (1900--1980) принадлежит учение о двух видах этики -- гуманистической и авторитарной, -- учение, наиболее...
-
Зарождение этикета - Основные понятия об этикете
Всем известно, что Англию и Францию часто называют "классическими странами этикета". Однако родиной этикета назвать их никак нельзя, так как еще в XV вв....
-
Правила вербального этикета - Психология и этика делового контакта: понятие, характеристика
Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного, речевого) этикета, связанного с формами и манерами речи,...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Понятие управленческого общения - Специфика коммуникации руководителя и подчиненного
Управленческое общение - это деловое общение между субъектом и объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами,...
-
Основные понятия об этикете, Где зарождался этикет - Профессиональная этика специалиста
Где зарождался этикет Англию и Францию называют обыкновенно: "классическими странами этикета". Однако, родиной этикета назвать их никак нельзя. Грубость...
-
Заключение - Общие понятия делового этикета. Особенности делового этикета у разных народов
Интеллигентность должна быть не только в знаниях, но и в способности к пониманию другого. Она проявляется в тысяче и тысяче мелочей: в умении уважительно...
-
Основные понятия делового этикета - Основы делового этикета
Деловой этикет -- важнейшая сторона морали профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание его -- необходимое профессиональное...
-
Введение, Основные понятия этики - Этика делового общения
Деловое общение - это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого...
-
Основные правила поведения в конфликте - Понятие конфликта. Причины возникновения
Конфликты как экстремальная форма разрешения противоречий неизбежны, но ими в определенных границах можно управлять. Для этого необходимо научиться...
-
ПОНЯТИЕ ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА - Этика деловых отношений в западной традиции
Общение выступает стороной более широкого явления -- поведения людей, одна из сторон которого -- этикет, т. е. установленный порядок поведения. Этикет...
-
Речевой этикет в современном обществе
Речевой этикет в современном обществе Хорошие манеры - один из важнейших показателей воспитанного, культурного человека. С раннего детства нам прививают...
-
Основные правила этикета - Правила японского этикета
Японцы тщательно придерживаются правила появляться на службе и протокольных мероприятиях в строгом деловом костюме. Главные требования к одежде -...
-
Основные принципы делового этикета - Деловое общение
Этикет - это устойчивый порядок поведения, совокупность правил вежливого обхождения в обществе. Этикетные правила представляют собой поведенческий язык...
-
Нередко возникает вопрос: может ли государственный служащий вступить в предвыборную борьбу со своим руководителем, выступать в средствах массовой...
-
Поощрение, Увольнение - Роль речевого этикета во взаимоотношениях руководителя и подчиненного
Положительные подкрепления (вознаграждения, поощрения) в управленческой практике имею большое значение. Однако и поощрение требует соблюдения...
Прием подчиненных - Основные понятия об этикете