Порядок работы руководителя, Прием посетителей - Организация деловых контактов. Порядок работы руководителя; факторы обеспечивающие его (время приема посетителей, уведомление о посещении и другое)

Прием посетителей

Прием посетителей для многих руководителей представляет собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Прием посетителей начинается с их встречи с руководителем. В зависимости от характера приема и ранга посетителя руководитель, ведущий прием, может выбрать несколько вариантов своего поведения.

    1) Руководитель принимает посетителя сидя за рабочим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает сесть перед своим столом. Этот прием используется в основном при официальной форме общения. Здесь время приема, характер общения и его итоги определяет сам руководитель. 2) Входит посетитель, руководитель отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садится напротив. Это полуофициальная форма общения. Она характеризуется равенством прав на порядок обмена информаций. Время встречи обусловлено по взаимной договоренности обеих сторон. 3) Входит посетитель, руководитель находится в его центре, обменивается с ним приветствием и приглашает сесть в кресло за журнальным столиком. Это дружеская форма общения: полная открытости, дружелюбие, готовность к вниманию.

Посещение руководителя посетителями происходит по самым разным поводам. Одни желают что-то узнать, другим нужна консультация, третьи хотят о чем-то рассказать. Чтобы отгородится от незаявленных и ненужных посетителей, надо управлять их потоком. Очень эффективная методика такого управления предложена немецким профессором Лотаром Й. Зайвертом.

Этот ученый считает непозволительной роскошью, если любое лицо в любой день недели, а может быть и любое время дня может лично или по телефону претендовать на общение с руководителем. Он предлагает отгораживаться от посетителей с помощью нижеследующей программы:

    - поручить своему секретарю, согласование и соблюдение сроков и дат; пусть он согласовывает заблаговременно; - использовать письменный стол Вашего секретаря как своего рода барьер; - установить общие приемные часы и поручить секретарю спрашивать о причинах желаемого времени для посещения, чтобы вы могли подготовиться. - ввести определенные часы приема для отдельных своих сотрудников.

Посещение посетителей надо планировать и готовить к их приему. Спрашивайте себя, имея в виду конкретного посетителя, которого вы хотите принять или пригласить, какой цели ваш разговор должен послужить. Нужно подготовиться, к разговору по его существу, держите наготове необходимые документы.

Настройтесь на возможные аргументы и возражения своего собеседника. Принимая посетителей, постарайтесь, прежде всего, выяснить цель их визита и сразу установите его продолжительность: разговор, как правило, длится столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Начав разговор с посетителем, нужно стремиться понять суть просьбы и уяснить, чего он от вас хочет.

Первое и главное условие для повышения собственного авторитета в глазах посетителя - это уважительное отношение к нему. Но при одном непременном условии, уважение должно быть искренним. Фальшь посетитель всегда чувствует. В некоторых случаях с посетителем возникает конфликт. Его причиной могут быть:

    1. неопределенность или сокрытия, какой либо важной информации; 2. унижение личного достоинства посетителя, пренебрежение его интересам, высокомерие, проявление власти или угрозы; 3. грубое поведение или реакция на грубость посетителя; 4. несоответствие предполагаемым ожиданиям посетителя, неоднозначность толкования обязанностей и возможностей; 5. небрежность, невнимательность; 6. долгое ожидание приема или длительное "хождение по мукам".

Старайтесь по возможности избегать всего этого.

Прием посетителей из числа сотрудников проводить значительно легче, прежде всего потому, что их посещение легче контролировать. Кроме того, причины возможного посещения чаще всего известны заранее.

Однако самое лучшие, приучить своего сотрудника к твердо, установленным часам приема и часам, закрытым для посещения. Поэтому установите для них определенные часы приема, во время которых вы сможете обсудить с ними все, что накопилось за определений промежуток времени. Также нужно проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие рабочие и управленческие проблемы.

Любая беседа с посетителем должна когда-то кончиться. Если сам посетитель не желает завершить собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы:

    - выскажите обобщающие или завершающие замечания; - закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне; - посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал; - покажите, что вам скучно; - встаньте; - проведите своего посетителя к двери; - начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить; - во время дискуссии говорите несколько энергичнее и поспешно; - договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем сроке; - сообщите своему посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено.

Похожие статьи




Порядок работы руководителя, Прием посетителей - Организация деловых контактов. Порядок работы руководителя; факторы обеспечивающие его (время приема посетителей, уведомление о посещении и другое)

Предыдущая | Следующая