Назначение и подготовка проведения приемов - Деловой прием

Прием - одна из форм "внешне - и внутриполитической" деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Прием проводится: а)по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределенными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приемы - это "бокал шампанского", "бокал вина", "завтрак". "Бокал шампанского " начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приема может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т. д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является "коктейль", который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван "а ля фуршет". Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

    - подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие; - гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону( чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение; - неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой; -некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке; - следует брать ровно столько, сколько можно съесть; - закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место; - для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки; - мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками( " на один раз"). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - "коктейль". Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

    - первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот; - женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина; - мужа не сажают рядом с женой; - два иностранца из одной страны не сидят вместе; - последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом( если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей " не ждали" заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Похожие статьи




Назначение и подготовка проведения приемов - Деловой прием

Предыдущая | Следующая