Коли телефонуєте ви: - Етикет телефонного спілкування

До телефонної розмови слід готуватися, чітко визначивши для себе мету розмови, запитання, які необхідно поставити, документи та матеріали, потрібні для розмови.

    - куди б ви не телефонували, не можна починати розмову з питань "Хто це?" або "Хто говорить?" - коли вас з'єднали з абонентом, слід привітатись, назвати своє ім'я та прізвище, місце роботи, посаду. Це зорієнтує співрозмовника та наблизить вас до головної мети цього спілкування. Якщо трубку зняв секретар, то привітавшись і назвавшись, необхідно коротко викласти причину дзвінка. Якщо ви самі це не зробили і вас секретар про це запитає, не ображайтесь, це його обов'язок, до якого треба ставитися з розумінням і повагою. Своє ім'я та прізвище слід вимовляти чітко і повільно. - пам'ятайте, що ви телефонуєте у зручний для вас час, тому не варто ображатись, якщо вас попросять передзвонити. - будь-яка телефонна розмова передбачає ввічливу форму спілкування, привітність та доброзичливість. Ось такі початки фрази вважаються ввічливими: Доброго ранку (дня, вечора)!; Чи можна попросити до телефону...; Чи не могли б ви попросити...; Чи вам не важко попросити... тощо. - В офіційному зверненні по телефону неприпустиме: "Михайленка!" (без привітання, без "будь-ласка" чи "прошу", без посади або імені та по батькові).

Існує низка ввічливих форм відмови:

    - Вам не складно буде зателефонувати ще раз? - На жаль, його немає. Ви не змогли б зателефонувати через годину? - Якщо ви налаштовані на довгу телефонну розмову, перш ніж її розпочати, поцікавтесь, чи має ваш співрозмовник достатньо часу, щоб з вами розмовляти або домовтесь про зручний час. - Якщо розмова триває надто довго, то слід перепитати: "Чи є у вас час для продовження розмови?" - Неприпустимо називати себе особистим другом керівника, до кабінету якого телефонуєте через секретаря (навіть, якщо це справді так). Це серйозне порушення етикету.

Нові ситуації, що потребують регулювання, створює користування мобільним телефоном. Небажано користуватися ним під час засідань і нарад, навіть якщо вам здається, що ви розмовляєте тихо та нікому не заважаєте.

Краще взагалі не брати з собою такого телефону на офіційні й урочисті заходи, концерти, вистави тощо. Якщо мобільний телефон нагадав про себе на вулиці, у коридорі установи, для розмови відійдіть убік або розшукайте місце, де б ви не заважали іншим.

Неприпустимо передавати під час спілкування мобільним телефоном інформацію конфіденційного або закритого характеру.

При телефонних переговорах є деякі обмеження, які слід знати:

    - не обговорюйте питання з не компетентною особою або людиною, яка не володіє відповідними повноваженнями, навіть якщо вона дуже ввічлива; - іноді (наприклад, якщо вам невідомий режим роботи людини, якій ви телефонуєте чи абонент дуже шановна і зайнята людина) доречно запитати на початку розмови: "Вибачте, чи є у вас час для розмови зі мною?"; - під час розмови записуйте найбільш істотні моменти. Зробити конспект чи тези розмови і зберігати його в папці простіше, ніж тримати в пам'яті. А головне - надійніше. Недарма китайці говорять: "Найгірше чорнило краще, ніж найкраща пам'ять"; - припустимо, ви зателефонували людині на її прохання, але в момент дзвінка її не виявилося на місці чи вона не змогла підійти до телефону. У такій ситуації треба попросити передати цій людині, що ви телефонували і повідомити номер телефону, за яким з вами можна зв'язатися, а також у який час; - якщо закінчена ділова розмова, то розслаблюватися і заводити бесіду на тему погоди, спорту, політики, сімейного життя можна тільки після дозволу абонента продовжити розмову на ці теми; - не рекомендується телефонувати людям додому з службових питань. Взагалі не слід цього робити після 21 години вечора; - "повислі" дзвінки - грубе порушення правил ділового етикету. Якщо змінилися обставини і ділова необхідність у дзвінку, про який ви домовилися відпала, необхідно зателефонувати, вибачитися і повідомити, що питання вирішено.

І тим, хто телефонує, і тим, кому телефонують, варто пам'ятати: у телефонному спілкуванні, як ні в якому іншому, важливо щоб мова була правильною. Стежте за інтонацією, вимовою, змістом. Багатослівність заважає не тільки іміджу, але й гаманцю. Будьте лаконічні, ввічливі і доброзичливі.

Похожие статьи




Коли телефонуєте ви: - Етикет телефонного спілкування

Предыдущая | Следующая