Этапы и фазы делового общения - Этика государственной и муниципальной службы
Деловой этикет муниципальный служба
Анализ структуры делового общения менеджера и его динамики позволяет выделить четыре этапа.
- 1. Этап профессионального общения - познание и составление первичного психологического портрета взаимодействующего с менеджером человека. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, степени знакомства с ним, наличия определенных сведений о нем в характеристиках и рассказах других работников. При непосредственном наблюдении за человеком являются его вербальные и невербальные акты поведения:
- * речь и ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики; * выразительные движения, мимика и жесты, экспрессия лица; * движения, перемещения и позы человека, дистанция между людьми, сближение, соприкосновение; * физическое воздействие на другого человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары).
Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в ношении одежды другим людям. При составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется ориентироваться на следующие параметры личности:
- * направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы); * операционные особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный и профессиональный опыт, стереотипы поведения); * психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности; * психические свойства и процессы (особенности процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой сфер личности); * социально-психологические особенности поведения (социальный и межличностный статус, роли, стиль жизни и работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические качества личности).
Основными способами построения психологического портрета в процессе делового общения могут выступать: эмпатия, рефлексия, стереотипизация, индивидуализация.
- * Эмпатия: как способ психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в той или иной жизненной ситуации. * Рефлексия: основывается на познании и оценке менеджером своей позиции и размышлениях о позиции другого человека, в ходе его мыслей, ближайших и перспективных планах поведения. * Стереотипизация: строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия. * Индивидуализация - это способ анализа поведения и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умении и навыков. 2. Этап профессионального общения - создание соответствующих условий и психологических предпосылок эффективных коммуникаций. Важнейшей психологической предпосылкой эффективного общения является выявление основной репрезентативной системы взаимодействующего с менеджером человека и опора на нее в процессе непосредственного контакта.
По мнению-Д. Гриндера и Р. Бендлера, создателей теории нейролингвистического программирования, существует три основных канала, через которые люди получают информацию об окружающем мире: зрение, слух и кинетическое чувство. У каждого человека есть наиболее развитая репрезентативная система, которая может отличаться от репрезентативной системы другого человека.
- 3. Этап профессионального общения - непосредственный контакт менеджера с другими лицами. Его цель - получение определенной информации и воздействие на партнера. Этот этап общения важен для устранения противоречий, непонимания и разногласий, решения вопросов согласованности. 4. Этап профессионального общения - осознание менеджером результатов и последствий контактов
В деловом общении выделяются несколько фаз:
Наиболее ответственной фазой является (подготовка делового общения, которое надо планировать, правильно выбрав место и время) определить для себя установки на результаты общения.
Далее собственно наступают фазы общения. Первой из них является (вхождение в контакт). В этой фазе менеджер должен почувствовать состояние, настроение партнера, освоиться сам и дать возможность сориентироваться собеседнику - это самонастройка. Здесь очень важно сразу расположить партнера к себе и обеспечить ровное начало общения. Этот период завершается установлением психологического контакта.
Следующая фаза - (концентрация внимания) на чем-то, какой-то проблеме, задаче сторон и разработке темы. Здесь выделяют мотивационный зондаж. Он производится с целью понять мотивы собеседника и выявить его интересы.
Далее наступает фаза (аргументации и убеждения). Она имеет место, если есть расхождение во мнениях.
Последней фазой является фаза (фиксации результата). Менеджер должен уметь почувствовать тот момент в общении, когда тема исчерпана или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо завершать общение. Этот момент еще называют критическим. Но завершать деловое общение нужно так чтобы была перспектива продолжения, потому что разрыв отношений это конец контактов. Разрыв отношений для менеджера означает упущенные возможности. Менеджер в любой деловой беседе должен знать три аспекта (деловой, личный и динамику развития беседы).
3. Назовите 6 обязательных правил успешного проведения делового телефонного разговора, соответствующих этапам его проведения
Техника телефонных переговоров
Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и, прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефону - искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько представительных бесед. Очень важно правильно общаться по телефону, используя это эффективное средство связи людей. Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другой город для выяснения каких-либо обстоятельств.
Иногда можно неправильно использовать такой удобный и привычный способ связи, как телефон. Многие люди в иных ситуациях неоднократно совершает базовые и серьезные ошибки при пользовании телефоном, даже, несмотря на тот факт, что по оценкам специалистов, более 75% деловых вопросов решается по телефону. То есть это означает, что по телефону может быть уничтожена существенная часть бизнеса.
Искусством общения по телефону овладевает каждый. Чтобы научиться правильно, говорить по телефону можно ходить на специальные курсы, изучать различные методические пособия, такие как этика телефонных переговоров и т. д.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20-30%). Так утверждает американский менеджер А. Макензи. Среди 15 главных причин потерь времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски.
Известно также, что при телефонном разговоре наблюдается такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Во время разговора нужно соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость.
Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно сделать выводы о том, что эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.
При подготовке к деловой беседе по телефону нужно постараться ответить на следующие вопросы:
- 1. Какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре; 2. можете ли вы вообще обойтись без этого разговора; 3. готов ли к обсуждению предлагаемой темы собеседник; 4. уверены ли вы в благополучном исходе разговора; 5. какие вопросы вы должны задать; 6. какие вопросы может задать вам собеседник; 7. какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас, его; 8. какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора; 9. как вы будете вести себя, если ваш собеседник:
- * решительно возразит, перейдет на повышенный тон; * не отреагирует на ваши доводы; * проявит недоверие к вашим словам, информации.
По окончании делового телефонного разговора нужно потратить 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Понять причину своих ошибок.
Этические нормы телефонного разговора
Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения, поэтому необходимо помнить обо всех его характеристиках упомянутых выше. Кроме того, особенности общения по телефону вызывают ряд часто встречающихся ошибок, снижающих эффективность делового контакта, и налагают дополнительные требования его участников.
Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.
Ваш собеседник, говорящий с вами по телефону не может оценить, ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы, и ее продолжительность молчания, интонация, выражающая энтузиазм и согласие. Джон Югер выделил такие наиболее важные принципы этики общения по телефону:
- * если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря, попросить вас представиться и узнать по какому поводу (вопросу) вы звоните. Нужно назвать себя и кратко изложить причину звонка. * если вы звоните человеку, который просил вас перезвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз или сказать когда и где вас можно будет найти. * когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое то время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу. * никогда нельзя говорить с набитым ртом по телефону с деловым человеком или вообще. * если звонит телефон, а вы в это время говорите по другому аппарату, то нужно постараться закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Обычно нужно спросить у второго собеседника, по какому вопросу он звонит и кого позвать.
Существуют и другие правила общения по телефону:
- * Отвечая на телефонный звонок, обязательно назовите свою фамилию, должность и организацию, которую вы представляете; * Нужно говорить коротко и четко так чтобы вас могли слышать и понимать; * Внимательно слушать и стараться не перебивать сказанное, не прерывайте собеседника в середине фразы, не проявляйте нетерпение в разговоре с ним; * Имейте под рукой все необходимое, чтобы записать важную информацию.
Следующие наиболее распространенные ошибки телефонных переговоров:
- * Расплывчатая цепь разговора; * Отступление от главной темы и затрагивание переговоров; * Не устанавливается наиболее благоприятное для звонка время; * Агрессивный звонок без извинений, не подготовленный заранее; * Отсутствует правильное интонирование речи; * Слишком быстрый темп разговора (собеседник может быть уверен, что вы торопитесь); * монолог вместо диалога, отсутствие обратной связи; * Отсутствие финала выводов. 1. Вступление - поприветствуйте клиента - представьтесь: назовите свое имя и компанию с указанием сферы деятельности - уточните возможность разговаривать
На этом этапе особенно важна энергетика в голосе, т. к. клиент еще не включился в беседу. Однако именно сейчас он принимает решение, стоит ли разговаривать с вами дальше.
Называйте свое имя четко и ясно! Назвав, сделайте секундную паузу. Вероятность того, что клиент вас запомнит, значительно возрастает!
Часто имею дело со входящими звонками и приходится слушать, как продавец бубнит что-то вроде: "Здрасьте, это иванчпрогаикопыта, удобно говорить"? Избегайте этой ошибки.
- 2. Установление контакта - Сошлитесь на рекомендацию - Используйте информацию, полученную в ходе поиска потенциальных клиентов - Используйте техники "малого" разговора 3. Вызов интереса
Сообщите, чем вы занимаетесь, что будет обсуждаться на встрече и почему клиент извлечет из этого выгоду.
- 4. Договоренность о встрече - Сообщите, сколько времени займет встреча - Используйте 4-х шаговую технику назначения встречи 4-х шаговая техника назначения встречи:
Предложите на выбор два варианта времени для встречи, используяальтернативные вопросы (или..., или...), таким образом, вы сместите акцент выборана время встречи, а не на необходимость самой встречи. Сужайте временной диапазон:
- - Вам удобнее на этой неделе или на следующей? - Давайте на этой. - В четверг или в пятницу? - В четверг. - Утром или после обеда? - Давайте ближе к вечеру. - Вам удобней в 17 или 18 часов? 5. Завершение разговора - Уточните адрес встречи, - Оставьте свой контактный телефон - Резюмируйте разговор, т. е. еще раз озвучьте все договоренности - Попрощайтесь на позитивной ноте
Похожие статьи
-
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ - Этика государственной и муниципальной службы
Деловое общение - это форма коммуникабельного взаимодействия, которая основывается на принципах, нормах и правилах делового этикета и характеризуется...
-
Общение по телефону - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен...
-
Правила общения по телефону - Психология и этика делового контакта: понятие, характеристика
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
ЭТИКА ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ - Этика делового общения
Введение Телефон необходим во многих неотложных жизненных ситуациях. И не только драматических. Свидание с любимым человеком, визит к друзьям, посещение...
-
Проблема структуры делового общения - Основные фазы деловой беседы
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном...
-
ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ДИСТАНЦИИ ПРИ ОБЩЕНИИ - Этика государственной и муниципальной службы
Общение деловой этикет Человеческое общение базируется на некоторых этических принципах, нормах и правилах. Без их соблюдения общение скатится до...
-
Фазы общения, Средства общения - Психология и этика деловых отношений
Из всех фаз общения наиболее ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной. Общение нужно планировать, правильно выбрать место и время,...
-
Понятие и цели делового общения Общение - процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит...
-
Этические нормы телефонного разговора - Основы делового общения
Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения, поэтому необходимо помнить обо всех его характеристиках упомянутых выше. Кроме того,...
-
Правила общения по телефону - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Техника телефонных переговоров - Деловое общение
Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и, прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефону - искусство. Один телефонный звонок может...
-
Техника телефонных переговоров - Основы делового общения
Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и, прежде всего в деловую сферу. Разговаривать по телефону - искусство. Один телефонный звонок может...
-
Абстрактные типы собеседников - Основы делового общения
Абстрактный собеседник - это тип людей, воображаемая психологическая модель, отражающая определенные характерные свойства, которые имеют значение для...
-
Телефонный этикет - Этика бизнеса и деловых отношений
Но есть еще одна деталь крайне важная деталь для делового человека, это умение общаться по телефону. Итак, современную деловую жизнь невозможно...
-
Телефонные переговоры. - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Вступление, Общение по телефону - Деловой этикет в телефонном разговоре
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Взаимоотношения людей в процессе совместной деятельности, которой каждый человек посвящает значительную часть своей жизни, всегда вызывали особый интерес...
-
Общие этические принципы и характер делового общения - Психология и этика деловых отношений
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри...
-
Этика и мораль - Этика и психология делового общения
Этика -- это философская наука, объектом изучения которой является мораль. Этика не создает норм, принципов и правил поведения, оценок и идеалов, а...
-
ПОНЯТИЕ ОБЩЕНИЯ И ДЕЛОВЫХ ОТНОШЕНИЙ - Этика деловых отношений в западной традиции
Этика общения - правила и приемы внешнего уважительного отношения к людям, проявления доброжелательности к ним. Общение - процесс взаимодействия...
-
Этика и психология деловых бесед и переговоров - Секреты делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Этика деловой общение учение Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним...
-
Деловое общение: закономерности и тактика - Психология и этика деловых отношений
...Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за деньги товар, как кофе или сахар. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой...
-
Введение, Основные понятия этики - Этика делового общения
Деловое общение - это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого...
-
Решение практической ситуации - Этика делового общения
В нашей конфликтной ситуации являются 2 человека. Это инженер-инспектор архитектурно-строительного контроля Лебедева. Причиной Конфликта является который...
-
Этика деловых бесед, встреч, переговоров - Деловое общение
Результаты профессиональной деятельности сотрудников органов безопасности во многом зависят от личных встреч, бесед, совещаний. Этические требования к их...
-
Этикет - это устойчивый порядок поведения, совокупность правил вежливого обхождения в обществе. Этикетные правила представляют собой поведенческий язык...
-
Этика делового телефонного разговора - Этика речевых коммуникаций
Деловое общение по телефону значительно сокращает затраты времени на решение текущих вопросов, позволяет экономить не только время, но и деньги на...
-
1. Правила построения деловой беседы Деловые беседы (деловые встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности). Деловые...
-
Понятие и сущность профессиональной этики Нравственные отношения людей в трудовой сфере регулирует профессиональная этика. Нормальное функционирование...
-
Правила общения по телефону - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Общение по телефону - Этика рыночных отношений
Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен...
-
Виды, формы, цели общения - Психология и этика
Виды и формы общения. Общение может быть различных видов, каждый из которых имеет свои особенности и правила. Различают межличностное (непосредственные...
-
Общение по телефону - Этика общения по телефону
Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования: ведь при телефонном разговоре ваш собеседник никак не может оценить, ни во что вы...
-
Фазы деловой беседы - Этика делового общения
Деловая беседа состоит из пяти фаз: 1. начало беседы; 2. передача информации; 3. аргументирование; 4. опровержение доводов собеседника; 5. принятие...
-
Формы и этапы делового общения - Этика делового общения
Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются...
-
Телефонный разговор, как вид делового общения - Деловое общение и этикет
Остановимся по подробнее на этом виде делового общения как наиболее распространенном в деловых отношениях. Современную деловую жизнь невозможно...
-
Противоречие между этикой и бизнесом, должным и сущим весьма остро проявляется и сегодня в деловом общении, причем на самых разных его уровнях: как между...
-
13. Рытченко Т. А., Татаркова Н. В. - Психология деловых отношений - МГУЭСИ, М., 2001Личность обладает индивидуальными чертами и качествами -...
Этапы и фазы делового общения - Этика государственной и муниципальной службы