Домовленість про ділову зустріч - Етика ділової зустрічі

Щоб ефективно провести діловий контакт, до нього необхідно серйозно підготуватися і продумати все до дрібниць. Про ділову зустріч або переговори прийнято домовлятися завчасно, при цьому проміжок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та її програми. В межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні.

Особливої старанності вимагає організація проведення зустрічі з іноземцями. До такої зустрічі слід, безумовно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи програми їх перебування:

    - порядок зустрічі; - персональний склад тих, хто буде зустрічати; - участь представників преси; - дарування квітів; - зустрічні промови; - розміщення в готелі; - ділова частина; - прийоми та відвідування культурних об'єктів; - поїздки по країні; - кінцеві проводи.

Про організацію ділової зустрічі можна домовитися за допомогою листа, телекса або ж, простіше всього, по телефону. Перед тим, як взяти в руки телефонну трубку, потрібно записати всі важливі організаційні моменти зустрічі, бо коли щось забудете, то ще раз телефонувати буде незручно.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:

    - предмет ділової зустрічі; - місце проведення; - часові межі; - кількість учасників; - матеріали для обговорення і підсумкові документи зустрічі.

Розглянемо кожен з цих моментів.

Предмет ділової зустрічі. Предметом ділової зустрічі є питання, які виносяться на обговорення, тематичні межі переговорів, перелік проблем, які розглядаються, та ін. Переговори, як правило, проводяться для вирішення питань про спільну діяльність, зміну форм цієї діяльності або для того, щоб припинити співробітництво, коли умови або підходи однієї із сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин. Бувають і протокольні переговори, їх називають візитами ввічливості, оскільки вони проводяться для встановлення особистого знайомства або приділення уваги до партнера з якогось приводу.

Місце проведення. Ініціатор зустрічі пропонує (не нав'язує) свій варіант, але останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною.

Зустріч може проводитися в таких місцях:

- В своїй фірмі. Більшість ділових людей надають перевагу проводити переговори на своїй території. Стороні, яка приймає, немає необхідності витрачати дорогоцінний час і сили на адаптацію до зовнішнього середовища, подолання втомленості після довгої дороги. Господарям все знайоме - не важко скористатися телефоном, кімнатами для відпочинку, надійними секретарськими послугами, допомогою юристів, експертів або вищестоящих працівників, усамітнюватися для конфіденційних бесід. Цей варіант дає можливість господарям впливати на оточуюче середовище, включаючи вибір та влаштування приміщення, розсадку за столом переговорів і цілеспрямовану організацію культурних та соціальних програм. Є можливість справити враження на партнера рівнем організації зустрічі, змусити його відчути себе зобов'язаним за надану гостинність і, таким чином, стати більш зговірливим. Економиться не тільки час, але й гроші на відрядження та транспортні витрати. Нерідкі випадки, коли сторона, яка приймає, спеціально затягує дискусії, тим самим підвищуючи витрати гостей і збільшуючи моральний тиск на опонентів.

Якщо ви збираєтеся прийняти партнера в своєму кабінеті, то, насамперед, уважно його огляньте. Він добре обставлений і заповнений речами: вашими терміновими паперами і документами, розкладеними на столі, календарем з письмовим приладдям, телефоном, факсом, виставкою ваших сувенірів, підбіркою книг. Кабінет керівника явно розрахований на те, щоб справити враження сили та авторитету.

- На фірмі партнера. Серйозною причиною для ведення ділових переговорів у фірмі партнера є можливість одержання додаткової інформації: більше можна дізнатися про партнера, його фірму та умови її функціонування. Відправляючись на фірму партнера ви, тим самим, показуєте серйозність ваших намірів і сильне бажання укласти угоду. Ця символічна дія може зіграти важливу роль у запевненні іншої сторони, що саме з вашою компанією їй краще всього мати справу.

Найкращим є рішення про організацію почергових зустрічей.

    - На нейтральній території. Можливість проведення переговорів на нейтральній території має також свою перевагу, як правило, обговорення питань при даному варіанті не дає переваг жодній із сторін. Особливо це ефективно при вирішенні конфліктної ситуації. Бізнесмени віддають перевагу проведенню ділових зустрічей у спеціально відведеному або пристосованому для цього приміщенні. Сприятливим місцем для створення ділової атмосфери може стати конференцзал. Нейтральне приміщення має цілу низку переваг: - забезпечує зосередженість на предметі переговорів при вирішенні проблеми, а ні на чому іншому; - залишає осторонь щоденні турботи. Це говорить про те, що ви з партнером зайнялися важливою справою; - вказує ніби на анонімний та перехідний характер зустрічі, підкреслюючи тим самим, що тут не залишається її слідів, і що, можливо, пізніше сюди прийдуть інші партнери для вирішення своїх проблем; - вся атмосфера приміщення ніби говорить: "Тут іде напружена робота". Ділове спілкування може здійснюватися не тільки за столом переговорів, але й в неофіційній обстановці, коли в атмосфері невимушеності, з необхідною часткою конфіденційності є можливість поділитися сумнівами і висловити критичні зауваження, не ризикуючи викликати незадоволеність партнера, згладити протиріччя, які виникли. Для досягнення цієї мети існують заміські ділові клуби для бізнесменів. У нашій країні, де немає широкої мережі подібних залів, таку зустріч можна організувати в ресторані або кав'ярні, завчасно потурбувавшись про її підготовку та проведення. - Дистанційно. Сучасна комунікаційна техніка дозволяє здійснити прямий контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку. Бізнесмени, які хочуть досягти взаємовигідної угоди, мають потребу у відповідних місцях проведення очних зустрічей. - Часові межі. Перший крок до успіху ділової зустрічі - це правильний вибір часу дня й дня тижня. При зустрічі віч-на-віч намагайтеся взяти до уваги обставини ділового життя партнера, його біоритми. При великій кількості учасників бажано бути в курсі справ всіх і кожного та зважати на ділові звички партнерів. При цьому слід враховувати такі фактори:
      1. Не плануйте зустріч перед самим обідом: поспіх і думки про їжу тільки заважають. Близько одинадцятої години організм вже має потребу в підзарядці, тому, якщо зустріч вже передбачена, добре було б в процесі переговорів запропонувати партнерам що небудь поїсти і випити чашку кави. Це приверне до вас партнерів. 2. Не плануйте зустріч відразу ж після обіду, її бажано проводити хоча б через годину, давши можливість партнерам зібратися з думками. 3. В понеділок людям необхідний час, щоб увійти в курс справ на робочому місці після вихідних. Хоч, з іншого боку, у понеділка є свої переваги "свіжої голови", і в цей день можна зустрічатися для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня. 4. В п'ятницю люди знаходяться в очікуванні вихідних. Це не час для того, щоб розпочинати що небудь, і, звичайно, цей день не дає особливих приводів для додаткового напруження думки. 5. Обговорюйте тривалість проведення зустрічі. Не виключений такий варіант, що ваш непопереджений партнер через півгодини після початку зустрічі може вибачитися і, пославшись на необхідність виконання своїх, не менш важливих справ, просто втекти. Обумовленого часу проведення зустрічі прийнято дотримуватись обов'язково. 6. У випадку, коли у вашого партнера виявиться щільний графік роботи, організуйте проведення ділової зустрічі з таким розрахунком, щоб був час не тільки для викладення своїх позицій, але й для можливих відповідей на запитання та необхідних пояснень без поглядання на годинник. 7. Домовленості про час проведення зустрічі дотримуйтесь у точності. Запізнення розглядаються як неповага до особи, яка приймає, і може позначитися на ході переговорів. У випадку затримки намагайтеся знайти можливість, навіть за короткий час, попередити партнера і принести свої вибачення. 8. Той, хто приймає, має повне моральне право, почекавши гостя чверть години, зайнятися своїми питаннями, передоручивши переговори своїм замісникам, або взагалі в цей день від зустрічі відмовитися.

Кількість учасників. Домовляючись про зустріч, рекомендується обумовлювати і кількість її учасників. Звичайно, це робиться, виходячи із принципу рівності чисельності делегацій сторін. Згідно з протоколом, право на участь у переговорах, крім керівника, надається також особам, які включені до списку. В протокольному списку вказується прізвище, ім'я та по-батькові, місце роботи і посада учасника. При необхідності в переговорах з іноземними партнерами в протокольних списках наводяться короткі відомості про сферу діяльності кожного учасника, галузі його інтересів і теми повідомлення.

Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно складені були для того, щоб володіти інформацією про учасників зустрічі, сторони обмінюються візитними картками. Важливість правильного підбору складу і рівня учасників переговорів залежить від значущості, яку надають зустрічі її учасники, характеру погоджень і культурного рівня сторін.

Китайські делегації на переговорах відрізняються, наприклад, багаточисельністю, в той час як американці віддають перевагу невеликим групам. У деяких партнерів може викликати занепокоєння наявність юриста, оскільки це може бути пов'язане із судовим розглядом. Найбільш ефективні переговори - віч-на-віч. Якщо ж планується направити все таки декілька учасників делегації, то повинен бути призначений керівник, який відповідає за діяльність всієї групи в цілому і кожного учасника зокрема.

Матеріали для обговорення. Зустріч або переговори, які плануються, передбачають завчасну підготовку матеріалів. При цьому слід розрізняти кілька категорій документів, які обговорюються в ході зустрічей. Перша категорія відображає позицію учасника зустрічі з широкого кола питань і містить рекомендації відносно питань, які розглядаються. Друга - це проекти різних угод, протоколів або договорів, які пропонуються як основа для ведення переговорів. Третя - проекти резолюцій або угод про наміри. Проекти використовуються як для проведення консультацій з місцевою клієнтурою, так і для розробки допустимої позиції на переговорах.

Корисним допоміжним матеріалом є запитальники і пам'ятки для бесід по тематиці зустрічей, які використовуються як напередодні, так і в ході переговорів. Невід'ємною частиною підготовчої роботи є складання досьє з різних питань, що намічені до розгляду.

На основі досьє, як правило, готуються тексти виступів, матеріали для бесіди з партнерами, різні довідки. Саме досьє може складатися із офіційних довідок та інших документів, вирізок з газет, журналів, в яких наведені дані про партнера та його бізнес.

Досвідчені менеджери заносять також дані про кон'юнктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців або років. Безумовно, це вимагає великих зусиль, знань і часу, але зрештою ця праця буде виправдана досягнутими домовленостями.

Ось які дані треба знати про клієнта: одержана освіта, сім'я, попередня діяльність, особливі інтереси, стиль життя, ваші з ним взаємовідносини раніше та інші додаткові відомості.

Похожие статьи




Домовленість про ділову зустріч - Етика ділової зустрічі

Предыдущая | Следующая