Ділове спілкування та форми обговорення ділових проблем
Якщо ділова людина хоче переконати слухача (читача) в правдивості запропонованої теми, їй варто подбати, щоб слово її було зрозумілим, тема була переконливо обгрунтована. Слід навчитися контролювати свої емоції та інтонації, які диктують міміку і жести.
Справедливо відзначив І. Лафатер: "Хочеш бути розумним -- навчись розумно питати, уважно слухати, спокійно відповідати й переставати говорити, коли нема чого більше сказати".
Ділове спілкування регулює офіційні стосунки комунікантів у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах.
Ділове спілкування існує в двох формах: усній і писемній (табл. 1).
Усне ділове мовлення -- це спілкування людей під час виконання ними службових обов'язків (під час бесід, нарад, у години приймання відвідувачів тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.
Писемне спілкування є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення офіційно-ділового стилю є монологічним.
Усне мовлення ділової людини має бути:
- -- виразним (потрібно з чіткою дикцією вимовляти кожне слово); -- точним і недвозначним (використовувати слова з прямим значенням); -- логічним (продумувати кожну фразу, викладати думки послідовно, логічно); -- відповідним ситуації мовлення (кожен службовець повинен пам'ятати: що -- кому -- коли -- де -- про що -- чому говорить і відповідно добирати мовні засоби); -- нестандартним; -- доречним; -- змістовним; -- стислим (у народі кажуть, що багато говорити не завжди
Означає багато сказати).
Таблиця 1 ФОРМИ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ
Усна форма ділового стилю |
Писемна форма ділового стилю |
Ділова бесіда, діловий прийом, ділова доповідь, ділова розмова по телефону, ділова нарада, ділові переговори |
Документи різних видів: автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, довідка, висновок, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг із протоколу, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс, акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна, договір, трудова угода, контракт, ділова доповідь (написаний текст) тощо |
Готового рецепту проведення ділового спілкування і досягнення успіху немає, тому що це багато в чому залежить від ситуативних факторів.
Але існують загальні правила, яких бажано дотримуватися:
¦ сформулювати конкретну мету спілкування, скласти план його проведення;
¦ створити атмосферу довіри і взаєморозуміння. Привернути увагу партнера, говорити про спільні проблеми;
¦ уміти переконливо висловлювати свої думки, уважно слухати і задавати запитання;
¦ не відволікатися від поставленої мети. Уміти правильно сприймати партнера і володіти своїми емоціями;
¦ робити нотатки, фіксуючи одержану інформацію;
¦ закінчувати обговорення після досягнення мети.
Ділове спілкування нерідко порівнюють із грою в шахи, де неможливо "закреслити" непродуманий хід. Якщо його вже зроблено, ситуація змінюється, і наступні ходи необхідно вже робити за нових умов.
Досвід свідчить, що в практиці ділового спілкування особливе значення має уміння говорити, слухати, ставити запитання, сприймати партнера, стримувати емоції.
У діловому спілкуванні можуть виступати такі його форми:
Товариське, дружнє;
Робоче, службове;
Ділове, професійне;
Інтимне, приятельське;
Випадкове;
Формально-поверхове.
Від форми залежить саме спілкування, його зміст та відповідна поведінка людей. Справжньою культурою ділового спілкування є уникнення приниження та образи партнера.
На процес спілкування і його ефективність впливає ряд факторів суб'єктивного характеру, які є більш менш змінними (Ю. І. Палеха називає їх "перепонами у спілкуванні"). До них належать:
¦ зовнішність людини: привабливість чи непривабливість; фізична врода, почуття смаку, що проявляється в одязі;
¦ вираз очей і обличчя: міміка обличчя, пропорційність, зміна виразу;
¦ інтелект, професійна компетенція, яка проявляється в розумінні даної проблеми, прийняття відповідного рішення і відповідних дій;
¦ мотиваційний фактор, який характеризує зацікавленість сторін у переговорах, їх істинні інтереси, які можуть явно не проявлятися;
¦ моральний фактор, який проявляється як деякі психологічні якості, риси людини, її життєві принципи, світогляд, життєве кредо;
¦ емоційний фактор як прояв ставлення до партнера, психологічна установка на нього, формування першого враження.
Цей перелік необхідно доповнити ще одним важливим фактором. Це ситуація, в якій проходить ділове спілкування і яка завжди знаходиться у відповідному часі та просторі. Тобто ділове спілкування реалізується в конкретних умовах і протягом відповідного часу.
Конфуцій говорив, що "не змінюються лише наймудріші і найдурніші". Більша ж частина людей знаходяться між цими крайнощами.
До різновидів усного спілкування належать: діалоги, бесіди, виступи, промови, доповіді, дискусії, переговори тощо. Бесіда належить до спілкування у формі діалогів.
Розглядаючи структуру діалогічного спілкування, П. Міцич виділяє п'ять його стадій:
- -- початок розмови; -- передача інформації; -- аргументація; -- нейтралізація; -- прийняття рішень.
Цим стадіям відповідають п'ять основних комунікативних принципів:
- * звернути увагу співрозмовника; * пробудити в нього зацікавленість; * детально обгрунтувати розмову; * виявити інтереси й усунути сумніви; * втілити інтереси співрозмовника в остаточне рішення.
У процесі комунікації ми виступаємо посередниками між конкретною ситуацією і певною людиною або групою. Тому потрібно орієнтуватися як на співрозмовника, так і на ситуацію. Ми маємо й певні цілі відносно співрозмовника: пояснення (лекція, повідомлення), стимулювання ініціативи; формування або підсилення певного настрою. Відповідно до цього можна виділити такі види комунікативних актів:
- -- професійні бесіди (коли розглядаються спеціальні проблеми без впливу на почуття); -- промови (їх мета -- досягнути домовленості щодо спільних дій у процесі інформації та аргументації). Вони впливають як на почуття, так і на розум та волю. Особливим їх різновидом є дискусії й дебати; -- виступи (торкаються певної події). Розрізняють вітальні промови, подяки, вступні слова.
Залежно від змісту, призначення, форми чи способу виголошення, а також обставин та професійних спрямувань тих, хто виступає, публічний виступ поділяється на такі жанри, як: доповідь, промова, бесіда, лекція, репортаж.
Виступ -- 1) публічне виголошення промови, заяви, інформації; 2) публікація свого твору, статті або окремого твердження, думки з певного питання* 3) дія, спрямована проти кого-, чого-небудь [СУМ, т. 1,с. 504]';
Промова -- публічний виступ з якого-небудь приводу; 2) текст такого публічного виступу [СУМ, т. 8, с. 234];
Доповідь -- це 1) прилюдне повідомлення на певну тему, 2) рідко -- усне або письмове офіційне повідомлення про що-небудь керівникові, начальникові [СУМ, т. 2, с. 373].
Доповідь -- один із найпоширеніших жанрів (форм) усного висловлювання. Учені зазначають, що доповідь може бути: 1) політичною; 2) діловою; 3) звітною; 4) науковою.
Ділова доповідь містить виклад певних питань із висновками і пропозиціями. Інформація, що міститься в доповіді, розрахована на підготовлену аудиторію, готову до сприйняття, обговорення та розв'язання проблем. Максимальний результат буде досягнуто, якщо учасники зібрання будуть завчасно ознайомлені з текстом доповіді. Тоді можна очікувати активного обговорення, аргументованої критики, корисних доповнень і плідно вираженого рішення.
Звітна доповідь містить об'єктивно висвітлені факти та реалії за певний період життя й діяльності керівника, депутата, організації чи її підрозділу тощо. У процесі підготовки до звітної доповіді доповідач мусить чітко окреслити мету, характер і завдання, до кожного положення дібрати аргументовані факти, вивірені цифри, переконливі приклади, влучні і доречні цитати. Варто також скласти загальний план й усі положення та частини пов'язати в одну струнку систему викладу. Після обговорення, доповнень і коректив доповідь схвалюють зібранням і приймають остаточне рішення як програму майбутніх дій на подальший період.
Промова -- це усний виступ із метою висвітлення певної інформації та впливу на розум, почуття й волю слухачів. Відзначається логічною стрункістю тексту, емоційною насиченістю та вольовими імпульсами мовця. Давньоримська ораторська схема побудови промови включала такі основні моменти: що, для чого, у який спосіб може бути і є визначальним для промовця.
Отже, враховуючи вид промови, оратор повинен змінювати й характер виступу, і засоби, якими оперуватиме під час її виголошування. Із промовою виступають на мітингах, масових зібраннях на честь певної події, ювілею тощо. діловий бесіда мітинговий промова
Мітингова промова найчастіше виголошується на злободенну тему й стосується суспільно значущої проблеми, яка хвилює широкий загал. Цей короткий, емоційний виступ розрахований на безпосереднє сприймання слухачів. Завдання оратора -- виявити нові, нестандартні аспекти теми, спонукавши присутніх по-новому сприйняти уже відомі факти і реалії. Успішність мітингової промови залежить від індивідуального стилю оратора, його вміння доречно використовувати весь арсенал вербальних і неве-рбальних засобів спілкування та майстерності імпровізувати залежно від реакції аудиторії. Палка, заклична, актуальна, майстерно виголошена мітингова промова, як свідчить історія, дієвий чинник впливу на свідомість слухачів.
Агітаційній промові притаманні практично всі складові промови мітингової. Торкаючись актуальних суспільно-політичних проблем, активно впливаючи на свідомість, промовець спонукає слухача до певної діяльності, до нагальної необхідності зайняти певну громадянську позицію, змінити погляди чи сформувати нові. В агітаційній промові, як правило, роз'яснюють чи з'ясовують певні питання, пропагують певні думки, переконання, ідеї, теорії тощо, активно агітуючи за їхню реалізацію чи втілення в життя.
Ділова промова характеризується лаконізмом, критичністю, спрямуванням, полемічністю та аргумснтованістю викладених в ній фактів. На відміну від мітингової та агітаційної, ділова промова орієнтована на логічно виражене, а не емоційно схвильоване сприйняття слухача. Частіше цей виступ не має самостійного значення, він зрозумілий і сприймається лише в контексті проблеми, що обговорюється на конкретному зібранні.
Ювілейна промова присвячується певній даті, пов'язаній з ушануванням окремої людини, групи осіб, урочистостями на честь подій з життя та діяльності організації, установи, закладу тощо. Якщо це підсумок діяльності, до ювілейної промови можна включати в хронологічному порядку найважливіші етапи діяльності та досягнення ювіляра, побажання подальшого плідного розвою та всіляких гараздів.
Доречна пафосність не повинна переходити в заштамповану, нудну одноманітність. Слушними в ювілейній промові будуть експромти й імпровізації, тактовні жарти та дотепне акцентування уваги слухачів на своєрідних рисах ювіляра, спогади про цікаві й маловідомі факти з його життя та діяльності. Форма та зміст ювілейної промови, попри невимушеність і дотепність її викладу, повинні бути морально та етично виважені промовцем, щоб не образити ні ювіляра, ні його близьких, ні слухачів.
Лекція є однією з форм пропаганди, передачі, роз'яснення суто наукових, науково-навчальних, науково-популярних та інших знань шляхом усного викладу навчального матеріалу, наукової теми, що має системний характер.
Навчально-програмові лекції становлять систематичний виклад певної наукової дисципліни. Обов'язковою складовою частиною цих лекцій має бути огляд і коментар наукової літератури, акцентування уваги на ще не розв'язаних питаннях і проблемах.
Настановна, вступна лекція має на меті ввести слухача в коло питань певної дисципліни, ознайомити з її предметом, зацікавити слухачів з подальшим вивченням запропонованого матеріалу.
Оглядові лекції, як правило, читають після вивчення всього курсу. Вони мають на меті систематизувати знання слухачів із певного предмета, наштовхнути на подальше самостійне опрацювання якоїсь проблеми, активізувати думку.
Лекції зі спеціального курсу зазвичай призначені певній вузькій галузі науки, дослідження. Вони дають широкі можливості ввести слухачів у науку, збудити їх думку. Такі лекції значно легше побудувати як проблемні порівняно з навчально-програмовими.
Ця форма публічного виступу більшої офіційності й академічності викладу. Як правило, лекція має традиційно чітку структуру. До її складу входять вступ, основна частина, висновки.
Вступ -- своєрідний заспів, зачин до теми обраної лекції. Він має бути лаконічним, певною мірою інтригуючим. Зацікавивши слухачів, лекторові слід докласти зусиль, щоб утримати їхню увагу.
В основній частині потрібно послідовно і логічно розкрити стрижневе питання лекції з увиразненням усіх причинно-наслідкових зв'язків кожної смислово-самостійної частини.
Висновки мусять логічно випливати з усього змісту лекції: узагальнювати основне й займати близько 5 % часу й обсягу всього виступу. Доречними будуть у висновку й підсумковий та настановчий елементи щодо виконання певних дій.
Лектор повинен бути готовим до запитань слухачів за темою виступу. Відповіді його мусять бути коректними, виваженими й лаконічними.
Виступ, як правило, не готується завчасно, а є спонтанною реакцією на щойно почуте від промовця, доповідача. У лаконічному виступі промовець може порушити одне-два питання чи дати на них конкретну відповідь, не відходячи від тематики порядку денного.
Виступ на зборах, нараді, семінарі передбачає:
- -- виклад суті певного питання; -- акцентування на основному; -- висловлення свого ставлення й оцінки; -- підкреслення значущості, важливості й актуальності (чи навпаки); -- підкріплення своїх доказів прикладами (посиланнями на джерела).
Адресувати своє звернення промовець повинен не лише доповідачеві чи президії, а й до всіх присутніх, побудувавши його таким чином, щоб одержана ними інформація була зрозумілою й лягла в основу їх власних роздумів і висновків.
ПАМ'ЯТАЙМО!
Культура і мистецтво спілкування -- не самоціль, а дорогоцінний здобуток людини. Це засіб духовного розвитку і вдосконалення особистості, яка прагне до відчуття власної гідності.
Набуття людиною навичок культури спілкування розв'яже чимало проблем у міжособистісних, міжнаціональних взаємостосунках, а також у суспільстві в цілому.
Запитання і Завдання для самоконтролю
Завдання 1. Дайте відповіді на запитання.
- 1. Які ви знаєте форми ділового спілкування? Чим вони відрізняються? 2. Яким має бути мовлення ділової людини? 3. Які ви знаєте правила проведення ділового спілкування? 4. Які є форми ділового спілкування? 5. Які суб'єктивні фактори впливають на процес спілкування?
Завдання 2. Допишіть речення.
У структурі спілкування П. Міцич виділяє п'ять стадій:.... У процесі комунікацій відносно співрозмовника ми маємо такі цілі: ....
Виділяють такі різновиди комунікативних актів:.... Публічний виступ поділяється на такі жанри:....
Завдання 3. Підготуйте усне повідомлення на тему "Характеристика різновидів доповідей".
Завдання 4. Охарактеризуйте різновиди промов.
Завдання 5. Дайте відповіді на запитання
- 1. Що називається лекцією? 2. Які різновиди лекцій? Охарактеризуйте кожен із різновидів. 3. Яку структуру має лекція? 4. Що називається виступом? 5. Що передбачає виступ?
Похожие статьи
-
Мистецтво як засіб спілкування - Мистецтво як засіб спілкування, моральна програма Ісламу
Розглянемо мистецтво, визначальною властивістю якого є самоствердження змістовної цілісності і форми, художньо-образне вираження реальних передумов і...
-
Структура спілкування - Види та рівні спілкування
До структури спілкування можна підійти по-різному, у даному випадку буде охарактеризована структура шляхом виділення в спілкуванні трьох взаємозалежних...
-
Вступ - Етикет телефонного спілкування
У наш час телефон -- не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб...
-
КУЛЬТУРА УСНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ - Культура усного ділового мовлення
Ділове мовлення обслуговує сферу офіційного усного й писемного спілкування: зв'язок органів влади, установ, організацій між собою та з населенням,...
-
Діалектика форми і змісту в мистецтві - Зміст поняття "естетика"
Теорія художньої форми спирається на загально філософське осмислені цього поняття. Окреслимо деякі найсуттєвіші його аспекти. Формотворенні покладене у...
-
Моральна програма Ісламу - Мистецтво як засіб спілкування, моральна програма Ісламу
Ісламська доктрина моральності виходить із абсолютного значення норм моралі, установлених Кораном. Вона відриває ці норми від конктретно - історичних...
-
Коли телефонуєте ви: - Етикет телефонного спілкування
До телефонної розмови слід готуватися, чітко визначивши для себе мету розмови, запитання, які необхідно поставити, документи та матеріали, потрібні для...
-
Рівні ділового спілкування - Сутність ділового етикету, спілкування, іміджу
Управлінці та підприємці в процесі ділового спілкування виступають або як рівні та рівноправні партнери, або хтось має певну залежність (моральну,...
-
Вступ - Сутність ділового етикету, спілкування, іміджу
Етимологічно слово "етика" походить від давньогрецького слова "ethos", що можна перекласти як звичай, вдача, натура, характер. Це наука про мораль: її...
-
Етикет мовного спілкування, Пріветствіе. Звернення. - Біоетика, її предмет і основні напрями
Етикет мовного спілкування починається з дотримання умов успішного мовного спілкування: з доброзичливого ставлення до адресата, демонстрації...
-
Основна частина: Етикет телефонного спілкування - Етикет телефонного спілкування
Наразі телефонні переговори - невід'ємний атрибут роботи державного службовця будь-якого рангу, дієвий засіб ділового зв'язку, завдяки якому підвищується...
-
Підготовка до спілкування - Виникнення моралі
Перед початком розмови потрібно чітко сформулювати для себе, чого необхідно досягти в результаті зустрічі. Щоб бесіда була продуктивної із самого...
-
Этикет в развитии общества - Проблемы прикладной этики
1. История этикета 2. Современный этикет 3. Нравственность и этикет 4. Национальные особенности этикета Излагая первый вопрос нужно сказать о том, что...
-
Любовь - универсальная основа и ценность человеческого существования - Проблемы прикладной этики
1. Природа любви и ее основные признаки 2. Противоречивый характер любви и формы его проявления 3. Способы реализации любви 4. Любовь и семейно-брачные...
-
Проблема насилия - Проблемы прикладной этики
1. Что такое насилие? 2. Насилие и государство 3. Этика ненасилия Раскрывая первый вопрос необходимо отметить, что понятие насилия имеет явно негативный...
-
Литература - Проблемы прикладной этики
1. Фролов И. Т., Юдин Б. Г. Этика науки. М., 1986. 2. Ганжин В. Т. Нравственность и наука. М., 1978. 3. Полушин Г. И. Нравственная функция научной...
-
Достоїнство наукової теорії поціновується тим вище, чим більш життєві задачі вона пропонує і вирішує. Причому такі з них, котрі віддалені в історичне...
-
Тактика ділових переговорів - Ділові переговори: організація і ведення
Тактика проведення переговорів реалізується за допомогою певних прийомів, які дають змогу досягти бажаної мети. Універсальні тактичні прийоми можна...
-
В широком смысле профессиональная этика - это кодекс, свод правил общения людей, выработанный многими поколениями [Рисунок 4]. Под служебной этикой...
-
Проблемы отражения этикета в языке и речи - Речевой этикет сегодня
Язык отразил все - окружающую действительность, природу и Космос, воображаемые объекты и плоды фантазии, наши взаимоотношения - семейные и служебные, все...
-
Проблема добра и зла, Диалектика добра и зла - Теоретические проблемы этики
Диалектика добра и зла Нравственные понятия Добра и Зла занимают центральное место в Системе этических категорий. Ими обусловливаются Свобода и...
-
Етикет мовного спілкування - Адміністративний мовний етикет
Етикет мовного спілкування починається з дотримання умов успішного мовного спілкування: з доброзичливого ставлення до адресата, демонстрації...
-
Проблема борьбы со злом - Основные теоретические проблемы этики
Насилие является одним из способов поведения в конфликтных ситуациях особого рода, когда конфликтующие стороны радикально расходятся 6 мнениях о добре и...
-
Мораль как предмет этического знания Мораль - главный предмет этики. Понятие мораль имеет латинское происхождение - Mores означает нрав, обычай, моду....
-
Метаэтика и нормативная этика - Теоретические проблемы этики
Метаэтика ( Аналитическая этика ) -- это направление этических исследований в философии, которое анализирует саму этику как научную дисциплину методами...
-
Этика как "практическая философия", Предмет этики - Теоретические проблемы этики
Предмет этики С понятием Этика мы связываем то, что имеет отношение к поведению людей. Этическая оценка человеческих поступков предполагает их одобрение...
-
Постановка проблемы смертной казни Государства с момента их возникновения до настоящего времени применяют смертную казнь. Но масштабы, характер, формы...
-
Обговорення зустрічі з партнером по телефону або службове листування - Німецький діловий етикет
Німці відрізняються працьовитістю, старанністю, пунктуальністю, ощадливістю, раціональністю, організованістю, педантичністю, скептичністю, серйозністю,...
-
Види cпiлкувaння - Спілкування робітника податкової міліції
Види cпiлкувaння в пcихoлoгiчнiй лiтeрaтурi пoдiляютьcя нa пiдcтaвi рiзних oзнaк. 1. Зa змicтoм cпiлкувaння мoжe бути мaтeрiaльним, кoгнiтивним,...
-
Проблема обгрунтування моральних норм і цінностей - Етика в житті сучасного суспільства
Здавна одним із центральних суто теоретичних завдань етики було обгрунтування певної усталеної системи моральних норм і цінностей, пошук раціональних...
-
Сущность культуры деловых отношений - Основные принципы и проблемы культуры деловых отношений
Культура деловой этика профессиональный Под культурой понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведения,...
-
Введение - Основные принципы и проблемы культуры деловых отношений
В большинстве стран, имеющих богатый опыт делового общения, существует ряд строгих правил этикета, нарушение которых может повредить имиджу делового...
-
Порядок ведення переговорного процесу Власне переговори починаються з того моменту, коли сторони приступають до обговорення проблеми. Для того щоб...
-
Проблема внедрения этикета в жизнь современного общества имеет многоаспектный характер. Первый аспект касается создания в обществе таких условий, при...
-
Биоэтика - Проблемы прикладной этики
1. Мировоззренческие традиции и принципы биоэтики 2. Этические проблемы эвтаназии 3. Морально-этические проблемы аборта 4. Моральные проблемы...
-
Як відомо, суспільство виробляє певні стандартизовані норми соціальної поведінки (у тому числі і мовленнєвої), які визначаються уявленнями про шаблони...
-
Вступ - Привітання та представлення як найрозвинутіша форма ввічливості
Для успішних ділових переговорів між партнерами, особливо представниками різних країн, дуже важливо дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил....
-
Культура менеджменту за особливостями відрізняється від інших видів і форм культури. Це проілюструють вимоги до неї та показників оцінки її стану. Рівень...
-
Етика відносин між керівником та підлеглим - Етика та естетика
Взаємини колег по роботі, начальника і підлеглого, чиновника і відвідувача передбачають насамперед дотримання основних правил етикету, і основних норм...
-
Мовлення вчителя є показником його педагогічної культури, засобом самовираження і самоствердження його особистості. Слово педагога має бути пристойним,...
Ділове спілкування та форми обговорення ділових проблем