Характеристика документооборота предметной области - Экономическая информационная система
Руководство и управление отделом по развитию курортов и отделом по развитию туризма в Ставропольском крае возложено на заместителя министра. Главная функция, которая стоит перед заместителем министра - это организация и управление рабочим процессом. И для осуществления данной функции заместителя министра в первую очередь необходимо распределить рабочую нагрузку между начальниками отделов и оповестить их об этом.
Расчет нагрузки отделов и ее распределение между работниками - одна из ответственных, но достаточно трудоемких обязанностей начальника отдела. Преддипломная практика в качестве помощника ведущего специалиста дала возможность разобраться в специфике документооборота в отделе. В настоящее время документы готовятся в электронном виде, либо могут быть получены по электронной почте. Поток информации происходит через секретаря, который в свою очередь отправляет через почту в каждый отдел. Заместитель начальника распределяет документы между консультантами и специалистами (ведущими и главными).
Для описания работы отдела использовано инструментальное средство построения функциональных диаграмм - программа Bpwin. В данном отчете была выбрана диаграмма потоков данных (Data Flow Diagramming, DFD), которая используется для описания документооборота и обработки информации [7]. В результате выполнения необходимых действий, предписанных технологией BPwin, получаем контекстную диаграмму деятельности отдела.
Контекстная диаграмма представлена на Рис.1.4.
Рисунок 1.4 - Контекстная диаграмма
Рассмотрим более подробно информационные потоки отдела. Для решения задачи функционального моделирования применяется диаграмма потоков данных. Развернутая схема обработки входящей информации проводится в соответствии с рисунком 1.5.
Рисунок 1.5 - Документооборот Отдела
Приведенная выше схема документооборота наглядно демонстрирует потребность в высокой интенсивности обработки, как входящей, так и исходящей документации.
Постановка задачи
Ежедневно между всеми подразделениями министерства и их сотрудниками (в т. ч. Отдела), а также руководством среднего и высшего звена проходит значительный документооборот:
Входящие внешние и внутренние приказы, договора, инструкции, нормативы и рекомендации распространяются от руководства нижестоящим начальникам отделений, а от начальников отделений - подчиненным;
Заявления на отпуск, больничные листы от подчиненных направляются руководителям подразделений, а от руководителей подразделений вышестоящему начальству;
Различные документы между сотрудниками одного уровня.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, часть документов, поступающих в традиционном бумажном виде, переводится в электронную форму (путем сканирования). Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Созданный или полученный документ сохраняется в памяти компьютера в виде файла на жестком диске. Документы хранятся как на жестких дисках компьютеров пользователей, так и на специально выделенном компьютере (файл-сервере).
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [5].
Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение [5].
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного - чаще всего это одна папка. При большом количестве документов организации и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.
В более крупных подразделениях Министерства для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: "договоры", "переписка с фирмой N", "типовые соглашения" и т. п. Такой сервер может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных.
Неупорядоченное хранение электронных документов вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. В Отделе отсутствует единая система структурирования и систематизации хранимых документов. Основной целью внедрения разработанной автоматизированной информационной подсистемы является создание единого информационного пространства, объединения автоматизированных рабочих мест в единую систему, позволяющую решать не только учетные функции, но и управленческие задачи.
Данная подсистема должна обеспечивать следующие основные функции:
Ведение номенклатуры дел;
централизованное хранение всех документов организации в электронном виде на выделенном файл-сервере;
Регистрация, систематизация и учет внутренних, входящих и исходящих документов;
хранение реквизитов документа: вид документа, автор, дата создания, регистрационный номер, срок хранения и т. п;
Разделения прав доступа к системе и документам и авторизация пользователей;
Формирование выходных документов.
Программа должна иметь удобный интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.
Похожие статьи
-
Введение - Экономическая информационная система
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество электронных документов различных видов. Все они имеют разную...
-
Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и...
-
Аналитический раздел, Характеристика деятельности учреждения - Экономическая информационная система
Характеристика деятельности учреждения Министерство экономического развития Ставропольского края является органом исполнительной власти Ставропольского...
-
Тяжелая промышленность В настоящее время машиностроение и металлообрабатывающая промышленность России находится в очень сложном положении. Она была...
-
Бюджет предприятия всегда разрабатывается на определенный временной интервал, который называется бюджетным периодом. Правильный выбор продолжительности...
-
Организационно - экономическая характеристика ТПЧУП "Сифуд-Сервис" Частное транспортное унитарное предприятие "СИФУД-СЕРВИС" (далее ТПЧУП "СИФУД-СЕРВИС")...
-
Характеристика финансово-экономической деятельности - Фирма ООО ТД "Клинмарк Сервис"
ООО ТД "Клинмарк Сервис", является коммерческой организацией. Организуется бухгалтерский учет в ООО ТД "Клинмарк Сервис", согласно учетной политике,...
-
Характеристика производственно-хозяйственной деятельности ООО "ЮНИРОН" и роль предприятия в экономике города ООО "ЮНИРОН" - было основано в июне 1999...
-
Характеристика степени научной проработанности исследуемой проблемы Организация оплаты труда любого предприятия состоит из трех компонентов, тесно...
-
Характеристика производственно-хозяйственной деятельности ООО "ЮНИРОН" и роль предприятия в экономике города ООО "ЮНИРОН" - было основано в июне 1999...
-
В настоящее время проектный подход к управлению становится общепризнанным мировым стандартом работы. Эффективность деятельности компании определяется ее...
-
Для правильного рассмотрения проблем обеспечения экономической безопасности, выделим несколько уровней. К первому уровню можно отнести глобальную...
-
Бюджетирование как система комплексного планирования, анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия Бюджетирование - это...
-
KPI - расшифровывается как Key Performance Indicators - ключевые показатели эффективности. Эти параметры задаются для каждого сотрудника, и его...
-
Введение В настоящее время инновационная деятельность для России является не только одним из основных направлений развития страны, во многом определяющим...
-
Разработка регламента бюджетного планирования - Система управления затратами на ООО "ЮНИРОН"
Бюджетирование - это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов...
-
Порядок перемещения продукции военного и двойного назначения через таможенную границу ЕАЭС Основным документом, регламентирующим порядок перемещения...
-
Бюджетирование - это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов...
-
Термин "экономическая безопасность" по меркам исторической науки сравнительно молодой. В своей статье А. Козлова отмечает, что "он введен в оборот в 1934...
-
Общая социально-экономическая характеристика предприятия Закрытое акционерное общество "Санаторий "Голубая волна" создано в результате реорганизации...
-
Понятие здравоохранения, государственная система Регулирование медицинский политика рынок Охрана здоровья граждан в России -- это совокупность мер...
-
Характеристика системы оплаты труда на предприятии Константиновский государственный химический завод ведет политику гарантирования стабильности системы...
-
Смотря на современную экономическую и политическую ситуацию, государство должно устранять любые негативные воздействия, которые могут повлечь за собой...
-
Введение - Экономическая безопасность в системе национальной безопасности России
В последние годы в мире происходит всеобщий процесс глобализации мировой экономики. Отсутствие четкой и проработанной системы, которая бы защищала...
-
Краткая характеристика объекта исследования UniCredit -- ???? ?? ???????...
-
Технико-экономический анализ хозяйственной деятельности предприятий строительства в качестве предмета исследует хозяйственные процессы предприятий, их...
-
Перспективы развития области - Комплексная характеристика Амурской области
Стратегия социально - экономического развития Амурской области до 2025 года предусматривает три основных сценария развития области: инерционный (когда...
-
Продолжающийся спад сельскохозяйственного производства и снижение его эффективности требуют от работников аграрной сферы приложения больших усилий для...
-
"Роснефть" - одна из последних вертикально интегрированных нефтяных компаний, возникших в результате крупномасштабной приватизации российской нефтяной...
-
Проектный подход в системе управления регионом - Инвестиционный климат Костромской области
Методы управления проектами доказали свою эффективность во Франции, Канаде, Великобритании, Сингапуре и других странах. В России все шире внедряется...
-
Как уже говорилось выше, одни материальные стимулы не смогут удержать сотрудника в компании, требуется что-то большее, чем деньги. Многие руководители с...
-
В литературе указана характеристика организационно-правовой форм в рыночной экономике, ученные определили преимущества и недостатки разных предприятий....
-
Организационно - экономическая характеристика Акционерное общество "Куйбышева" (далее - Общество) создано в соответствие с законодательством Российской...
-
Экспортный контроль выполняет две функции: это мера нетарифного внешнеэкономического регулирования и одновременно важный инструмент внешней политики, что...
-
Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО "Речицкий метизный завод" - один из старейших в отечественной металлургической...
-
Краткая характеристика ОАО "Стойленский ГОК" Стойленский горно-обогатительный комбинат (СГОК) -- одно из ведущих предприятий России по объему...
-
Особенно широкое применение методы и модели линейного программирования получили при решении задач экономии ресурсов (выбор ресурсосберегающих технологий,...
-
Легкая промышленность - Экономические проблемы Омской области
Легкая промышленность в Омской области представлена всеми тремя основными подотраслями, по которым облкомстатом ведется раздельный учет статистических...
-
Экономическая безопасность традиционно рассматривается как важнейшая качественная характеристика экономической системы, определяющая ее способность...
-
Информационная система управления - Анализ финансовой устойчивости ООО "Армтехцентр"
АСУП - автоматизированная система управления предприятием или информационная система управления предприятием, то, что сейчас называется по-английски ERP....
Характеристика документооборота предметной области - Экономическая информационная система