Характеристика документооборота предметной области - Экономическая информационная система

Руководство и управление отделом по развитию курортов и отделом по развитию туризма в Ставропольском крае возложено на заместителя министра. Главная функция, которая стоит перед заместителем министра - это организация и управление рабочим процессом. И для осуществления данной функции заместителя министра в первую очередь необходимо распределить рабочую нагрузку между начальниками отделов и оповестить их об этом.

Расчет нагрузки отделов и ее распределение между работниками - одна из ответственных, но достаточно трудоемких обязанностей начальника отдела. Преддипломная практика в качестве помощника ведущего специалиста дала возможность разобраться в специфике документооборота в отделе. В настоящее время документы готовятся в электронном виде, либо могут быть получены по электронной почте. Поток информации происходит через секретаря, который в свою очередь отправляет через почту в каждый отдел. Заместитель начальника распределяет документы между консультантами и специалистами (ведущими и главными).

Для описания работы отдела использовано инструментальное средство построения функциональных диаграмм - программа Bpwin. В данном отчете была выбрана диаграмма потоков данных (Data Flow Diagramming, DFD), которая используется для описания документооборота и обработки информации [7]. В результате выполнения необходимых действий, предписанных технологией BPwin, получаем контекстную диаграмму деятельности отдела.

Контекстная диаграмма представлена на Рис.1.4.

контекстная диаграмма

Рисунок 1.4 - Контекстная диаграмма

Рассмотрим более подробно информационные потоки отдела. Для решения задачи функционального моделирования применяется диаграмма потоков данных. Развернутая схема обработки входящей информации проводится в соответствии с рисунком 1.5.

документооборот отдела

Рисунок 1.5 - Документооборот Отдела

Приведенная выше схема документооборота наглядно демонстрирует потребность в высокой интенсивности обработки, как входящей, так и исходящей документации.

Постановка задачи

Ежедневно между всеми подразделениями министерства и их сотрудниками (в т. ч. Отдела), а также руководством среднего и высшего звена проходит значительный документооборот:

Входящие внешние и внутренние приказы, договора, инструкции, нормативы и рекомендации распространяются от руководства нижестоящим начальникам отделений, а от начальников отделений - подчиненным;

Заявления на отпуск, больничные листы от подчиненных направляются руководителям подразделений, а от руководителей подразделений вышестоящему начальству;

Различные документы между сотрудниками одного уровня.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, часть документов, поступающих в традиционном бумажном виде, переводится в электронную форму (путем сканирования). Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ сохраняется в памяти компьютера в виде файла на жестком диске. Документы хранятся как на жестких дисках компьютеров пользователей, так и на специально выделенном компьютере (файл-сервере).

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [5].

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение [5].

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного - чаще всего это одна папка. При большом количестве документов организации и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

В более крупных подразделениях Министерства для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: "договоры", "переписка с фирмой N", "типовые соглашения" и т. п. Такой сервер может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных.

Неупорядоченное хранение электронных документов вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. В Отделе отсутствует единая система структурирования и систематизации хранимых документов. Основной целью внедрения разработанной автоматизированной информационной подсистемы является создание единого информационного пространства, объединения автоматизированных рабочих мест в единую систему, позволяющую решать не только учетные функции, но и управленческие задачи.

Данная подсистема должна обеспечивать следующие основные функции:

Ведение номенклатуры дел;

централизованное хранение всех документов организации в электронном виде на выделенном файл-сервере;

Регистрация, систематизация и учет внутренних, входящих и исходящих документов;

хранение реквизитов документа: вид документа, автор, дата создания, регистрационный номер, срок хранения и т. п;

Разделения прав доступа к системе и документам и авторизация пользователей;

Формирование выходных документов.

Программа должна иметь удобный интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.

Похожие статьи




Характеристика документооборота предметной области - Экономическая информационная система

Предыдущая | Следующая