Информационное обеспечение задачи, Схема информационных потоков - Экономическая информационная система

Схема информационных потоков

Входными данными для системы должны являться:

Данные о подразделениях компании;

Данные о работниках и их специализациях;

Номенклатура дел;

Данные о работниках и их специализациях;

Сведения о документе.

Выходными данными для системы должны являться:

Документ в выбранном деле выбранного подразделения;

Номенклатура дел;

Внутренняя опись документов дела;

Опись дел;

Карточка документа;

Информация об активности сотрудников за год;

Информация о количестве документов по отделам.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

Определение круга документов для включения в номенклатуру;

Составление заголовков (наименований) дел;

Разработка классификационной схемы номенклатуры, т. е. порядка расположения дел;

Определение сроков хранения дел;

Определение системы индексации и установление индексов дел;

Оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [5].

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов [5].

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архитектура системы - распределенная: база данных (БД) находится на сервере, а пользователи получают к ней доступ посредством клиентского приложения, установленного на их рабочем месте. В качестве сервера будет использоваться выделенный файл-сервер в локальной сети. На сервере в специально выделенном общем каталоге будут находиться все файлы, с которыми будут работать пользователи с помощью разрабатываемой АИС. Прямой доступ к общему каталогу на файл-сервере будет ограничен для пользователей средствами управления доступом операционной системы.

Проектирование базы данных.

Основные этапы, на которые разбивается процесс проектирования информационной системы, следующие [3,7]:

Концептуальное проектирование - сбор, анализ и редактирование требований к данным (обследование предметной области, изучение ее информационной структуры, выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательским представлением, информационными объектами и связями между ними, процессами над информационными объектами, а также моделирование и интеграция всех представлений);

Логическое проектирование - преобразование требований к данным в структуры данных. На выходе получаем СУБД-ориентированную структуру базы данных и спецификации прикладных программ;

Физическое проектирование - определение особенностей хранения данных, методов доступа и т. д.

Основными конструктивными элементами моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных.

Логическая структура базы данных - это описание состава, типа и длины информационных единиц базы данных и связей между ними [8].

Сущности и связи модели данных представляются в виде реляционной таблицы (отношения). Отношение, соответствующее сущности, содержит атрибуты (столбцы), являющиеся атрибутами сущности и описывающие сущность (объект). Атрибут или множество атрибутов, которые однозначно определяют объект, называются первичным ключом [8,2].

Совокупность схем отношений, используемых для представления информации, называются схемой базы данных, а текущие значения соответствующих отношений - базой данных [4].

Современные объектно-ориентированные CASE-средства позволяют эффективно решать задачи проектирования приложений. Среди таких пакетов - Rational Rose, Together Control Center, Process Modeller (BPWin), Data Modeller (ERWin), Model Mart, Silverrun Business Process Modeller, Process Analyst.

Для инфологического проектирования базы данных было выбрано CASE_средство AllFusion ERWin Data Modeller версии 7. Создание модели данных, как правило, начинается с создания логической модели. После описания логической модели, проектировщик может выбрать необходимую СУБД и Data Modeller автоматически создаст соответствующую физическую модель.

В проектируемой модели использовалась логико-физическая модель, описанная далее. ER-диаграмма системы на логическом уровне представлена на рисунке 2.1.

er-диаграмма системы на логическом уровне

Рисунок 2.1 - ER-диаграмма системы на логическом уровне

Этап физического проектирования базы данных предусматривает принятие разработчиком окончательного решения о способах реализации создаваемой базы. Поэтому физическое проектирование обязательно производится с учетом всех особенностей выбранной СУБД.

Данные в БД должны обладать свойством целостности. Под целостностью данных понимается корректность данных и их непротиворечивость в любой момент времени. Целостность, определяемая пользователем, поддерживается ограничениями в таблицах базы данных на ввод неотрицательных значений, а также обеспечением выбора значений внешних ключей из списков без разрешения варианта ввода недопустимого значения.

В разрабатываемой структуре БД учтены основные правила целостности. Каждая сущность идентифицируется уникальным ключом, и разработана система внешних ключей. База данных не содержит несогласованных значений внешних ключей, то есть при работе с записями происходит каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В качестве СУБД выбрана Microsoft SQL Access. ER-диаграмма системы на физическом уровне представлена на рисунке 2.2.

er-диаграмма системы на физическом уровне

Рисунок 2.2 - ER-диаграмма системы на физическом уровне

База данных проекта содержит таблицы, названия которых соответствуют именам сущностей инфологической модели.

Похожие статьи




Информационное обеспечение задачи, Схема информационных потоков - Экономическая информационная система

Предыдущая | Следующая