Возможные нарушения и злоупотребления в процессе осуществления кассовых операций - Аудит соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

Операции с денежными средствами и особенно с наиболее подвижной их частью - наличными деньгами (при выдаче заработной платы, оплате производственных расходов, выдаче и использовании подотчетных сумм и т. д.) - требуют обязательной сплошной проверки. Выявление возможных нарушений и злоупотреблений - основная задача контроля кассовых операций. При этом одновременно определяют условия, которые способствовали их совершению.

Встречающиеся на практике злоупотребления и нарушения законности в процессе осуществления кассовых операций по способам совершения классифицируются следующим образом:

Прямое хищение денежных средств: прикрытое оформленными документами и расписками, ничем не прикрытое;

Неоприходование и присвоение денег, поступивших: из банка, от разных лиц и организаций по приходным ордерам, от других организаций по доверенности;

Излишнее списание денег с кассы: повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и кассовых отчетах, списание сумм без оснований по подложным документам, подлоги в законно оформленных документах с увеличением суммы списаний;

Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в том числе присвоение заработной платы, депонентских сумм;

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги: без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах;

Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата и руководителями подразделений. Возможно также незамаскированное хищение денежных средств, которое является наиболее простой формой преступления. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения денег посторонними лицами со взломом кассы, на может быт связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления - следствие неправильного подбора кассиров (необходима проверка их опыта и надежности), нерегулярных проверок кассы.

Неоприходование денег по кассе связан со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

Полнота поступивших из банка выписок проверяется непосредственно в банке посредством сверки учетных записей проверяемого предприятия с подлинными записями банка. Выписка из счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчеты которых зависят от содержания выписок.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т. п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой никакой задолженности не признавали. Систематическая сверка расчетов с этими лицами и их опрос могут дать ценные результаты.

Наиболее распространенный вид неоприходованных платежей по кассовым ордерам - платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность. Случаи, когда в учете значится задолженность за убывшими сотрудниками, должны подвергаться особенно тщательной проверке.

Действенным методом контроля расчетов являются также проверка регистрации приходных документов и сверка зарегистрированных документов с оплаченными документами. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных п приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров, выдачу кассовых ордеров до их оплаты на руки плательщикам, несвоевременную сверку и взыскание задолженности.

В дебиторской и кредиторской задолженности, особенно мелкой, часто скрываются злоупотребления. Оперативное взыскание дебиторской задолженности, в частности задолженности работника предприятия, является важной мерой, препятствующей злоупотреблениям. Правильная регистрация ордеров и передача квитанции непосредственно в кассу, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записей и исключают злоупотребления.

Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь безналичных расчетов во всех возможных случаях. Как свидетельствует практика, нарушения этого правила порождают злоупотребления.

Случаи нарушений кассовой дисциплины должны подвергаться проверке для выявления возможных злоупотреблений. При этом следует сверять расчеты с предприятиями, внесшими или получившими значительные суммы наличных денег.

Проверка регистрации доверенностей на получение денежных сумм от других предприятий и фактического использования доверенностей является также средством обнаружения злоупотребления. Когда нарушатся правила выдачи доверенностей, отсутствует контроль за поступлением денег по ним, возможны злоупотребления.

Излишнее списание денег с кассы для их присвоения осуществляется обычно при помощи подлогов. Повторное списание сумм по кассе по одним и тем же документам - наиболее опасная форма этой группы злоупотреблений, и выявить их можно в следующем порядке.

Прежде всего при просмотре кассовых отчетов последние должны быть сверены с всеми их приложениями. Неполнота приложений, означающая изъятие или утерю оправдательных документов, должна повлечь за собой проверку того, как использованы эти документы и не находятся ли они при других отчетах. Чтобы лишить проверяемых лиц возможности в ходе проверки предъявить этот документ, предварительно изъяв его из ранее обревизованного периода, аудитору следует отмечать проверенные документы подписью или штампом.

Как свидетельствует практика, чаще всего повторно используются ведомости. Если при исследовании документов обнаруживаются следы прошлой подшивки, подчистки и исправлений (номеров, дат или сумм), необходимо произвести проверку документа, вызвав и опросив для этого лиц, якобы получивших деньги по этому документу, а также изучив основания, положенные в основу ведомости или ордера. Изъятые из архива документы могут отличаться по цвету, виду, форме (они обычно бывают пожелтевшие, проколотые, помятые). Чтобы убедиться в подделке, необходимо произвести встречную проверку документа или передать его на криминалистическую экспертизу.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным путем установить, все и внесенные в них лица являются работниками данного предприятия, нет ли среди них подставных лиц. Это можно определить, сопоставляя фамилии лиц из платежных ведомостей с данными учета личного состава, табелей и других документов. Для предупреждения подобного рода злоупотреблений платежные ведомости должны визироваться отделом кадров после их составления и до выплаты по ним денег.

Правильность сумм, выплаченных отдельным лицам, и итога платежной ведомости в целом устанавливается путем сличения этих данных с соответствующими данными расчетной ведомости. Правильность суммы итогов платежных ведомостей определяют путем прямого подсчета, а затем сверяют ее с итогом соответствующей графы расчетной ведомости (графа "к выдаче"). Если у проверяющего возникли сомнения по отдельным суммам, выданным определенным лицам, нужно провести соответствующие встречные и другие проверки и получить по интересующим вопросам объяснения у должностных лиц.

Одним из способов выявления подлогов является проверка записей по корреспондирующему счету "Расчеты с персоналом по оплате труда". Несоответствие между аналитическим и синтетическим учетом по этому счету - свидетельство того, что с выплатой заработной платы неблагополучно.

Анализ материалов проверок и состояния организации учета на предприятиях позволил установить основные условия, способствующие подобным злоупотреблениям. К ним относятся:

Нарушение правил оформления документов, принятие документов с неоговоренными исправлениями или подчисткой реквизитов;

Отсутствие гашения или неправильное гашение документа, а также отсутствие пометок или штампа аудитора на проверенных документах;

Отсутствие регистрации или дефектная регистрация расчетно-платежных документов, способствующих подлогам;

Небрежное хранение документов;

Неудовлетворительный учет расчетов с персоналом, нереальность и необоснованность сальдо по этому счету.

Арифметические "ошибки" в ведомостях и кассовых отчетах допускаются сознательно для излишнего списания денег. Обычно в таких случаях ведомости внешне хорошо оформляются, все реквизиты и расписки находятся на месте, носят подлинный характер и не вызывают сомнений в правильности списания.

Необоснованное списание денежных сумм из кассы при неверных подсчетах итогов ведомостей приводит также к несоответствию данных аналитического и синтетического учета по счету депонентов. В ряде случаев такое несоответствие устраняется сознательным подлогом в итогах граф сводки заработной платы и в их сбалансировании.

Техническая проверка подсчетов и проверка счета расчетов с персоналом - основные способы выявления таких злоупотреблений. Облегчает эти злоупотребления отсутствие должного контроля со стороны лиц, подписывающих документ.

Одна из форм присвоения денег - списание сумм без надлежащих оснований, без расписок или доверенностей, по сомнительным и незаверенным счетам-ордерам и т. д. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдение четкого порядка приемки кассовых отчетов квалифицированным работником, не связанным с оформлением и регистрацией кассовой документации. Обязательна также личная проверка главным бухгалтером документов, относящихся к кассовым и банковским операциям.

Присвоение денежных средств методами подлога возможно с использованием законно оформленного документа, который подвергся дополнительной "обработке", в следующих случаях.

Внешняя форма ведомости не дает оснований сомневаться в ее подлинности, а сумма итогов написана прописью тем же почерком, что и исправленная сумма. Тогда следует сравнить данные расчетно-платежной ведомости с основаниями к начислению заработной платы (табелями, нарядами и журналом регистрации ведомостей). Выявленные при этом расхождения необходимо проверить, опросив лиц, расписавшихся в ведомостях.

В ведомости имеются подчистки (уменьшенные удержания).

Такому подогу способствуют следующие обстоятельства:

Принятие к оплате ведомостей с подчистками или без итогов прописью;

Отсутствие своевременной регистрации ведомостей до их передачи в кассу.

Одна из форм злоупотреблений по кассовым операциям - присвоение законно начисленной заработной платы, депонированной заработной платы и сумм, причитающихся другим предприятиям. Присвоение правильно начисленной заработной платы в основном касается заработной платы лиц, выбывших из предприятия до начисления причитающихся им сумм.

Присвоенные депонентские суммы часто относятся к суммам, принадлежащим выбывшим лицам. Поэтому при проверке платежей по этим счетам следует выяснить, находились ли лица, получившие платежи, на предприятии в момент оформления этих операций.

Далее сличают подписи лиц, получивших суммы по депоненту, с подписями их владельцев в ведомостях на поучение заработной платы в период их пребывания на предприятии. По возможности необходимо провести опрос соответствующих лиц.

В практике работы аудиторов и следственной работы выявились злоупотребления по операциям перевода денег разным лицам, особенно по депонированной заработной плате. Наиболее значительные и систематические переводы депонентских сумм подлежат проверке путем ознакомления для перевода, наведения справок на почте и запроса адресатов. Расчеты с почтой по переводам должны осуществляться через банк (расчетными чеками).

Особенно тщательно должны проверяться операции по расходу наличных денег в кассе, списываемых на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об их использовании. Следует проверит правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, что должно проводиться на протяжении всей проверки при рассмотрении первичных кассовых документов и отчетов кассира, где указывается корреспонденция счетов, т. е. на какие счета надлежит отнести оприходованную или выданную из кассы сумму денег. Этой работе уделяется большое внимание, так как в результате допущенных "ошибок" проходят записи на счета, позволяющие списать похищаемые суммы.

Заслуживают внимания случаи оплаты через кассу наличными деньгами задолженности других предприятий по истечении срока исковой давности или накануне его истечения. Внешне такая операция выглядит как нарушение кассовой дисциплины, правил расчетов.

В действительности а подобными нарушениями могут скрываться злоупотребления. По существу, эти суммы не имеют владельца. При оплате таких сумм по доверенности проверяется их подлинность. Необходимо установить, поступили ли эти деньги по назначению, не присвоены и они их получателями. Во всех случаях выдачи через кассу наличных сумм другим предприятиям, особенно через уполномоченных лиц, обязательна сверка с их записями.

Перечисленные нарушения и злоупотребления являются в основном результатом небрежного халатного отношения к составлению и обработке документов.

Похожие статьи