Учет и контроль за ведением кассовых операций на ООО "ЧИПРА" - Аудит кассовых операций

Учет денежных средств в кассе.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.

Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:

- учет и выполнение операций с наличными денежными средствами, и расчеты с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами; - контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин; - своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств; - строжайший повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе; - своевременное проведение инвентаризации денежных средств.

Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т. е. путем безналичных расчетов. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены предельной суммой. В настоящее время она составляет 10000 рублей. Все расчеты юридическими лицами на сумму свыше 10000 рублей должны проводиться только в безналичном порядке.

При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом: "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", в соответствии, с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Инструкцией Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года № 18. "Порядок ведения кассовых операций в народном хозяйстве".

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договора о полной материальной ответственности. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для ведения кассовых операций на предприятии предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью.

Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. Ко-3 или КО-3а) (прил. 1). Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.

При приемке наличных денег кассир руководствуется документом "Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России" Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот.

Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (прил. 2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером. На предприятии ООО "Чипра" расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

На предприятии ООО "Чипра" деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись "По доверенности ". Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки "Депонировано", затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью "Оплачено" - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге

На ООО "Чипра" бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по ООО "Чипра" за декабрь 2000 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.

Таблица 2.1 Хозяйственные операции по кассе за ноябрь 1998 года.

Содержание хозяйственных операций	Дата	Сумма	Проводка
Дт	Кт
1	2	3	4	5
1. Получено с расчетного счета на з/плату по чеку, п/о 30	2 ноя	7 800	50	51
2. Выдан аванс по платежной ведомости, р/о № 52	2 .12
3. Выдано на хоз. Нужды Сапогову Е. И., р/о № 53	2 .12	500	71	50
4. Возвращен остаток неиспользованных сумм ... А. А., п/о 31	2 .12	800	50	71
5. Получено в кассу за реализованную продукцию, п/о 32	3 .12	7 180	50	62
6. Выдано на хознужды Андреевой С. В., р/о 54	3 .12	25	71	50
7. Получено с расчетного счета на хознужды по чеку, п/о 33	6 .12	1 500	50	51
8. Выдана единовременная материальная помощь за ФОТ Малышеву. Г. А., р/о 55	6 .12	150	70	50
9. Получили аванс от заказчика, п/о 34	9 .12	12 620	50	64
10. Внесено из кассы на расчетный счет, квитанция 101, р/о 56	9 .12	12 620	51	50
11. Принят в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм, Франц Л. М., п/о 35	12 .12	240	50	71
12. Внесено из кассы на расчетный счет, квитанция № 102, р/о 57	12 .12	6 500	51	50
13. Принято в кассу за спецодежду от Иванова Ю. А., п/о № 36	12 .12	360	50	46
14. Получено в кассу от покупателя, п/о 37	16 .12	400	50	62
15. Выдано на хознужды Васильеву Н. А., п/о № 58	19 .12	140	71	50
16. Получено с расчетного сч. на хознужды по чеку, п/о 38	19 .12	240	50	51
17. Продали продукцию за наличный расчет, п/о № 39	19 .12	27	50	46
18. Возвращен остаток неиспользованных сумм Васильевым Н. А., п/о 40	23 .12	130	50	71
19. Погашена дебиторская задолженность, п/о 41	27 .12	600	50	70
20. Внесено на расчетный счет из кассы, квитанция 103, р/о 59	30 .12	3 500	51	50

Для учета кассовых операций на предприятии ООО "Чипра" использует активный счет 50. На дебете счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Таблица 2.2 Счет 50 "Касса" корреспондирует со счетами (новый план счетов)

по дебету	По кредиту
1	2
50 Касса	50 Касса
51 Расчетные счета	51 Расчетные счета
52 Валютные счета	52 Валютные счета
55 Специальные счета в банках	55 Специальные счета в банках
57 Переводы в пути	57 Переводы в пути
60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками	58 Финансовые вложения
62 Расчеты с покупателями и заказчиками	60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками
66 Расчеты по краткосрочным кредитам и займам	62 Расчеты с покупателями и заказчиками
67 Расчеты по долгосрочным кредитам и займам	66 Расчеты по краткосрочным кредитам и займам
71 Расчеты с подотчетными лицами	68 Расчеты по налогам и сборам
73 Расчеты с персоналом по прочим операциям	69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
75 Расчеты с учредителями	70 Расчеты с персоналом по оплате труда
76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	71 Расчеты с подотчетными лицами
79 Внутрихозяйственные расчеты	73 Расчеты с персоналом по прочим операциям
80 Уставный капитал	75 Расчеты с учредителями
86 Целевое финансирование	76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
90 Продажи	79 Внутрихозяйственные расчеты
91 "Прочие доходы и расходы"	80 Уставный капитал
98 Доходы будущих периодов	81 Собственные акции (доли)
99 Прибыли и убытки	94 Недостачи и потери от порчи ценностей
99 Прибыли и убытки

Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения поступления наличных денег в кассу, табл. 3.3.

Таблица 2.3 Корреспонденция счетов для отражения поступления наличных денег в кассу (согласно старому плану счетов).

Дебет счета 50 (операции)	Кредитуемые Счета
1	2
Получены в кассу:
В возмещении издержек обращения	44
Зачислена выручка:
От продажи товаров и оказанию услуг	46
От продажи прочего имущества	48
По чеку наличные деньги	51
Возвращены авансы выданные	61
Платежи от покупателей и заказчиков	62
В погашение задолженности по претензиям	63
Авансы от покупателей и заказчиков	64
От подотчетных лиц	71
От членов трудового коллектива в погашение долга по беспроцентным ссудам (73-1), за причиненный материальный ущерб (73-2)	73
Погашение дебиторской задолженности	76
За счет краткосрочных кредитов банка	90
Выявлены при инвентаризации кассы излишки
Денежных средств	80-3

По кредиту счета 50 отражают операции по выбытию наличных денежных средств с дебета разных счетов в зависимости от вида расходов.

Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы, табл. 3.4.

Таблица 2.4 Корреспонденция счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы

Кредит счета 50 (операции)	Дебетуемые Счета
Выбыли из кассы:
За наличные деньги приобретены:
Материалы, включая расходы по доставке	10
МБП, включая расходы по доставке	12
НДС на сумму оплаченных предприятием наличными при приобретении имущества	19(по соотв. субсчетам)
Внесены наличные деньги на расчетный счет	51
Приобретены марки, конверты, путевки в дома отдыха, пансионаты, санатории	56
Оплачены счета поставщиков за услуги и приобретенное имущество	60
Выданы авансы поставщикам (подрядчикам)	61
В погашение задолженности по претензиям	63
Возвращены авансы полученные	64
Выдана заработная плата	70
Выданы деньги под отчет, перерасход по авансовым отчетам	71
Выданы беспроцентные ссуды членам трудового коллектива	73-1
Выплачены по обязательствам предприятиям, юридическим и физическим лицам суммы, удержанные из заработной платы (76-1), депонированная заработная плата (76-2), требования разных кредиторов (76-3)	76
Оплачены наличными расходы, подлежащие списанию за счет:
Чистой прибыли	81-2
Нераспределенной прибыли и специальных фондов	88
Средств целевого финансирования	96
Недостача наличных денежных средств в кассе	84

Характерной особенностью счетов учета денежных средств является отражение информации по ним в отечественной и иностранной валютах, а также организации информации о наличии и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.

Аудит кассовых операций

Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Штейнман М. Я. считает, что "... внутрихозяйственный контроль - один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищений и злоупотреблений, если они имели место". денежный кассовый контроль ревизия

Однако организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован формально, не все специалисты относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.

Белов Н. Г. классифицирует формы контроля по времени осуществления на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Особая роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен оргаизовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого.

Через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

Как государственный контролер главный бухгалтер должен ежедневно следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов "Касса", "Расчетный счет", "Специальные счета в банках", "Денежные документы", "Переводы в пути", "Краткосрочные кредиты банков", "Долгосрочные кредиты банков", "Кредиты банков для работников"; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Согласно порядка ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

При ревизии приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой ручкой без каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами "получено" и "оплачено".

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 "Прибыли и убытки"), а недостачу относят на виновное лицо (согласно новому плану счетов дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов "Касса", "Расчетный счет", "Специальные счета в банках", "Денежные документы", "Переводы в пути", "Краткосрочные кредиты банков", "Долгосрочные кредиты банков", "Кредиты банков для работников"; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов (1; 2), а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

В первую очередь проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала регистрации приходных и расходных документов, а также журналов-ордеров 1, 01, ведомостей 1 и В-4 либо соответствующих машинограмм.

Приведенная ведомость подписывается проверяющим (ревизор, аудитор и др.) главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка "Аннулировано". Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют полноту оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарноматериальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться только при наличии на товарной накладной (ТН2) штампа "Оплачено", т. е. после внесения денег в кассу с выдачей на руки квитанции приходного кассового ордера. Запрещается материально ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 "Касса" в Главной книге.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

Внутрихозяйственный контроль за поступлением и расходованием кассовой наличности

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в ООО "Чипра" осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ООО "Чипра" хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в кассе ведется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации.

Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге. Составляется проводка:

Дт 50 "Касса"

Кт 80 "Прибыли и убытки"

Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:

1. Отражена недостача денежных средств в кассе

Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кт 50 "Касса"

2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности

Дт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками.

Дт 50 "Касса"

Дт 70 "Расчеты по оплате труда"

Кт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15

Недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ООО "Чипра"следующие:

1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег. 2. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в сейфе главного бухгалтера. 3. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. 4. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления. 5. Наличные деньги, полученные в учреждении банка должны расходоваться по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную сферу, расходовать на командировки и оплату труда.

Ревизия кассы

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе.

Ревизия кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями).

Для проведения ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценных бумаг в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.), фактическое наличие бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности проверяется по их видам (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути, производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам учреждения банка и т. п.

Проверка денежных средств, находящихся в банках на счетах (расчетном, текущем, валютном, специальных счетах), осуществляется посредством сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными выписок банка.

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.

Банки и их филиалы осуществляют контрольные функции в отношении субъектов хозяйствования, открывших у них расчетные счета. Периодичность проверок субъекта хозяйствования устанавливается банком самостоятельно в зависимости от выполнения субъектом хозяйствования требований Правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью исходя из экономической целесообразности выбора субъекта контроль. При этом период, за который проверяется состояние кассовой дисциплины, должен быть не менее трех месяцев, а при установлении грубых нарушений - за более длительный срок. О серьезных, систематических нарушениях в ведении кассовых операций банки информируют Национальный банк Республики Беларусь, его Главные управления по областям и городу Минску, налоговые и соответствующие правоохранительные органы.

Контроль за соблюдением требований Правил ведения кассовых операций физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляется налоговыми органами при проведении проверок соблюдения налогового законодательства. Такая проверка в бюджетных организациях осуществляется соответствующими финансовыми органами.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

Учет и контроль за ведением кассовых операций на ООО "ЧИПРА" - Аудит кассовых операций

Похожие статьи