Правила выдачи денег в под отчет - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

    1. командировочные расходы; 2. хозяйственно-операционные нужды; 3. представительские расходы; 4. расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет -- это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее -- Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае рекомендуется придерживаться следующего алгоритма (рис 1):

    1. Проверить наличие задолженности. Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя. 2. Получитье заявление. Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
      - сумма наличных денежных средств; - срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).[8]

3. Оформитть расходный кассовый ордер. После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.[9]

Кассовый ордер может оформить :

    - главный бухгалтер; - бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; - руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия -- руководителем. 4. Передать ордер в кассу. Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги. Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром. 5. Проверить кассовую книгу. По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии -- руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную.

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

    1. истечения срока, на который выдавались деньги; 2. возвращения из командировки; 3. выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).[10]

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки).Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии -- руководителю. учет персонал заем баланс

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем. После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Если потрачено меньше, то чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма. Если потрачено больше, то после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены, или авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). [19]

Для этого следует получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);

В течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

Ознакомить с приказом работника.

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также "Как правильно производить удержания из заработной платы").[19]

Рис.1

Похожие статьи




Правила выдачи денег в под отчет - Расчеты с подотчетными лицами и персоналом

Предыдущая | Следующая