Порядок ведения кассовой книги


Чтобы осуществлять расчеты наличными деньгами, каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Это установлено Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [7].

Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России :

Приходный кассовый ордер - форма N КО-1;

Расходный кассовый ордер - форма N КО-2;

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма N КО-3;

Кассовая книга - форма N КО-4;

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма N КО-5 [5].

Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

В платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

Составить реестр депонированных сумм;

В конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. На последней странице кассовой книги делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, можно также вести автоматизированным способом. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В том случае, если кассир ошибся, внося запись в кассовую книгу, он может ее исправить. Для этого неправильная запись кассиром зачеркивается, вместо нее делается правильная запись, которую он должен заверить собственной подписью, а также подписью главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего (п.23 Порядка) [7]. Подчистки и иные исправления в кассовой книге не допускаются.

Записи кассовых операций начинаются после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

В случае, если предприятие ведет кассовую книгу автоматизированным способом, то листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира".

Эти машинограммы, имеющие одинаковое содержание, должны быть составлены к началу следующего рабочего дня и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Листы кассовой книги в этих машинограммах нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней за каждый месяц машинограмме "Вкладной лист кассовой книги", кроме того, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

При получении машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" кассир проверяет правильность их составления и подписывает, после чего передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" хранятся кассиром отдельно за каждый месяц в течение года. По окончании календарного года эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Кассовая книга является одновременно регистром аналитического учета.

Нередко обособленное подразделение находится на значительном расстоянии от головной организации. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в этом подразделении в момент их осуществления не представляется возможным. А, как известно, за несоблюдение порядка ведения кассовых операций организации грозит штраф от 400 до 500 МРОТ (40 000 - 50 000 руб.). К тому же штраф от 40 до 50 МРОТ может налагаться на руководителя и главного бухгалтера (ст.15.1 КоАП РФ). Возникает вопрос: может ли организация в связи со спецификой своей деятельности (есть удаленное подразделение) иметь более одной кассовой книги? Не может [4].

Чтобы выполнить требования закона, обособленное подразделение может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом. Такой порядок необходимо закрепить в учетной политике организации, а в графике документооборота указать момент передачи книги из обособленного подразделения в головное.

Для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, законодательно установлено ведение налогового учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (для индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения); ведение кассовой книги для них не предусмотрено.

Порядка составления отчета кассира следующий: в конце рабочего дня (смены) кассир пробивает так называемый Z-отчет. Z-отчет - это итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков "кассы" на начало рабочего дня и на тот момент, когда сняли отчет по кассе. Разница между этими показателями и будет дневной выручкой.

После того как кассир снял показания счетчиков (отпечатал Z-отчет), он делает записи в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4). Такой журнал заводят на каждый кассовый аппарат. В его графы ежедневно записывают показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня и сумму дневной выручки. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Кассир должен также обязательно составить и справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6). Отчет прилагают к приходному ордеру, который потом вместе с деньгами сдается в кассу организации. "Приходник" выписывает старший кассир на сумму, которая фактически находится в кассовом аппарате.

Перед тем как сделать записи, нужно обязательно проверить, совпадает ли сумма, пропечатанная в итоговом чеке, с наличкой в "кассе".

"Ошибочные" чеки и чеки, возвращенные покупателями, погашают специальным штампом или просто надрывают. Потом клеят на лист и вместе с актом отдают в бухгалтерию. Сумму, записанную в акте формы N КМ-3, отражают в журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4) и в справки-отчета кассира-операциониста (форма N КМ-6).

Есть еще одна ситуация, когда итоговая сумма, пробитая по "кассе", не совпадает с фактической наличностью. Так происходит, если покупатели расплатились за товар кредиткой. Ведь в этом случае все равно нужно пробить чек. На этом настаивает п.1 ст.2 Закона о ККТ. Разумеется, что деньги, списанные с кредитной карты, в "кассу" не поступают. Они сразу зачисляются на расчетный счет организации. Между тем в Z-отчете эти суммы фигурируют. В этом случае, приходный ордер выписывают только на сумму, которая фактически находится в кассовом аппарате. А сумму выручки за товары, оплаченные кредитками, показывают в графе "Сдано/оплачено по документам" журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4).

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7, утвержденная приведенным выше Постановлением Госкомстата России).

Сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату, он составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и другие документы, которые касаются денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных документов, но при этом не менее пяти лет.

Руководитель предприятия несет прямую ответственность за их сохранность.

Наличные деньги, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Об этом гласит п.2.2 Положения [8].

Подпунктами 2.5 и 2.6 Положения установлено, что в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих предприятий. Все же наличные деньги сверх установленных лимитов должны быть сданы в учреждение банка.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п.2.4 Положения) [8].

Таким образом, кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Ее ведут все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию. Организация имеет только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. По каждой ККМ ведется отдельный журнал кассира - операциониста (ф. N КМ-4), в котором отражаются данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. Кроме, журнала-операциониста кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста, который служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации".

Похожие статьи




Порядок ведения кассовой книги

Предыдущая | Следующая