План документообігу та контроль за його виконанням - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку
Документообіг - це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.
Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.
Основні етапи документообігу:
- - прийом вхідної кореспонденції; - обробка та реєстрація документів; - контроль виконання документів; - обробка та відправлення вихідної кореспонденції.
Прийом документів
Документи надходять до установи:
- - від спеціалізованих підрозділів; - від установ зв'язку; - від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій; - від громадян.
Під час прийому документів необхідно перевірити:
- - вірність адресування та наявність вкладень у конвертах; - наявність реєстраційно - контрольних карток до цих документів; - відповідність заповнених реквізитів змістові документів;
При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.
Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.
Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:
- - з'ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника; - при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції; - після перевірки документ передати керівникові; - повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.
Обробка та реєстрація документів
Реєстрація документів - присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.
- 1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи. 2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:
- - коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта; - якщо на конверті проставлена помітка "Секретно", "Конфіденційно",
"Для службового користування".
- 3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів. 4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням. 5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом "НА РОЗГЛЯД", де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд. 6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції наведені у додатку 2.1.
На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.
Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: "В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п'ять) аркушів". Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.
Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: "В даному журналі зареєстровано 270 документів". Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.
Контроль виконання документів
- 1 В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов'язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів. 2 На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:
- - у резолюціях на вхідних документах; - у формі усного розпорядження; - в організаційно-розпорядчих документах; - у вихідних документах, на які очікують відповідь.
- - перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції; - перевірити, чи вірно оформлений документ; - щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Обробка та відправлення вихідної кореспонденції
Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:
- - складання проекту документа: - узгодження проекту з відповідними посадовими особами; - перевірка відповідного оформлення документа; - підписання та узгодження (при необхідності); - відправка документа адресату; - підшивка 2-го примірника документа у справу. 1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами. 2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день. 3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий - підшивають у справу.
Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп "Підлягає поверненню", про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.
- 4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв'язку, секретар повинен:
- - на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача; - перевірити наявність додатків;
Якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.
- 5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур'єр). 6 Якщо пошту доставляє кур'єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.
Журнал реєстрації вихідної кореспонденції наведені у додатку 2.2.
Розносна книга наведені у додатку 2.3.
Похожие статьи
-
План рахунків бухгалтерського обліку - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку
Оскільки бухгалтерський рахунок є основною одиницею зберігання інформації в бухгалтерському обліку, то для групування цієї інформації використовується...
-
Організація зберігання документів - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку
Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного...
-
Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" 16.07.1999 р. Верховною Радою України було прийнято Закон України "Про...
-
У ході виконання своїх обов'язків між головним бухгалтером та іншими працівниками підприємства виникають взаємовідносини з різних питань, що дозволяє...
-
Форми бухгалтерського обліку - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку
У теорії бухгалтерські проведення записуються, як було розглянуто вище -- дебет рахунку, потім кредит і сума. А визначення сальдо рахунків здійснюється...
-
- Звіт про власний капітал (ф. № 4); - Консолідований звіт про власний капітал (ф. № 4-к); - Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва (ф. № 1-м та...
-
Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних...
-
Оцінка системи внутрішньогосподарського контролю - Організація бухгалтерського обліку в університеті
Для того, щоб досягти високого ступеня впевненості від даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності університету, необхідно отримати достатню...
-
Ознайомлення з первинними банківськими документами (платіжними дорученнями, заява про продаж іноземної валюти, банківськими виписками) і вивчення...
-
Висновки - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку
В наведеній курсовій роботі розглянуто законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку; роль і завдання бухгалтерського обліку;принципи...
-
В 1999 р. з появою Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" і перших 13 національних положень (стандартів)...
-
Взагалі процес внутрішньогосподарського контролю у КНУ імені Тараса Шевченка можна розділити на три основних етапи в залежності від здійснюваних...
-
Облік звітність інвестиція калькулювання Суб'єктом внутрішньогосподарського контролю в Київському національному університеті імені Тараса Шевченка є...
-
Планування внутрішньогосподарського контролю Внутрішньогосподарський контроль Київського національного університету імені Тараса Шевченка є системою...
-
Організація державного фінансового контролю в університеті Державний фінансовий контроль - полягає у встановленні фактичного стану справ щодо дотримання...
-
Документальне оформлення результатів перевірки - Організація бухгалтерського обліку в університеті
За результатами документальної переврки державною фінансовою інспекцією складається акт - двосторонній документ, у якому мають бути об'єктивно...
-
Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" 16.07.1999 р. Верховною Радою України було прийнято Закон України "Про...
-
На підприємстві ВАТ "ДонЕРМ" для бухгалтерського обліку операцій оренди встановлен порядок пройому, регістрації прийнятої кореспонденції, відправки...
-
Система нормативно-правового регулювання господарських операцій з оплати праці: Система нормативно-правового регулювання з питань оплати прац І...
-
Теорія та методологія бухгалтерського обліку і контролю зобов'язань суб'єктів господарювання
Дисертацією є рукопис. Робота виконана на кафедрі бухгалтерського обліку Житомирського державного технологічного університету Міністерства освіти і...
-
Методика обліку і звітності розрахунків з бюджетом з податку на додану вартість Київський національний університет є юридичною особою, яка утворена у...
-
Стан бухгалтерського обліку у ПАТ "Житомирський маслозавод" Публічне акціонерне товариство Житомирський маслозавод" розташоване в м. Житомирі за поштовою...
-
Вступ, Вихідні дані за варіантом - Загальні положення бухгалтерського обліку
Бухгалтерський облік є спеціальною дисципліною, що розкриває теоретичні основи і практичні питання організації, принципи і методи ведення облікової...
-
Облік зобов'язань з ПДВ забезпечений комплектом облікових і звітних документів. Усі вони пов'язані між собою й утворюють повний інформаційний обліковий...
-
Метою аудиту витрат і собівартості продукції є складання аудитором висновку про те, чи відповідає інформація, відображена у фінансовій звітності щодо...
-
Організація зберігання документів - Організація бухгалтерського обліку на підприємстві
Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і...
-
У процесі здійснення своєї Київський національний університет імені Тараса Шевченка, як і будь-яке інша організація чи установа, систематично...
-
Товариство Західна консалтингова група створена і діє з метою: - формування у бізнес - середовищі еталону, цінності та культури ефективних і...
-
Порядок організації бухгалтерського обліку в Управлінні праці та соціального захисту населення розроблено з метою забезпечення виконавчого комітету...
-
План рахунків бухгалтерського обліку - Організація бухгалтерського обліку на підприємстві
Особливості бухгалтерського обліку в сільському господарстві, як і будь-якого іншого виробництва, полягають в обліку витрат на виробництво, готової...
-
Облік в орендаря. Відповідно до П(С)БО 14, орендар відображає в бухгалтерському обліку одержаний у фінансову оренду об'єкт одночасно як актив і...
-
При прийманні товарно-матеріальних цінностей на склад і відпуску зі складу використовують документи: Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення)...
-
Організаційна структура управління представляє собою сукупність певним чином пов'язаних між собою управлінських ланок. Вона характеризується кількістю...
-
Згідно з Наказом Мінфіну України від 29.12.2000 № 356 затверджено Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. Методичними...
-
Податок на додану вартість має високу ефективність із фіскальної точки зору. Широка база оподаткування, яка включає не лише товари, але й роботи і...
-
Господарські засоби підприємства за джерелами їх формування та цільовим призначенням поділяють на власні (сформовані за рахунок власних джерел) та...
-
Організація бухгалтерського обліку касових операцій і безготівкових розрахунків
Для забезпечення достовірної і точної інформації про рух коштів необхідно забезпечити їх чіткий, своєчасний та повний облік, тому основними завданнями...
-
Висновок - Організація бухгалтерського обліку на підприємстві
Проаналізувавши дану тему, можна зробити висновок, що для прийняття правильних управлінських рішень на рівні підприємства повинні використовуватись дані,...
-
Загальний оглад фінансової звітності - Організація бухгалтерського обліку в університеті
При проведені контролю особливе значення має читання та аналіз балансу, через використання інформації, яка отримана за результатами аналізу, дає...
-
Провідна установа: Державна академія статистики, обліку і аудиту України кафедра бухгалтерського обліку, Державний комітет статистики України, м. Київ З...
План документообігу та контроль за його виконанням - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку