План документообігу та контроль за його виконанням - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку

Документообіг - це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

    - прийом вхідної кореспонденції; - обробка та реєстрація документів; - контроль виконання документів; - обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Прийом документів

Документи надходять до установи:

    - від спеціалізованих підрозділів; - від установ зв'язку; - від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій; - від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

    - вірність адресування та наявність вкладень у конвертах; - наявність реєстраційно - контрольних карток до цих документів; - відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

    - з'ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника; - при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції; - після перевірки документ передати керівникові; - повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

Обробка та реєстрація документів

Реєстрація документів - присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

    1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи. 2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:
      - коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта; - якщо на конверті проставлена помітка "Секретно", "Конфіденційно",

"Для службового користування".

    3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів. 4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням. 5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом "НА РОЗГЛЯД", де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд. 6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції наведені у додатку 2.1.

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: "В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п'ять) аркушів". Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: "В даному журналі зареєстровано 270 документів". Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

Контроль виконання документів

    1 В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов'язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів. 2 На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:
      - у резолюціях на вхідних документах; - у формі усного розпорядження; - в організаційно-розпорядчих документах; - у вихідних документах, на які очікують відповідь.
    3 Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп "Контроль" або літеру "К" на лівому полі на рівні заголовка до тексту. 4 Після надходження виконаного документа секретар повинен:
      - перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції; - перевірити, чи вірно оформлений документ; - щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

    - складання проекту документа: - узгодження проекту з відповідними посадовими особами; - перевірка відповідного оформлення документа; - підписання та узгодження (при необхідності); - відправка документа адресату; - підшивка 2-го примірника документа у справу. 1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами. 2 Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день. 3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий - підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп "Підлягає поверненню", про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.

    4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв'язку, секретар повинен:
      - на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача; - перевірити наявність додатків;

Якщо кореспонденція рекомендована, укладається реєстр згідно зазначеного зразка.

    5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур'єр). 6 Якщо пошту доставляє кур'єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції наведені у додатку 2.2.

Розносна книга наведені у додатку 2.3.

Похожие статьи




План документообігу та контроль за його виконанням - Законодавчо-нормативне регулювання бухгалтерського обліку

Предыдущая | Следующая