Деловые и коммерческие письма - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Деловое письмо -- это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Типовая внутренняя структура делового письма:
Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:
Заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: "Касательно заказа на поставку запчастей", "Об изменении цен на продукцию".
Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, "Уважаемый господин Волков!", "Уважаемая Наталья Ивановна!", "Уважаемый господин директор!", "Уважаемые партнеры!". В обращении не принято употреблять сокращения типа "г-н", "г-жа", а также инициалы человека.
Цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, "Обращаюсь с письмом в связи с...", "Согласно телефонному разговору...", "Компания "Y" предлагает...", "Доводим до Вашего сведения, что ...".
Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т. п. - в зависимости от темы письма.
Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, "С уважением, ...", "Искренне Ваш ...". Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: "С наилучшими пожеланиями", "Всего наилучшего" без указания должности.
Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение).
Письма можно классифицировать по аспектам:
Письмо-напоминание - факт напоминания;
Письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
Письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;
Информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
Письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:
Письмо-запрос;
Ответ на запрос;
Письмо-извещение;
Письмо-предложение (оферта);
Письмо-ответ на предложение;
Письмо-подтверждение заказа;
Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;
Письмо-рекламация;
Письмо-ответ на рекламацию и др.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.
Коммерческие письма составляются с целью заключения сделки и отправляются от имени юридического лица.
Существует несколько видов коммерческих писем:
- - оферта (предложение); - претензионные письма; - акцепты (договорные письма).
В отличие от иных видов деловой корреспонденции, коммерческие письма имеют лаконичный стиль и оперируют конкретными фактами.
- 1. Оферта - это предложение о заключении договора. Содержание такого документа близко к рекламному, однако в оферте к основной информации сразу прилагаются условия, на основе которых может быть подписан договор. 2. Претензионное письмо отправляется виновной стороне в том случае, если ею были нарушены или же не выполнены заключенные ранее договора или различного рода обязательства.
Обычно претензионные письма отправляются перед тем, как будет подан иск в суд. В подобном коммерческом письме обязательно следует указать: наименование организации и ее юридический адрес, Ф. И.О. лица, от имени которого отправляется коммерческое письмо, и его адрес, обстоятельства, из-за которых возникла необходимость подачи претензии, правовые нормы, на которые опирались при составлении этого документа, доказательства того, что претензия справедлива, требования, а также дата и подпись.
3. Акцепт - это коммерческое письмо, предлагающее заключить сделку. В акцепте обязательно указывается, какие услуги или товары и на каких условиях желает получить организация. Договорные письма - это разновидности сопроводительных писем. Многие специалисты определяют такие бумаги как "сопроводительные письма к договору".
Похожие статьи
-
Характеристика реквизитов - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Все действия с документом во время его прохождения в организации сопровождаются проставлением определенных реквизитов. Делопроизводственные (служебные)...
-
Ответ на письмо-предложение - Деловое письмо
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате...
-
Цель письма. Текст письма. Общие правила, Представление компании - Деловое письмо
В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о...
-
Заключение, Список литературы - Деловое письмо
Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются...
-
Запрос, требование, Ответ на запрос, требование, Заказ - Деловое письмо
Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т. е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата. План письма: 1. Дать ссылку на...
-
Справка с места работы - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация
Деловой коммерческий письмо оферта Cправка с места работы - это документ, который составляется с целью подтверждения фактического места работы,...
-
Некоторые примеры деловой переписки, Факсы, телеграммы - Деловое письмо
Сопроводительное письмо к контракту Цель сопроводительного письма к контракту - чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум...
-
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т. е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует...
-
Классификация видов деловой карьеры - Деловая карьера
При проведении классификации деловой карьеры различают следующие виды карьеры: 1. Межорганизационная карьера характеризуется тем, что конкретный...
-
В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных...
-
Классификация видов деятельности в свободное время возможна прежде всего на основе принципа зависимости определенных типов использования свободного...
-
Деловое общение реализуется в следующих основных формах - Деловая этика
- Деловая беседа -- передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений,...
-
Предприятие в процессе своей деятельности совершает материальные и денежные затраты на простое и расширенное воспроизводство основных фондов и оборотных...
-
Консультирование по вопросам связи стратегии, организационной структуры и управления человеческими ресурсами Успех компании в огромной степени зависит от...
-
Организация совещаний - Деловая этика секретаря и руководителя
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка,...
-
Служебное письмо (внешнее) - Документационное обеспечение производства
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей...
-
Классификация рекреационного времени Рекреационное время -- часть социального времени личности, группы, общества, используемая для сохранения,...
-
В данные позиции Перечня включается информация: - составляющая коммерческую тайну (секрет производства) сведения любого характера (производственные,...
-
Особенности деловой беседы как вида речевой коммуникации - Деловая беседа
Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств...
-
Этические проблемы деловых отношений - Деловая этика
В последние десятилетия этическая сторона деловых отношений как сфера научно-практического знания в странах с развитой рыночной экономикой переживает...
-
Культуру, сложившуюся в организации, можно изучать разными способами, среди которых можно выделить следующие: интервью; косвенные методы; анкетирование;...
-
Структура и содержание бизнес-плана - Бизнес планирование инновации
Бизнес-план - широко распространенный в рыночной экономике инструмент менеджмента Он отображает средства и ресурсы необходимые для достижения...
-
Договор коммерческой концессии и сфера образования
Договор коммерческой концессии и сфера образования Кванина В. В. Аннотация: В статье рассматривается возможность применения в сфере образования института...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Общая характеристика SK Royal Hotel Tula. Структура отеля Расположение отеля порадует туристов, желающих ознакомиться с историческими особенностями...
-
Основой корпоративной культуры являются убеждения и философия компании, определяющая, как ей вести дела, с обоснованием причин, почему это должно...
-
Подбор кандидатов - это сопоставление профессионально - квалификационных требований конкретных должностей с характеристиками кандидатов (квалификация,...
-
Методы оценки персонала - Разработка методов совершенствования системы деловой оценки персонала
Следует отметить, что к оценке персонала могут привлекаться как непосредственные руководители оцениваемых, так и другие начальники, коллеги, подчиненные,...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Деловая репутация
Исходя из выше изложенного, мы можем сказать, что по существу, хотя деловая репутация никогда не оказывается самостоятельным и единственным предметом...
-
ПРОЯВЛЕНИЕ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ В ГУДВИЛЛЕ - Деловая репутация
Дословный перевод с английского - "добрая воля". Казалось бы, что можно этими словами выразить? Какое такое понятие, отсутствующее в русском языке? А вот...
-
Понятие деловой этики - Деловая этика в ОАО "РЖД"
Слово "этика" (греческое ethika, от ethos - обычай, нрав, характер) обычно употребляется в двух смыслах. С одной стороны, этика - это область знания,...
-
Основные компоненты ERP-систем Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты,...
-
ПОНЯТИЕ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ - Деловая репутация
В "Толковом словаре живого великорусского языка" В. И. Даль понятие "репутация" (от франц. Reputation) определил как "создавшееся общее мнение о...
-
Введение - Деловая культура Швеции
Много времени потребовалось человечеству, чтобы понять, что способы жизнедеятельности людей, живущих в разных условиях, не могут оцениваться по шкале...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия
Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления:...
-
Факторы повышения эффективности делового общения - Деловое общение в сфере туризма
Менеджер должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность отдельных его видов. Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные...
-
Планирование - как уже отмечалось выше - важнейшая составная часть современной экономической науки, исследующей проблемы эффективного использования...
-
- Менеджмент занимается поиском понимания и оказания помощи сотрудникам, которые временно имеют проблемы. - Имеется строгий план участия в прибылях всех...
-
Основная часть: Деловое общение: закономерности и тактика - Деловое общение
...Умение общаться с людьми - такой же Покупаемый за деньги товар, как кофе или Сахар. И я готов платить за это умение Больше, чем за какой-либо другой...
Деловые и коммерческие письма - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация