Деловые и коммерческие письма - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Деловое письмо -- это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Типовая внутренняя структура делового письма:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

Заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: "Касательно заказа на поставку запчастей", "Об изменении цен на продукцию".

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, "Уважаемый господин Волков!", "Уважаемая Наталья Ивановна!", "Уважаемый господин директор!", "Уважаемые партнеры!". В обращении не принято употреблять сокращения типа "г-н", "г-жа", а также инициалы человека.

Цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, "Обращаюсь с письмом в связи с...", "Согласно телефонному разговору...", "Компания "Y" предлагает...", "Доводим до Вашего сведения, что ...".

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т. п. - в зависимости от темы письма.

Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, "С уважением, ...", "Искренне Ваш ...". Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: "С наилучшими пожеланиями", "Всего наилучшего" без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение).

Письма можно классифицировать по аспектам:

Письмо-напоминание - факт напоминания;

Письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

Письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

Информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

Письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

Письмо-запрос;

Ответ на запрос;

Письмо-извещение;

Письмо-предложение (оферта);

Письмо-ответ на предложение;

Письмо-подтверждение заказа;

Письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

Письмо-рекламация;

Письмо-ответ на рекламацию и др.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Коммерческие письма составляются с целью заключения сделки и отправляются от имени юридического лица.

Существует несколько видов коммерческих писем:

    - оферта (предложение); - претензионные письма; - акцепты (договорные письма).

В отличие от иных видов деловой корреспонденции, коммерческие письма имеют лаконичный стиль и оперируют конкретными фактами.

    1. Оферта - это предложение о заключении договора. Содержание такого документа близко к рекламному, однако в оферте к основной информации сразу прилагаются условия, на основе которых может быть подписан договор. 2. Претензионное письмо отправляется виновной стороне в том случае, если ею были нарушены или же не выполнены заключенные ранее договора или различного рода обязательства.

Обычно претензионные письма отправляются перед тем, как будет подан иск в суд. В подобном коммерческом письме обязательно следует указать: наименование организации и ее юридический адрес, Ф. И.О. лица, от имени которого отправляется коммерческое письмо, и его адрес, обстоятельства, из-за которых возникла необходимость подачи претензии, правовые нормы, на которые опирались при составлении этого документа, доказательства того, что претензия справедлива, требования, а также дата и подпись.

3. Акцепт - это коммерческое письмо, предлагающее заключить сделку. В акцепте обязательно указывается, какие услуги или товары и на каких условиях желает получить организация. Договорные письма - это разновидности сопроводительных писем. Многие специалисты определяют такие бумаги как "сопроводительные письма к договору".

Похожие статьи




Деловые и коммерческие письма - Деловые и коммерческие письма: их структура и классификация

Предыдущая | Следующая